Kiedy i jak złożyć sprawozdanie finansowe?

Wiele firm każdego roku musi przygotowywać i składać sprawozdanie finansowe. Obowiązek ten wynika z ustawy o rachunkowości, a za jego niedopełnienie grożą dotkliwe kary.

Z artykułu dowiesz się, czym jest sprawozdanie finansowe, w jakim celu się je przygotowuje i kogo dotyczy taki obowiązek. Poznasz rodzaje, elementy i zasady sporządzania takiego dokumentu. Sprawdzisz także, jak go podpisać oraz w jaki sposób i do kiedy złożyć.

Czym jest sprawozdanie finansowe i czemu służy?

Sprawozdanie finansowe to dokument, który prezentuje sytuację majątkową i wyniki finansowe przedsiębiorstwa z całego roku obrotowego. Sporządza się go na dzień bilansowy, aby móc zamknąć księgi rachunkowe.

Roczne sprawozdanie finansowe służy zarówno firmie, której dotyczy, jak i wszystkim zainteresowanym osobom i podmiotom. Zawarte w nim dane pozwolą podjąć decyzje związane m.in. z zarządzaniem płynnością finansową w przedsiębiorstwie. Informacje z takiego dokumentu wykorzystują również – do analizy sytuacji finansowej firmy – zewnętrzni interesariusze, w tym inwestorzy, wierzyciele, pracownicy, urzędy i podmioty konkurencyjne.

Kto sporządza sprawozdanie finansowe?

Obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego mają przedsiębiorstwa, które zgodnie z ustawą o rachunkowości muszą prowadzić księgi rachunkowe. Są to:

• spółki kapitałowe – ze względu na status prawny, niezależnie od osiągniętych przychodów (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne i proste spółki akcyjne),
• spółki partnerskie i jawne – jeśli ich przychody osiągną kwotę co najmniej 2 mln euro,
• pozostałe firmy – te, które dobrowolnie zdecydowały się prowadzić księgi rachunkowe, w tym osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą i wspólnicy spółki cywilnej.

Spółki partnerskie i spółki jawne nie muszą sporządzać sprawozdania finansowego, gdy ich roczne obroty są niższe niż 2 mln euro. Powinny natomiast złożyć w Krajowym Rejestrze Sądowym oświadczenie o braku takiego obowiązku – w terminie 6 miesięcy od zakończenia danego roku obrotowego.

Rodzaje sprawozdania finansowego

Można wyróżnić dwa rodzaje sprawozdania finansowego:

• jednostkowe sprawozdanie finansowe: dotyczy wyłącznie własnych ksiąg rachunkowych danej firmy,
• skonsolidowane sprawozdanie finansowe: dotyczy grup kapitałowych, czyli powiązanych ze sobą kapitałowo spółek – jednostki dominującej, jednostek zależnych i współzależnych. Konsolidacja polega na zsumowaniu pozycji ze sprawozdań poszczególnych podmiotów tworzących grupę kapitałową.

Sprawozdanie finansowe – co zawiera?

W art. 45 ust. 2 ustawy o rachunkowości zostały wyodrębnione obligatoryjne elementy sprawozdania finansowego. Zaliczają się do nich:

• bilans – wykaz aktywów i pasywów firmy, sporządzany na dzień otwarcia oraz zamknięcia roku obrotowego,
• rachunek zysków i strat – zestawienie przychodów przedsiębiorstwa, kosztów, zysków i strat w bieżącym oraz poprzednim roku podatkowym,
• informacja dodatkowa – wprowadzenie do sprawozdania finansowego (m.in. nazwa i siedziba przedsiębiorstwa, główny przedmiot działalności, okres obejmujący sprawozdanie finansowe oraz opis metod wyceny i sporządzania dokumentu), wraz z dodatkowymi informacjami i objaśnieniami.

Ustawodawca wskazuje również dodatkowe elementy sprawozdania finansowego, jeśli dokument ten podlega badaniu przez biegłego rewidenta:

• rachunek przepływów pieniężnych,
• zestawienie zmian w kapitale własnym.

Do sprawozdania należy również dołączyć:

• sprawozdanie z działalności – dotyczy spółek komandytowo-akcyjnych i kapitałowych,
• uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty,
• sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej,
• postanowienie lub uchwałę zatwierdzającą roczne sprawozdanie finansowe,
• opinię biegłego rewidenta – jeśli sprawozdanie podlegało badaniu.

Zasady sporządzania sprawozdania finansowego

Roczne sprawozdanie finansowe należy sporządzić zgodnie z ustawą o rachunkowości. Powinno ono spełniać m.in. następujące wymogi:

• wiarygodność (rzetelność),
• porównywalność,
• terminowość,
• ciągłość,
• sprawdzalność,
• kompletność,
• zrozumiałość.

Sprawozdanie finansowe musi również spełniać warunki formalne, w tym:

• sporządzenie w języku polskim,
• polska waluta,
• pełna nazwa i adres firmy w nagłówku dokumentu,
• data sporządzenia sprawozdania,
• okres, którego dotyczą informacje podane w dokumencie,
• tablice statystyczne z zestawieniami liczbowymi,
• wskazanie poziomu zaokrąglenia danych liczbowych – do tysiąca złotych,
• podpisy osób uprawnionych.

Kto sporządza sprawozdanie do KRS?

Do Krajowego Rejestru Sądowego sprawozdanie finansowe składają podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS. Pozostali podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych oraz osób prawnych wysyłają sprawozdanie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).

Kto może podpisać sprawozdanie finansowe? Osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych w firmie (np. główna księgowa) oraz kierownik jednostki, czyli:

• wszyscy członkowie zarządu spółki z o.o., spółki akcyjnej i prostej spółki akcyjnej,
• komplementariusze spółki komandytowo-akcyjnej i komandytowej,
• właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej,
• wspólnicy spółki jawnej lub cywilnej,
• syndycy, zarządcy lub likwidatorzy w postępowaniu upadłościowym.

Jak złożyć sprawozdanie finansowe?

Od 2020 roku dopuszczalne jest wyłącznie sprawozdanie finansowe online. Podmioty wpisane do KRS składają je za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministerstwa Sprawiedliwości. Pozostali podatnicy wysyłają dokument do KAS z użyciem bezpłatnej aplikacji e-Sprawozdania Finansowe Ministerstwa Finansów lub programów komercyjnych z interfejsem webAPI.

Roczne sprawozdanie finansowe przyjmuje postać pliku w formacie XML. Dokument należy podpisać profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wysłany dokument trzeba przechowywać przez co najmniej 5 lat.

Sprawozdanie finansowe – do kiedy sporządzić?

Przedsiębiorcy muszą sporządzić i podpisać roczne sprawozdanie finansowe w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego – zazwyczaj do 31 marca. Najpóźniej po 6 miesiącach od dnia zakończenia roku obrotowego (zwykle do 30 czerwca) konieczne jest zatwierdzenie sprawozdania finansowego, np. przez walne zgromadzenie wspólników, akcjonariuszy lub właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej.

Sprawozdanie finansowe – terminy złożenia

Zatwierdzone roczne e-sprawozdanie finansowe należy złożyć:

• w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia – podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego oraz podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, niewpisani do rejestru KRS,
• w terminie złożenia zeznania podatkowego za dany rok obrotowy – prowadzący księgi rachunkowe podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych.

Jaka grozi kara za niezłożenie sprawozdania finansowego?

Składanie sprawozdań finansowych jest obowiązkiem, którego zaniechanie naraża członków zarządu i innych kierowników jednostki na poważne konsekwencje, w tym:

• karę ograniczenia wolności – od miesiąca do 24 miesięcy,
• grzywnę w wysokości od 10 do 720 stawek dziennych,
• postępowanie przymuszające – wezwanie do złożenia sprawozdania w terminie 7 dni pod groźbą rozwiązania spółki lub kary grzywny,
• rozwiązanie spółki bez postępowania likwidacyjnego i wykreślenie z Krajowego Rejestru Sądowego,
• ustanowienie kuratora przez sąd.