Artykuły
6 minSukces w biznesie rzadko jest dziełem przypadku. Najczęściej wymaga m.in. tego, aby precyzyjnie wskazywać cele i mierzyć je w różnych obszarach prowadzenia działalności. Pomagają w tym KPI – kluczowe wskaźniki efektywności.
Sprawdź, czym są KPI i jak można wykorzystać je w swojej firmie. Dowiedz się, czym powinny się charakteryzować oraz jak skutecznie je dobierać i monitorować. Poznaj także przykłady kluczowych wskaźników efektywności w różnych branżach.
KPI – co to jest?
KPI (Key Performance Indicators) to kluczowe wskaźniki efektywności (mierniki dokonań), które pozwalają mierzyć stopień realizacji celów strategicznych i operacyjnych przedsiębiorstwa. Dzielą się na finansowe i niefinansowe. Można posługiwać się nimi w różnych obszarach działalności, w tym marketingu, logistyce, finansach, zarządzaniu zasobami ludzkimi, produkcji czy obsłudze klienta.
Duże firmy (spółki akcyjne, komandytowo-akcyjne i z ograniczoną odpowiedzialnością) mają obowiązek uwzględniać wskaźniki KPI w rocznym sprawozdaniu z działalności jednostki. Zobowiązuje je do tego Ustawa o rachunkowości. Przedsiębiorcy z sektora MŚP mogą posługiwać się kluczowymi miarami efektywności dobrowolnie.
Finansowe wskaźniki KPI
Są to mierniki, które mają odzwierciedlenie w wynikach finansowych firmy. Opierają się na twardych, precyzyjnych danych liczbowych. Najczęściej są uwzględnione w sprawozdaniach finansowych i służą analizie sytuacji majątkowej przedsiębiorstwa. Do wskaźników finansowych KPI zaliczają się m.in.:
- zysk brutto i netto,
- kapitał własny,
- przychody ze sprzedaży,
- zysk operacyjny,
- aktywa trwałe i obrotowe.
Niefinansowe wskaźniki KPI
Niefinansowe KPI również mierzą stopień osiągnięcia celów w sposób ilościowy, lecz dotyczą wyłącznie zjawisk o charakterze niematerialnym, np. jakości produktów i usług, rozpoznawalności marki czy zadowolenia klientów z obsługi. Wskaźniki te pozwalają monitorować cele, które są trudne do zmierzenia w bezpośredni sposób. Mają one duży wpływ na rozwój przedsiębiorstwa i wyniki, jakie osiąga ono na rynku.
Dlaczego warto monitorować kluczowe wskaźniki efektywności?
Wskaźniki KPI pozwalają menedżerom lepiej zrozumieć najważniejsze procesy biznesowe i świadomie nimi zarządzać. Do głównych korzyści z monitorowania kluczowych wskaźników efektywności można zaliczyć m.in.:
- wsparcie w wyznaczaniu i realizacji celów biznesowych,
- możliwość zwiększenia motywacji pracowników,
- wykrycie potrzeb szkoleniowych dla personelu – w obszarze kompetencji miękkich i twardych,
- identyfikację najważniejszych kierunków zmian w celu skalowania biznesu,
- zwiększenie wydajności i efektywności pracy,
- możliwość przekazywania zatrudnionym obiektywnego feedbacku,
- bardziej efektywne wykorzystanie zasobów firmy,
- szansę wykrywania problemów w ich początkowej fazie,
- możliwość porównywania stopnia osiągnięcia celów z wynikami konkurencji,
- efektywniejsze zarządzanie budżetem i redukcję kosztów prowadzenia działalności.
W jaki sposób tworzyć KPI dla swojej firmy?
Stosowanie kluczowych wskaźników efektywności powinno przebiegać w kilku etapach. Są nimi:
- określenie celów przedsiębiorstwa i przypisanie im priorytetów,
- wybór konkretnych wskaźników KPI,
- ustalenie pożądanych wartości każdej z miar,
- dobór metod oraz narzędzi do pozyskiwania i analizy danych dla wskaźników KPI,
- bieżące monitorowanie i analiza wartości mierników,
- wyciąganie wniosków na podstawie analizy,
- wdrażanie zmian w firmie, np. zmiana strategii.
Zasady stosowania wskaźników KPI – 6 kluczowych cech
Aby kluczowe wskaźniki efektywności były przydatne, należy je odpowiednio dobrać i właściwie je wykorzystywać. Poznaj najważniejsze cechy dobrych wskaźników KPI.
Istotne dla przedsiębiorstwa
Mierniki KPI powinny być odpowiednio dobrane do branży i specyfiki danej firmy. Ważne jest, aby były powiązane ze strategią, misją i priorytetami przedsiębiorstwa, a także różne dla poszczególnych działów i zespołów.
Dobrane w odpowiedniej liczbie
Przyjmuje się, że firma nie powinna mierzyć jednocześnie więcej niż 20 kluczowych wskaźników efektywności. Pozwala to w pełni skoncentrować się na kontrolowaniu tych celów, które są najważniejsze. Zbyt duża liczba miar może wprowadzić dezorientację w zespole i narazić pracowników na niepotrzebny stres w pracy.
Mierzalne
Każdemu wskaźnikowi KPI należy przypisać konkretną wartość liczbową do osiągnięcia w danym roku. Aby sprawnie analizować dane i monitorować przyjęte miary, warto posłużyć się specjalistycznym oprogramowaniem CRM.
Zrozumiałe dla pracowników
Należy poinformować wszystkich zatrudnionych o korzystaniu z KPI w organizacji. Powinni oni rozumieć każdy wskaźnik, znać pożądane wartości miar, a także mieć realny wpływ na ich uzyskanie.
Udoskonalane
W dynamicznie zmieniającym się biznesie może okazać się, że przyjęte dziś wskaźniki mogą za jakiś czas przestać być użyteczne. Dlatego warto na bieżąco je monitorować, m.in. na podstawie sytuacji w firmie i jej otoczeniu zewnętrznym. W razie potrzeby KPI można skorygować.
Wykorzystywane w praktyce biznesu
Na podstawie analizy KPI należy regularnie wprowadzać określone zmiany, aby zwiększać skuteczność i efektywność w osiąganiu celów biznesowych.
Kluczowe wskaźniki efektywności – przykłady KPI dla różnych branż
Istnieje wiele kluczowych wskaźników efektywności, które można wykorzystać w firmie w zależności od specyfiki działalności. Poznaj przykłady KPI dla kilku wybranych branż.
- Logistyka i transport: średni czas realizacji zamówienia, terminowość dostaw, koszt transportu na kilometr, wskaźnik wolnych przebiegów.
- Finanse: wskaźniki rentowności firm (np. ROI czy ROE), zysk netto, wskaźnik wolnych przepływów pieniężnych.
- Marketing: wskaźnik konkurencyjności cenowej, liczba zapytań ofertowych, współczynnik konwersji.
- IT: wskaźnik błędów w aplikacji, czas rozwiązywania zgłoszeń, dostępność i awaryjność systemów.
- Branża budowlana: wskaźnik wypadków przy pracy, terminowość realizacji, zużycie materiałów.
- Sprzedaż i obsługa klienta: wskaźnik lojalności klientów, liczba pozyskanych leadów, średnia wartość transakcji.