Artykuły
5 minPrzedsiębiorcy mogą wydawać swoim klientom paragon w formie elektronicznej lub papierowej. E-paragon to nowoczesne rozwiązanie, z którym wiążą się liczne zalety. Aby go wystawić, trzeba posłużyć się wirtualną kasą fiskalną lub kasą online.
Z artykułu dowiesz się, czym jest paragon elektroniczny, od kiedy obowiązuje i na podstawie jakich przepisów można go wystawiać. Wyjaśniamy również, o czym pamiętać podczas wydawania e-paragonów, a także jakie są zasady używania kas online i w formie oprogramowania.
Czym jest e-paragon?
E-paragon to elektroniczny paragon fiskalny. Zgodnie z polskim prawem jest uznawany – tak samo jak paragon w formie papierowej – za pełnoprawny dowód zakupu i zapłaty. Sprzedawca nie musi go drukować, lecz może dostarczyć online, np. drogą mailową. Taki dokument jest zapisywany w pamięci fiskalnej lub chronionej i przesyłany do Centralnego Repozytorium Kas Krajowej Administracji Skarbowej.
E-paragon – od kiedy może być wystawiany i przez kogo?
Paragon elektroniczny mogą wystawiać przedsiębiorcy zobligowani do ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej, którzy korzystają z kasy online lub mającej postać oprogramowania. Są to osoby realizujące sprzedaż na rzecz osób prywatnych, które nie prowadzą działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.
Prawo do wystawiania i wydawania e-paragonów obowiązuje od:
- 21 marca 2020 roku: osoby korzystające z kas fiskalnych online,
- 1 czerwca 2020 roku: przedsiębiorcy uprawnieni do używania fiskalnych kas wirtualnych, czyli mających postać oprogramowania.
E-paragony – ustawy i rozporządzania
Paragony w formie elektronicznej można wystawiać na podstawie następujących aktów prawnych:
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Art. 111. ust. 3a,
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących,
- Rozporządzenie Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 28 maja 2018 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące,
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania,
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania,
- Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 12 września 2021 r. w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących,
- Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 28 maja 2020 r. w sprawie aplikacji mobilnej służącej do rozliczania opłaty za przewóz osób.
O czym pamiętać, wystawiając paragon online?
Przepisy wskazują zasady wystawiania paragonów elektronicznych. Można je wydawać klientom jedynie za ich akceptacją i w sposób z nimi uzgodniony. Nabywca może więc zdecydować, czy chce otrzymać dokument papierowy, czy paragon w formie elektronicznej. E-paragon nie musi być drukowany – można przesłać go klientowi w postaci elektronicznej np. SMS-em, e-mailem albo przy użyciu aplikacji mobilnej z odpowiednią funkcją. Dokument może przybrać m.in. formę pliku PDF.
Wydany e-paragon powinien być czytelny, by klient mógł sprawdzić poprawność transakcji.
E-paragon należy wydać nabywcy w momencie otrzymania należności, jeśli zapłaci on gotówką przed dokonaniem sprzedaży lub niezwłocznie po wpływie środków na rachunek bankowy – w przypadku przelewu.
Jakie zalety ma paragon elektroniczny?
Przedsiębiorca, który wystawia paragon elektroniczny klientowi, zyskuje wiele korzyści. Można do nich zaliczyć zwłaszcza:
- zmniejszenie kosztów zużycia papieru,
- oszczędność czasu na drukowaniu paragonów,
- wygodny sposób przechowywania dokumentów – w postaci elektronicznej,
- brak ryzyka, że paragon z czasem wyblaknie, zostanie zniszczony lub zgubiony przez klienta,
- korzyści wizerunkowe – przedsiębiorca poprzez redukcję zużycia papieru działa proekologicznie, zgodnie z ideą społecznej odpowiedzialności biznesu.
Przy użyciu jakiej kasy wystawić paragon elektroniczny klientowi?
E-paragony można wystawiać za pomocą kasy fiskalnej online lub kasy wirtualnej. W obu przypadkach dane dotyczące sprzedaży są automatycznie przesyłane do systemu teleinformatycznego Krajowej Administracji Skarbowej.
E-paragon z kasy fiskalnej online
Kasy online to urządzenia wymagające stałego połączenia z internetem, które umożliwiają zarówno wydawanie paragonów w formie elektronicznej, jak i wydruk papierowy. Przedsiębiorca może otrzymać dofinansowanie na zakup takiej kasy fiskalnej – do 90% ceny netto (maksymalnie 700 złotych).
Z kasy online mogą korzystać wszyscy przedsiębiorcy, którzy ewidencjonują sprzedaż przy użyciu kasy fiskalnej. Niektóre firmy mają jednak obowiązek używania takiej kasy. Są to m.in.:
- sprzedawcy oleju napędowego, benzyny silnikowej i gazu do silników spalinowych,
- sprzedawcy paliw opałowych wytwarzanych z węgla,
- stacjonarne placówki gastronomiczne,
- firmy świadczące usługi krótkoterminowego zakwaterowania,
- przedsiębiorcy oferujący usługi kosmetologiczne, kosmetyczne i fryzjerskie,
- firmy świadczące usługi budowlane,
- firmy z branży prawniczej,
- przedsiębiorstwa oferujące usługi opieki medycznej.
E-paragon z wirtualnej kasy fiskalnej
Kasy wirtualne to natomiast nie fizyczne urządzenia, lecz oprogramowanie udostępniane w abonamencie. Może być ono zainstalowane na komputerze, smartfonie czy tablecie. Nie trzeba kupować dodatkowego urządzenia – do wydruku paragonu można użyć dowolnej drukarki.
E-paragony za pomocą wirtualnych kas mogą wystawiać jedynie przedsiębiorcy prowadzący działalność w zakresie:
- usług transportu,
- usług hotelarskich i związanych z zakwaterowaniem,
- przewozu osób taksówką lub innym autem osobowym,
- usług czyszczenia samochodów, mycia itp.,
- wynajmu pojazdów osobowych z kierowcą,
- sprzedaży paliw opałowych wytwarzanych z węgla,
- prowadzenia placówek gastronomicznych i kateringu,
- usług przygotowywania i podawania napojów.