Redukcja kosztów, czyli jak obniżyć koszty w firmie i na czym nie warto oszczędzać?

Redukcja kosztów w firmie polega na zmniejszeniu ponoszonych przez nią wydatków, co zwykle wiąże się z optymalizacją wykorzystania zasobów. Najczęściej zredukowanie kosztów jest konieczne w przypadku spadku rentowności lub płynności finansowej przedsiębiorstwa.

W artykule wskazujemy sposoby na to, jak obniżyć koszty w firmie i odpowiadamy na pytanie, dlaczego warto to robić. Podajemy również obszary, w których szukanie oszczędności jest ryzykowne i zwykle nieopłacalne. 

Co daje redukcja kosztów w firmie?

Dzięki redukcji kosztów firma może zmniejszyć ryzyko niewypłacalności i upadłości. Zaoszczędzone środki mogą zostać przeznaczone m.in. na pokrycie bieżących zobowiązań czy zainwestowanie w rozwój firmy – np. w szkolenia czy zakup nowoczesnego sprzętu. Ograniczenie stałych wydatków pozwoli także zaoferować klientom niższe ceny, co może wpłynąć pozytywnie na konkurencyjność przedsiębiorstwa.

Jak obniżyć koszty prowadzenia firmy?

Redukcja kosztów w biznesie powinna zostać przeprowadzona w taki sposób, aby nie skutkowało to obniżeniem jakości oferowanych produktów lub świadczonych usług ani spadkiem wydajności. Przedsiębiorca powinien dążyć do tego, aby przy możliwie jak najniższych kosztach jego firma osiągała jak najwyższe zyski.

Wskazane jest, aby optymalizacja firmowych wydatków została oparta na ich szczegółowej ewidencji i analizie. Pozwoli to zaplanować przemyślane działania, które będą mogły przynieść przedsiębiorstwu długoterminowe korzyści finansowe. 

Lean Management

Jest to jeden ze sposobów na to, jak obniżyć koszty w firmie produkcyjnej. Koncepcja ta polega na eliminowaniu wszelkich obszarów marnotrawstwa w procesach wytwarzania produktów. Można do nich zaliczyć np. nadprodukcję wyrobów, które zalegają w magazynach, nadmiar kupowanych materiałów i surowców czy inwestycje w maszyny i urządzenia, które nie są wykorzystywane. 

Outsourcing

Polega na korzystaniu z usług zewnętrznych firm, którym przedsiębiorca oddelegowuje zadania wykonywane dotychczas przez zatrudnianych pracowników. Pozwala to skupić się na kluczowych obszarach działalności, pozyskać praktyczną wiedzę (know-how), zmniejszyć koszty (zatrudnienia, szkoleń, inwestycji w sprzęt, serwisowania itp.) przy jednoczesnym podniesieniu wydajności. Outsourcing może dotyczyć m.in. specjalistycznych usług prawniczych czy księgowych, marketingu, serwisowania sprzętu, rekrutacji, zarządzania kadrami czy sprzątania biura. 

Negocjowanie umów z dostawcami

Koszty abonamentu telefonicznego, energii elektrycznej, ogrzewania, internetu, itp. można zredukować, negocjując z dostawcami korzystniejsze oferty. Warto również porównać oferty innych firm i rozważyć możliwość zawarcia z nimi umowy na atrakcyjniejszych warunkach. 

Finansowanie inwestycji za pomocą leasingu

Inwestycja w nowoczesne maszyny i urządzenia często pozwala zmniejszyć koszty produkcji, a zarazem podnieść jej wydajność. Nie trzeba kupować ich za gotówkę – można skorzystać z zewnętrznego finansowania za pomocą leasingu. Pozwoli to korzystać z wybranego sprzętu w zamian za terminowe opłacanie rat z bieżących przychodów firmy. Aby wysokość miesięcznej raty była jak najniższa, można zawrzeć umowę na długi okres lub wpłacić wysoką opłatę wstępną. Po uregulowaniu ostatniej raty istnieje możliwość wykupu. Pozwoli to kontynuować korzystanie ze sprawdzonego w firmie sprzętu, zachowując ciągłość produkcji. 

Korzystanie z używanego sprzętu

Przedsiębiorca może sporo zaoszczędzić, jeżeli zdecyduje się na zakup używanych środków trwałych dla swojej firmy. Korzystnym rozwiązaniem może być zakup poleasingowego sprzętu czy samochodu. Są to najczęściej przedmioty zwrócone przez leasingobiorców po zakończeniu umowy, zachowane w dobrym stanie technicznym i wizualnym. 

Automatyzacja procesów

Redukcja kosztów w firmie może polegać na zautomatyzowaniu powtarzalnych i czasochłonnych czynności, np. obiegu dokumentów, analiz finansowych, zarządzania flotą czy obsługi klientów. Przydatnym narzędziem to umożliwiającym jest system informatyczny CRM. Sposobem na to, jak obniżyć koszty w firmie transportowej, jest korzystanie z telematyki – technologii umożliwiającej m.in. zdalny monitoring ruchu pojazdów, zarządzanie magazynem i przewozami czy kontrolę stylu jazdy kierowców. 

Coworking

Przedsiębiorca może zaoszczędzić na wynajmowaniu lub utrzymaniu własnego biura, wykonując usługi w biurze coworkingowym. Jest to miejsce współdzielone z innymi przedsiębiorcami, pozwalające wykonywać pracę biurową w komfortowych warunkach. Najczęściej miesięczny koszt wynajęcia przestrzeni coworkingowej wynosi kilkaset złotych. 

Oszczędzanie na kosztach energii

Aby mniej płacić za energię elektryczną, warto korzystać w firmie z energooszczędnych urządzeń i wymienić źródła światła na LED. Można również rozważyć zmianę taryfy na korzystniejszą, a także porównać oferty innych dostawców na rynku. Największe oszczędności na energii elektrycznej zapewni inwestycja w panele fotowoltaiczne, które pozwalają pozyskiwać darmową energię ze słońca. 

Wirtualny magazyn

Koszty utrzymania własnego magazynu mogą być ogromne. Można je obniżyć dzięki korzystaniu z usługi dropshippingu. To użytkowanie magazynu innej firmy (hurtowni), która udostępnia miejsce do przechowywania produktów i zajmuje się ich dostarczaniem klientom. Wirtualny magazyn może być wygodnym rozwiązaniem dla osób prowadzących niewielki sklep internetowy. 

Internetowa księgowość

Zatrudnianie własnej księgowej na etacie jest znacznie kosztowniejsze niż korzystanie z usług internetowego biura rachunkowego lub programu do samodzielnego księgowania. Warto rozważyć te opcje zwłaszcza w przypadku prowadzenia uproszczonej księgowości w małej firmie. 

Wybór pojazdów tanich w eksploatacji

Spore oszczędności może zapewnić inwestycja w samochody tanie w eksploatacji. Niedrogie w utrzymaniu są najczęściej bestsellerowe modele, np. Skody, Toyoty czy Volkswagena, które uchodzą za bezawaryjne, zapewniają niski poziom spalania i łatwo można do nich znaleźć części zamienne. 

Darmowe oprogramowanie

Warto sprawdzić, czy płatne oprogramowanie biurowe, antywirusowe czy graficzne można zastąpić darmowymi odpowiednikami, które oferują podobne funkcje. 

Usługi w chmurze

Firma może przechowywać swoje dane na zewnętrznych serwerach w chmurze. Dzięki temu uniknie wysokich kosztów zakupu sprzętu IT, utrzymania własnej serwerowni i zatrudniania wysokiej klasy informatyków. Jednocześnie rozwiązanie to podnosi poziom bezpieczeństwa danych oraz zapewnia nieprzerwany do nich dostęp z dowolnego miejsca. 

Bezpłatna reklama w internecie

Przedsiębiorca nie musi wydawać sporych środków na tradycyjną reklamę – np. w telewizji, prasie, radiu czy na billboardach. Swoją ofertę można równie skutecznie reklamować bezpłatnie w internecie, np. w mediach społecznościowych, na własnej stronie internetowej czy w serwisach z ogłoszeniami.

Na czym nie warto oszczędzać w firmie?

Nie na wszystkim warto oszczędzać, ponieważ może to przynieść więcej strat niż korzyści. Szczególnie nieopłacalne w dłuższej perspektywie jest obniżanie pensji pracownikom, którzy poczują się niedocenieni i będą bardziej skłonni do odejścia. Efektem tego może być duża rotacja, co narazi firmę na wysokie koszty rekrutacji i wdrażania nowych osób do pracy. Nieopłacalne jest także redukowanie kosztów inwestycji w rozwój pracowników, w tym szkoleń.

Nie warto również oszczędzać na sprzęcie, ponieważ zapewne przełoży się to na spadek jakości produktów lub usług. Oszczędności nie powinno się także szukać w obszarze cyberbezpieczeństwa. Firmy powinny jak najlepiej chronić poufne dane – swoje i swoich klientów.