Przygotowania do wdrożenia KSeF na ostatniej prostej

Polscy przedsiębiorcy chyba już przyzwyczaili się do ciągłych zmian, jednak Krajowy System e-Faktur, który zbliża się wielkimi krokami, śmiało można nazwać największą z nich – prawdziwą rewolucją, która docelowo obejmie wszystkie firmy w Polsce. Do wdrożenia KSeF pozostało zaledwie kilkadziesiąt dni, jednak sporo firm nie jest do tego przygotowanych. Ponadto pojawiają się głosy, że sam system jest niedopracowany, budzi wątpliwości w aspekcie bezpieczeństwa danych i spójności z przepisami prawa, co wywołało apele o odroczenie tego obowiązku.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowa platforma, która ma służyć do cyfryzacji procesów fakturowania oraz księgowania. Za pomocą tego narzędzia przedsiębiorcy będą wystawiać, przesyłać, odbierać i przechowywać faktury ustrukturyzowane. Jak twierdzi Ministerstwo Finansów, KSeF ułatwi przygotowanie dokumentów, usprawni ich obieg i zminimalizuje błędy przy ich wystawianiu. Użytkownicy będą zwolnieni z obowiązku samodzielnego przechowywania faktur – system zapewni dostęp do nich przez 10 lat, a dodatkową zaletą będą łatwiejsze i szybsze kontrole oraz zwrot VAT skrócony z 60 do 40 dni. Korzyścią dla resortu finansów niewątpliwie będzie uszczelnienie systemu VAT i ograniczenie nadużyć podatkowych.

KSeF powszechnie uważany jest za przełomowe rozwiązanie, które w 2026 r. spowoduje zmianę w systemie fakturowania ponad 2,8 mln firm w Polsce. Tymczasem nie jest to aż taka nowość. Funkcjonuje on już od 1 stycznia 2022 r., ale korzystanie z niego dotychczas było dobrowolne. Rozwiązaniem obligatoryjnym miał się stać od 1 lipca 2024 r. (dla podatników zwolnionych z VAT od 1 stycznia 2025 r.), wówczas został jednak odroczony.

Według obecnych założeń Krajowy System e-Faktur zostanie wdrożony etapami. Jako pierwsze – już od 1 lutego 2026 r. – zaczną w nim wystawiać faktury firmy, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT). 1 kwietnia 2026 r. ten obowiązek wejdzie w życie także dla pozostałych przedsiębiorstw, z wyjątkiem najmniejszych, które zostaną nim objęte od 1 stycznia 2027 r. Jeśli łączna wartość sprzedaży na fakturach nie przekracza w miesiącu 10 000 zł, przedsiębiorca może wystawiać faktury poza KSeF do końca 2026 r. Tu jednak istotne jest, że powyższe terminy dotyczą wystawiania faktur. Natomiast odbieranie ich poprzez system będzie obligatoryjne dla wszystkich przedsiębiorców już od 1 lutego 2026 r.
Z platformy można korzystać, używając programów finansowo-księgowych zintegrowanych z KSeF przez API lub bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów: Aplikacji Podatnika KSeF, dostępnej online lub Aplikacji Mobilnej KSeF. Takie możliwości daje też aplikacja e-mikrofirma dostępna w e-Urzędzie Skarbowym. Uzyskanie dostępu do KSeF jest najprostsze dla jednoosobowych działalności gospodarczych – jest to możliwe od razu przez profil zaufany lub podpis kwalifikowany. W przypadku spółek konieczne jest złożenie formularza ZAW-FA do urzędu skarbowego, jeśli podmiot niebędący osobą fizyczną nie posiada pieczęci kwalifikowanej.

Kolejnym krokiem procedury jest wygenerowanie certyfikatu, który służy do uwierzytelniania się w systemie, wystawiania i odbierania faktur. Można to zrobić w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU). O wydanie certyfikatu mogą wnioskować (bez spełniania dodatkowych warunków): osoby fizyczne posiadające uprawnienia właścicielskie, osoby fizyczne zgłoszone w zawiadomieniu ZAW-FA oraz podatnicy niebędący osobą fizyczną posiadający uprawnienia właścicielskie, posługujący się pieczęcią elektroniczną do uwierzytelnienia w KSeF. W systemie funkcjonować będą dwa typy certyfikatów – pierwszy ma służyć do uwierzytelniania się w systemie, drugi umożliwi wystawianie faktur w trybie szczególnym. Generowanie certyfikatów za pomocą MCU ma charakter tymczasowy: można to zrobić tą drogą do 31 stycznia 2026 r. Po tym terminie, wraz ze startem programu funkcjonalność będzie dostępna w API KSeF 2.0 oraz w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Kiedy przedsiębiorca ma dostęp do KSeF, może nadać go pracownikom, biuru rachunkowemu lub współpracownikom.

Ministerstwo Finansów przewidziało dwa tryby pracy Krajowego Systemu e-Faktur, online i offline. Pierwszy z nich, podstawowy, polega na wystawianiu faktur w czasie rzeczywistym. Drugi, szczególny, uwzględnia trzy możliwe procedury: tryb offline24 (wystawienie faktury bez połączenia z KSeF, np. przy chwilowych problemach z internetem – trzeba ją dosłać do systemu najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia), tryb offline (wystawienie faktury bez połączenia z KSeF, który nie działa z powodu prac serwisowych – trzeba ją dosłać do systemu najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności KSeF) oraz tryb awaryjny (wystawienie faktury bez połączenia z KSeF, który nie działa z powodu awarii ogłoszonej w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym – trzeba ją dosłać do systemu w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii). Każda faktura powinna być oznaczona kodem weryfikującym QR, dzięki któremu można sprawdzić, czy dokument znajduje się w systemie, a następnie pobrać go z KSeF. Faktury wystawione online i pierwotnie w trybie offline, ale dosłane do systemu, mają kod QR opatrzony numerem KSeF. Natomiast faktury wystawione offline, które jeszcze nie zostały dosłane do KSeF, zawierają aż dwa kody QR: pierwszy z napisem OFFLINE umożliwia dostęp do dokumentu i weryfikację danych, a drugi (generowany za pomocą certyfikatu typu 2) z napisem CERTYFIKAT pozwala na weryfikację tożsamości wystawcy.

Krajowy System e-Faktur wprowadzany jest według harmonogramu, z którym można zapoznać się na stronie przygotowanej przez resort finansów. Zgodnie z nim 1 listopada 2025 r. został uruchomiony wspomniany MCU, zaś od 15 listopada można korzystać z Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 w środowisku przedprodukcyjnym. Daje to możliwość wystawiania i otrzymywania faktur w warunkach podobnych do tych, które będą dostępne od 1 lutego 2026 r. Użytkownicy mogą testować KSeF na dwa sposoby: korzystać z fikcyjnych danych na fakturach, ale już prawdziwych danych uwierzytelniających – do tego służy najnowsza wersja Demo, lub też korzystać z fikcyjnych danych na fakturach i fikcyjnych danych uwierzytelniających – w tym przypadku należy użyć aplikacji w środowisku testowym, udostępnionym 3 listopada 2025 r. W każdym z tych przypadków wystawianie faktur nie wywołuje skutków podatkowych. Ostatnim krokiem przed startem systemu będzie uruchomienie 1 stycznia 2026 r. modułu zgłoszeń dotyczących faktur z załącznikiem na e-US.

Na stronie https://ksef.podatki.gov.pl/ znajdują się kompleksowe informacje na temat poszczególnych etapów wdrożenia, obowiązkowych czynności dla poszczególnych podmiotów, których będzie lub może dotyczyć KSeF (JDG, MŚP, duże firmy, biura rachunkowe, integratorzy, rolnicy ryczałtowi). Ministerstwo Finansów udostępniło liczne bezpłatne materiały, które mają ułatwić wdrożenie: podręczniki, broszury informacyjne, tutoriale wideo, prezentacje i nagrania ze szkoleń. Tu jednak pojawia się pytanie, czy te materiały będą wystarczające – na tyle jasne i kompleksowe, wyjaśniające każdy przypadek i wątpliwość, by firmy mogły czuć się pewnie, kiedy wejdą w nową rzeczywistość. I czy mają na to wdrożenie wystarczająco dużo czasu.

Z doniesień medialnych wynika, że wiele firm nie podchodzi do tego tematu z należytą powagą – są na bardzo wczesnym etapie przygotowań, zostawiają je na ostatnią chwilę, bo czekają na dodatkowe wytyczne, prezentują zaskakujący optymizm. Tymczasem wdrożenie KSeF rysuje się jako ogromna zmiana dla przedsiębiorstw, nie tylko w aspekcie technologicznym, ale także na poziomie organizacji i procedur. Z tego nieprzygotowania wynikają apele o kolejne odroczenie wejścia w życie tego obowiązku. W listopadzie 2025 r. wpłynęły do Sejmu dwie interpelacje w sprawie Krajowego Systemu e-Faktur. Jedna z nich sygnalizuje m.in., że jest on niestabilny i nieprzetestowany, a dla mikroprzedsiębiorców oznacza dodatkowe koszty, biurokrację i ryzyko utraty płynności. Druga dotyczy kwestii rozbieżności interpretacyjnych i niezgodności pomiędzy treścią „Podręcznika KSeF 2.0” a obowiązującymi przepisami prawa podatkowego.

KSeF budzi zastrzeżenia także w aspekcie bezpieczeństwa. Eksperci zwracają uwagę, że tak ogromna baza danych dotyczących polskiej gospodarki, w tym sektorów o znaczeniu strategicznym, stwarza wielkie ryzyko zarówno w zakresie potencjalnych cyberataków, jak i wycieku danych. Na wcześniejszych etapach prac KSeF nie był sprawdzany ani przez Wojska Obrony Cyberprzestrzeni, ani Centrum Zwalczania Cyberprzestępczości w Policji, ani NASK – Państwowy Instytut Badawczy. ABW dopiero ma przeprowadzić testy bezpieczeństwa. Jednak Centrum Informatyki Resortu Finansów uspokaja i zapowiada szeroką współpracę przy KSeF z Naukową i Akademicką Siecią Komputerową i Agencją Bezpieczeństwa Wewnętrznego. A czy zwykli użytkownicy mogą porzucić swoje obawy? Zapewne nie do końca, niemniej rok 2026 mogą potraktować jako okres oswajania się z nowym systemem. Kary pieniężne za nieprzestrzeganie przepisów o KSeF, ewentualnie błędy i niedopełnienie obowiązków będą naliczane dopiero od 1 stycznia 2027 r.