5 zasad profesjonalnego spotkania online

W wielu firmach home office traktowane było kiedyś jako benefit. Obecnie, gdy coraz więcej osób deklaruje chęć pracy zdalnej, rozwija się trend związany z cyfrowym nomadyzmem. Czasem ten tryb pracy wymuszają na nas czynniki zewnętrzne.

Gdy praca z domu staje się dla nas codziennością, konieczne jest pozostanie w kontakcie z naszymi współpracownikami i partnerami biznesowymi. Z pomocą przychodzą spotkania online. Jednak aby były one równie efektywne jak te na żywo, przygotowaliśmy 5 najważniejszych zasad przeprowadzania wideokonferencji. 

Zadbaj o dobre połączenie z internetem

Przyznasz, że nie ma nic bardziej irytującego niż przerywanie rozmowy, zatrzymanie lub opóźnienie obrazu, niewyraźny dźwięk. W przypadku występowania problemów z połączeniem sam musisz powtarzać swoje kwestie, co może być stresujące, czasem nawet kłopotliwe, gdy musisz prosić o to innych.

Jeśli rozmowę przeprowadzasz z domu, urządzenie zapewne możesz podłączyć do sieci, która gwarantuje wysokiej jakości transfer danych. Gdy jesteś w kawiarni lub w innej przestrzeni publicznej upewnij się, czy jakość połączenia będzie odpowiednia. Przed spotkaniem online możesz również przeprowadzić szybki test prędkości łącza internetowego, na przykład przy pomocy bezpłatnego narzędzia online – Speed Test. Gdy w danej chwili nie masz dobrego połączenia z internetem, oszczędź wszystkim czasu i zwyczajnie przełóż wideokonferencję na inny termin.

Wybierz odpowiedni program do spotkań online

Do przeprowadzenia niektórych rozmów wystarczy nawet czat Messengera czy WhatsApp – tutaj czyha jednak pułapka. Aplikacje te kojarzą się z prywatnym zastosowaniem, a więc jeśli udostępnimy je do celów biznesowych, sami możemy prosić się o kontakt po godzinach. W końcu gwarantujemy dostępność 24/7.

Jeśli jednak czeka Cę przeprowadzenie spotkania w szerszym gronie lub z osobami, z którymi nie pozostajesz w bardziej osobistej relacji, sięgnij po zaawansowane i profesjonalne rozwiązania. Warto zainteresować się takimi narzędziami, jak: Microsoft Teams, Zoom, Google Meet. Te aplikacje do spotkań online gwarantują świetną jakość połączeń, umożliwiają jednoczesny podgląd obrazu z kamer nawet kilkunastu rozmówców, udostępnianie pulpitu komputera czy przypinanie dokumentów i ich wspólne edytowanie w czasie rzeczywistym.

Włącz kamerę

Komunikacja niewerbalna stanowi znaczną część przekazu i wpływa na odbiór komunikatu. Gestykulacja, przyjazny uśmiech czy grymas na twarzy mogą zdradzić więcej niż setki wypowiedzianych słów. Oswojenie się z kamerą początkowo może być trudne, jednak pamiętaj, że w zwykłym pokoju konferencyjnym również musisz się zaprezentować.

Nie rezygnuj z włączenia kamery na czas spotkania, a znacznie poprawisz jego efektywność. Sam też możesz podejrzeć podgląd z kamer pozostałych uczestników wideokonferencji i zobaczyć, jak reagują na wypowiadane przez Ciebie słowa (czy przytakują z zainteresowaniem, a może są znudzeni?). Dlatego pamiętaj, by przed rozpoczęciem połączenia sprawdzić, czy masz odsłoniętą kamerę, a urządzenie i program antywirusowy nie blokują dostępu do niej.

Ustaw odpowiedni kadr

Przestrzeń, w której na co dzień funkcjonujemy, umożliwia nam kreowanie samych siebie. Wyposażenie czy wystrój wnętrza zdradzają nasz status materialny, wiele mówią o zainteresowaniach oraz charakterze. Podczas spotkań online dominują jednak proste spokojne kadry. Najlepiej usiąść tyłem do ściany czy regału, tak aby nasze otoczenie nie rozpraszało innych uczestników spotkania, a w tle przypadkiem nie pojawili się inni domownicy. Wiele aplikacji umożliwia również ustawienie tła podczas wideokonferencji – dzięki temu możesz nie przejmować się widokiem za sobą. 

Dbając o przygotowanie do rozmowy, pamiętaj również, że poza warstwą wizualną musisz zadbać o komfort rozmowy. Aby wszyscy dobrze słyszeli, co mówisz, wyłącz radio i inne źródła dźwięków, wycisz telefon, aby nikt nie przeszkodził wam w spotkaniu. Rozpraszać może również sprzęt AGD, chociażby włączona pralka lub zmywarka.

Przygotuj agendę spotkania online

Gdy przeprowadzasz wideokonferencję, w której udział ma wziąć przynajmniej kilka osób, zacznij od sprawdzenia listy obecności. Gdy już potwierdzisz, że wszystkim udało się połączyć punktualnie i bez problemu, przywitaj się, przedstaw w kilku słowach cel i agendę spotkania.

Jeśli spotkanie ma bardziej formalny charakter, możesz również określić styl rozmowy. W takiej sytuacji dobrą praktyką jest przedstawienie się każdego z rozmówców, krótka wypowiedź, a następnie pozostawienie czasu na komentarze i pytania pozostałych uczestników. Wskaż również osobę, która sporządzi notatki i raport z rozmowy, jeśli ta nie jest oficjalnie nagrywana.