KPI – czym są kluczowe wskaźniki efektywności i jak stworzyć je dla firmy?

Sukces w biznesie rzadko jest dziełem przypadku. Najczęściej wymaga m.in. tego, aby precyzyjnie wskazywać cele i mierzyć je w różnych obszarach prowadzenia działalności. Pomagają w tym KPI – kluczowe wskaźniki efektywności.

Sprawdź, czym są KPI i jak można wykorzystać je w swojej firmie. Dowiedz się, czym powinny się charakteryzować oraz jak skutecznie je dobierać i monitorować. Poznaj także przykłady kluczowych wskaźników efektywności w różnych branżach.

KPI – co to jest?

KPI (Key Performance Indicators) to kluczowe wskaźniki efektywności (mierniki dokonań), które pozwalają mierzyć stopień realizacji celów strategicznych i operacyjnych przedsiębiorstwa. Dzielą się na finansowe i niefinansowe. Można posługiwać się nimi w różnych obszarach działalności, w tym marketingu, logistyce, finansach, zarządzaniu zasobami ludzkimi, produkcji czy obsłudze klienta. 

Duże firmy (spółki akcyjne, komandytowo-akcyjne i z ograniczoną odpowiedzialnością) mają obowiązek uwzględniać wskaźniki KPI w rocznym sprawozdaniu z działalności jednostki. Zobowiązuje je do tego Ustawa o rachunkowości. Przedsiębiorcy z sektora MŚP mogą posługiwać się kluczowymi miarami efektywności dobrowolnie.

Finansowe wskaźniki KPI

Są to mierniki, które mają odzwierciedlenie w wynikach finansowych firmy. Opierają się na twardych, precyzyjnych danych liczbowych. Najczęściej są uwzględnione w sprawozdaniach finansowych i służą analizie sytuacji majątkowej przedsiębiorstwa. Do wskaźników finansowych KPI zaliczają się m.in.:

• zysk brutto i netto,
• kapitał własny,
• przychody ze sprzedaży,
• zysk operacyjny,
• aktywa trwałe i obrotowe.

Niefinansowe wskaźniki KPI

Niefinansowe KPI również mierzą stopień osiągnięcia celów w sposób ilościowy, lecz dotyczą wyłącznie zjawisk o charakterze niematerialnym, np. jakości produktów i usług, rozpoznawalności marki czy zadowolenia klientów z obsługi. Wskaźniki te pozwalają monitorować cele, które są trudne do zmierzenia w bezpośredni sposób. Mają one duży wpływ na rozwój przedsiębiorstwa i wyniki, jakie osiąga ono na rynku.

Dlaczego warto monitorować kluczowe wskaźniki efektywności?

Wskaźniki KPI pozwalają menedżerom lepiej zrozumieć najważniejsze procesy biznesowe i świadomie nimi zarządzać. Do głównych korzyści z monitorowania kluczowych wskaźników efektywności można zaliczyć m.in.:

• wsparcie w wyznaczaniu i realizacji celów biznesowych,
• możliwość zwiększenia motywacji pracowników,
• wykrycie potrzeb szkoleniowych dla personelu – w obszarze kompetencji miękkich i twardych,
• identyfikację najważniejszych kierunków zmian w celu skalowania biznesu,
• zwiększenie wydajności i efektywności pracy,
• możliwość przekazywania zatrudnionym obiektywnego feedbacku,
• bardziej efektywne wykorzystanie zasobów firmy,
• szansę wykrywania problemów w ich początkowej fazie,
• możliwość porównywania stopnia osiągnięcia celów z wynikami konkurencji,
• efektywniejsze zarządzanie budżetem i redukcję kosztów prowadzenia działalności.

W jaki sposób tworzyć KPI dla swojej firmy?

Stosowanie kluczowych wskaźników efektywności powinno przebiegać w kilku etapach. Są nimi:

• określenie celów przedsiębiorstwa i przypisanie im priorytetów,
• wybór konkretnych wskaźników KPI,
• ustalenie pożądanych wartości każdej z miar,
• dobór metod oraz narzędzi do pozyskiwania i analizy danych dla wskaźników KPI,
• bieżące monitorowanie i analiza wartości mierników,
• wyciąganie wniosków na podstawie analizy,
• wdrażanie zmian w firmie, np. zmiana strategii.

Zasady stosowania wskaźników KPI – 6 kluczowych cech

Aby kluczowe wskaźniki efektywności były przydatne, należy je odpowiednio dobrać i właściwie je wykorzystywać. Poznaj najważniejsze cechy dobrych wskaźników KPI.

Istotne dla przedsiębiorstwa

Mierniki KPI powinny być odpowiednio dobrane do branży i specyfiki danej firmy. Ważne jest, aby były powiązane ze strategią, misją i priorytetami przedsiębiorstwa, a także różne dla poszczególnych działów i zespołów.

Dobrane w odpowiedniej liczbie

Przyjmuje się, że firma nie powinna mierzyć jednocześnie więcej niż 20 kluczowych wskaźników efektywności. Pozwala to w pełni skoncentrować się na kontrolowaniu tych celów, które są najważniejsze. Zbyt duża liczba miar może wprowadzić dezorientację w zespole i narazić pracowników na niepotrzebny stres w pracy.

Mierzalne

Każdemu wskaźnikowi KPI należy przypisać konkretną wartość liczbową do osiągnięcia w danym roku. Aby sprawnie analizować dane i monitorować przyjęte miary, warto posłużyć się specjalistycznym oprogramowaniem CRM.

Zrozumiałe dla pracowników

Należy poinformować wszystkich zatrudnionych o korzystaniu z KPI w organizacji. Powinni oni rozumieć każdy wskaźnik, znać pożądane wartości miar, a także mieć realny wpływ na ich uzyskanie.

Udoskonalane

W dynamicznie zmieniającym się biznesie może okazać się, że przyjęte dziś wskaźniki mogą za jakiś czas przestać być użyteczne. Dlatego warto na bieżąco je monitorować, m.in. na podstawie sytuacji w firmie i jej otoczeniu zewnętrznym. W razie potrzeby KPI można skorygować.

Wykorzystywane w praktyce biznesu

Na podstawie analizy KPI należy regularnie wprowadzać określone zmiany, aby zwiększać skuteczność i efektywność w osiąganiu celów biznesowych.

Kluczowe wskaźniki efektywności – przykłady KPI dla różnych branż

Istnieje wiele kluczowych wskaźników efektywności, które można wykorzystać w firmie w zależności od specyfiki działalności. Poznaj przykłady KPI dla kilku wybranych branż.

• Logistyka i transport: średni czas realizacji zamówienia, terminowość dostaw, koszt transportu na kilometr, wskaźnik wolnych przebiegów.
• Finanse: wskaźniki rentowności firm (np. ROI czy ROE), zysk netto, wskaźnik wolnych przepływów pieniężnych.
• Marketing: wskaźnik konkurencyjności cenowej, liczba zapytań ofertowych, współczynnik konwersji.
• IT: wskaźnik błędów w aplikacji, czas rozwiązywania zgłoszeń, dostępność i awaryjność systemów.
• Branża budowlana: wskaźnik wypadków przy pracy, terminowość realizacji, zużycie materiałów.
• Sprzedaż i obsługa klienta: wskaźnik lojalności klientów, liczba pozyskanych leadów, średnia wartość transakcji.