Kasy fiskalne online – czym są i kogo obowiązują?

Od 1 maja 2019 roku przedsiębiorcy mają możliwość ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas fiskalnych online. Opisujemy sposób działania takich urządzeń, a także wskazujemy, kogo i od kiedy dotyczyć ma obowiązek ich posiadania. W artykule odpowiadamy również na pytanie, jak skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej online.

Czym są i w jaki sposób działają kasy fiskalne online?

Kasa online to nowoczesne urządzenie, które docelowo ma zastąpić dotychczasowe rodzaje kas – z papierowym oraz elektronicznym zapisem kopii paragonów. Kasy fiskalne online, za pośrednictwem sieci internetowej, przekazują informacje o rejestrowanych transakcjach do Centralnego Repozytorium Kas – systemu informatycznego, którym zarządza Szef Krajowej Administracji Skarbowej. Są to wszystkie dane z paragonów, takie jak m.in.:

• NIP sprzedawcy,
• podstawa opodatkowania,
• stawka podatkowa VAT,
• dane adresowe sprzedawcy,
• kwota podatku,
• rodzaj towaru lub usługi,
• data sprzedaży,
• miejsce transakcji.
  

Informacje są przekazywane do KAS automatycznie w czasie rzeczywistym – od razu po przeprowadzonej transakcji. Następnie mogą być gromadzone w systemie i analizowane pod kątem wystąpienia nieprawidłowości w ewidencjonowaniu. Dzięki temu urzędy skarbowe są w stanie wykrywać próby ukrywania przez firmy swoich rzeczywistych przychodów czy tzw. „prania” pieniędzy uzyskanych z nielegalnie prowadzonej działalności. Celem wprowadzenia kas fiskalnych online jest ograniczenie zjawiska szarej strefy, wyrównywanie konkurencji na rynku oraz uszczelnienie systemu podatkowego.

Kasy online, w przeciwieństwie do urządzeń starszego typu, posiadają funkcję zdalnego programowania oraz automatycznej fiskalizacji. Korzystanie z takich urządzeń pozwala uprościć i przyspieszyć proces kontroli podatkowej. Przedsiębiorca nie będzie musiał w tym przypadku drukować dokumentów fiskalnych w celu okazania ich urzędowi skarbowemu.

Firmy mogą korzystać nie tylko z własnych kas fiskalnych online, lecz także udostępnianych przez inne podmioty w ramach dzierżawy, leasingu czy najmu. Taką możliwością powinny być zainteresowane zwłaszcza firmy prowadzące działalność o charakterze sezonowym, gdyż unikają konieczności wydawania pieniędzy na zakup urządzenia.

Obowiązek korzystania z kasy online – od kiedy wchodzi w życie?

We wrześniu 2019 roku ze sprzedaży zostały wycofane kasy fiskalne z papierowym zapisem kopii. Od 1 stycznia 2023 roku nie będzie już możliwości zakupu kasy fiskalnej z elektronicznym zapisem. Ma to doprowadzić do sytuacji, w której wszystkie firmy zobligowane do ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas fiskalnych będą musiały dokonywać tego za pomocą kas online.

W pierwszej kolejności obowiązkiem korzystania z kasy fiskalnej online zostaną objęci podatnicy działający w ramach wrażliwych branż, tj. szczególnie narażonych na ryzyko nieprawidłowości w ewidencjonowaniu. Używanie kas online jest już obligatoryjne. Od 1 stycznia 2020 roku obowiązuje w przypadku firm z takich branż jak sprzedaż paliw, wulkanizacja oraz naprawa pojazdów mechanicznych.

Pozostałe sektory gospodarki uznane za „wrażliwe podatkowo” będą miały obowiązek korzystania z kasy fiskalnej online od 1 stycznia 2021 roku. Są to takie branże jak:

• gastronomia,
• hotelarstwo,
• sprzedaż węgla, koksu i innych paliw opałowych,
• budownictwo,
• branża prawnicza,
• usługi kosmetyczne i fryzjerskie,
• usługi medyczne świadczone przez lekarzy i dentystów,
• branża fitness.
  

Podatnik korzystający z kasy fiskalnej nowego typu będzie miał obowiązek przeprowadzania okresowych przeglądów technicznych urządzenia co najmniej raz na 2 lata. Niespełnienie tego wymogu naraża na karę pieniężną w wysokości 300 złotych.

Ulga na zakup kasy online – komu przysługuje i jak ją otrzymać?

Przy spełnieniu kilku warunków przedsiębiorcom przysługuje ulga na kasę online w wysokości do 90% netto zakupu (bez podatku VAT). Kwota ulgi nie może przekroczyć 700 złotych. Podstawowym warunkiem jej otrzymania jest dokonanie zakupu takiego urządzenia w terminie do sześciu miesięcy, licząc od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży. Ulga przysługuje na zakup większej liczby kas fiskalnych online – jeżeli podatnik rozpocznie korzystanie z nich najpóźniej 6 miesięcy od daty rozpoczęcia ewidencji transakcji w różnych punktach sprzedaży.

Ulgę na zakup kasy fiskalnej online mogą uzyskać przedsiębiorcy działających we wskazanych branżach wrażliwych, które zostały objęte obowiązkiem prowadzenia ewidencji na takim urządzeniu. Pozostałe firmy, decydujące się dobrowolnie na zakup kasy online, mogą skorzystać z ulgi jedynie pod warunkiem, że dotychczas nie używały żadnej kasy fiskalnej – nie tylko online, lecz także z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii.

Ulga na kasę online przysługuje zarówno czynnym, jak i biernym podatnikom VAT. W pierwszym przypadku jest ona uwzględniana w deklaracji podatkowej VAT-7 (rozliczenie miesięczne) lub VAT-7K (rozliczenie kwartalne). Ulga może pomniejszyć należny podatek, a jeżeli jej kwota będzie wyższa od naliczonego zobowiązania VAT, wtedy pozostała część zostanie rozliczona w kolejnej deklaracji VAT lub zwrócona na rachunek bankowy przedsiębiorcy. Prawo do rozliczenia ulgi ma charakter bezterminowy. Można tego dokonać najwcześniej za okres rozliczeniowy, w którym podatnik rozpoczął korzystanie z kasy online.

Jak starać się o ulgę?

Bierny podatnik VAT, w celu skorzystania z ulgi na kasę fiskalną online, powinien złożyć do urzędu skarbowego wniosek o zwrot poniesionych kosztów. Muszą znajdować się w nim takie dane jak:

• numer NIP,
• adres firmy,
• nazwa firmy lub imię i nazwisko,
• numer rachunku bankowego.

Wniosek należy złożyć wraz z potwierdzeniem zapłaty za kasę fiskalną online, kopią faktury zakupowej, a także kopią miesięcznego raportu fiskalnego. Pieniądze zostaną przekazane na wskazany rachunek bankowy w terminie do 25 dni od złożenia wniosku.

Przedsiębiorca będzie musiał zwrócić otrzymaną ulgę, jeżeli:

• przestanie ewidencjonować sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej online przed upływem 3 lat (np. na skutek zamknięcia firmy),
  
• nie spełni obowiązku przeprowadzenia przeglądu technicznego kasy (co najmniej raz na 2 lata),
  
• bez zgody naczelnika urzędu skarbowego uniemożliwi (w sposób trwały) przekazywanie informacji o transakcjach z kasy online do Centralnego Repozytorium Kas.

Niniejszy artykuł nie jest doradztwem podatkowym. Przed podjęciem decyzji w tym zakresie, powinieneś skonsultować się ze swoim doradcą podatkowym lub księgowym.