Zdalne zarządzanie zespołem – 5 porad

Aby wdrożenie pracy zdalnej przyniosło zadowalające efekty i nie odbiło się na efektywności wykonywanych obowiązków, konieczne jest wprowadzenie w życie kilku rozwiązań. Przygotowaliśmy zestawienie pięciu najważniejszych porad, jak zarządzać zespołem zdalnie.

Pamiętaj o jasnym ustaleniu czasu pracy

Już na początku musisz określić, czy pracujecie w stałych godzinach, podobnie jak w biurze, czy stawiacie na elastyczne godziny pracy. Druga opcja pozwala wykorzystać wysoką kreatywność i efektywność pracowników w godzinach, które są dla nich optymalne. Wiele osób lubi pracować z samego rana, jeszcze inne potrafią najlepiej skupić się w nocy. Takie rozwiązanie z pewnością sprawdzi się w branżach kreatywnych.

Określ kanały komunikacji

Zdalne zarządzanie zespołem nie jest łatwe. Aby zachować ciągłość wymiany informacji i przekazywania obowiązków, a także zagwarantować szybki czas odpowiedzi, odgórnie powinno zostać ustalonych kilka kanałów komunikacji. Typowa korespondencja przy użyciu poczty elektronicznej sprawdza się podczas formalnej komunikacji – wymianie dokumentów lub załatwianiu oficjalnych spraw, jednak na co dzień pojawia się wiele bieżących tematów, które można załatwić szybko, ale wymagają równie szybkiego czasu reakcji. Przyda się również telefon oraz czat grupowy.

Organizuj statusy i wideokonferencje

Często pomijanym aspektem pracy zdalnej są relacje między pracownikami. Kontakt chociażby w wirtualnej formie umożliwi budowanie zgranego i efektywnego zespołu. Regularne spotkania online pozwolą również uporządkować pracę na konkretnych projektach, omówić problemy i skonsultować swoje dotychczasowe działania, a także rozdzielić zadania pośród poszczególnych członków zespołu.

Skorzystaj z narzędzi do zarządzania pracą zdalną

Obecnie na rynku możesz znaleźć przynajmniej kilka wartych uwagi programów, które umożliwią przypisywanie zadań, kontrolowanie obłożenia pracowników i efektywności ich pracy, sprawdzanie dostępności specjalistów. Pozwalają również na tworzenie notatek i bezpieczną wymianę plikami. To na przykład: Basecamp, Asana, Trello, Time Camp, Microsoft Teams czy ClickUp.

Zadbaj o bezpieczeństwo danych

Upewnij się, czy pracownik będzie korzystał z komputera firmowego, czy jednak postawi na swój prywatny sprzęt. Poinstruuj go w kwestiach związanych z cyberbezpieczeństwem. Ważne, aby na komputerze, z którego korzysta, było zainstalowane odpowiednie oprogramowanie antywirusowe, a przestrzeń, w której pracuje, gwarantowała stałe i bezpieczne połączenie z internetem. Do połączenia komputera z serwerem firmowym przydatna może okazać się również zabezpieczona usługa VPN – swojego rodzaju wirtualna sieć prywatna, która umożliwia transfer plików.