Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – czy warto go wdrożyć?

Elektroniczny obieg dokumentów staje się obecnie standardem w polskich firmach – zwłaszcza dużych, ale nie tylko. Przedsiębiorcy rezygnują z tradycyjnego obiegu papierowego na rzecz nowocześniejszych rozwiązań, które usprawniają pracę.

Dowiedz się, co to jest elektroniczny obieg dokumentów w firmie oraz jakie procesy może obejmować. Sprawdź, czym różnią się między sobą tradycyjny i elektroniczny obieg dokumentów. Poznaj główne zalety cyfrowego przepływu dokumentacji, a także najważniejsze zasady jego wdrażania w przedsiębiorstwie.

Elektroniczny obieg dokumentów – co to jest?

Elektroniczny obieg dokumentacji (EOD) to proces zarządzania dokumentami zapisanymi w wersji cyfrowej przy użyciu odpowiedniego oprogramowania. Pozwala na automatyczne tworzenie, przetwarzanie, dystrybucję, przechowywanie i archiwizację dokumentów firmowych. Mogą to być przykładowo:

• faktury kosztowe i przychodowe,
• korespondencja wychodząca oraz przychodząca,
• wnioski urlopowe,
• rozliczenia delegacji pracowników,
• umowy z pracownikami i kontrahentami,
• raporty,
• dokumentacja rekrutacyjna,
• ewidencja czasu pracy.

Informatyczny system obiegu dokumentów w firmie można zainstalować na fizycznych serwerach lub skorzystać z usługi w modelu chmury obliczeniowej SaaS. Nowoczesne programy tego typu wykorzystują innowacyjne rozwiązania technologiczne, m.in. sztuczną inteligencję, uczenie maszynowe, elektroniczne podpisy cyfrowe czy optyczne rozpoznawanie tekstu.

Dlaczego warto zastąpić tradycyjny obieg dokumentów w firmie?

Przepływ dokumentów w formie elektronicznej eliminuje wiele wad i niedogodności, jakie wiążą się z prowadzeniem dokumentacji papierowej w przedsiębiorstwie, w tym:

• wysokie ryzyko błędów ludzkich – dotyczących np. obliczeń czy pomyłek językowych,
• spore koszty finansowe – związane m.in. z koniecznością drukowania, skanowania, przechowywania oraz archiwizowania dokumentów;
• wolny przepływ informacji – prowadzenie tradycyjnej dokumentacji jest wieloetapowym i czasochłonnym procesem. Powoduje opóźnienia czasowe, związane m.in. z potrzebą ręcznego podpisywania akt, ich fizycznego dostarczania do odpowiednich działów i osób czy wysyłania pocztą;
• ryzyko zgubienia i zniszczenia dokumentów – naraża to firmę na straty finansowe oraz wizerunkowe;
• brak odpowiedniego zabezpieczenia wrażliwych danych – mogą one trafić w ręce niepowołanych osób.

Elektroniczny obieg dokumentacji – korzyści dla pracownika

Cyfrowy obieg dokumentów umożliwia wydajną pracę zdalną. Pracownik może uzyskać z dowolnego miejsca szybki dostęp do niezbędnych informacji z poziomu przeglądarki stron lub aplikacji mobilnej. Dosłownie w kilka chwil odnajdzie potrzebną dokumentację za pomocą wyszukiwarki i wbudowanych filtrów. Oszczędza swój czas, ponieważ nie musi odbierać z firmy papierowych akt ani dostarczać ich do biura.

EOD zwiększa także wydajność zatrudnionych osób. Pracują oni efektywniej, ponieważ wykonują mniej powtarzalnych, nużących i czasochłonnych czynności. Automatyzacja procesów związanych z dokumentacją pozwala w większym stopniu skupić się na kreatywnych zadaniach. Zwykle skutkuje to wzrostem satysfakcji i motywacji pracownika, a także zmniejsza ryzyko wypalenia zawodowego. Zatrudnione osoby odczuwają także mniejszy stres w pracy, ponieważ elektroniczna dokumentacja redukuje prawdopodobieństwo błędów czy zgubienia dokumentów – mogłoby to skutkować poniesieniem odpowiedzialności za narażenie pracodawcy na straty.

Cyfrowy obieg dokumentów – korzyści dla przedsiębiorcy

Elektroniczny obieg dokumentacji zapewnia wiele korzyści przedsiębiorstwu. Wyliczyć można zwłaszcza takie:

• wzrost bezpieczeństwa wrażliwych danych – można zabezpieczyć je przed dostępem dla niepowołanych osób, m.in. za pomocą nowoczesnych narzędzi do szyfrowania, autoryzacji i uwierzytelniania;
• redukcja kosztów w firmie – przedsiębiorca oszczędza na kosztach zakupu i eksploatacji drukarki i skanera, a także nie musi inwestować w szafy czy segregatory do przechowywania dokumentów;
• przyspieszenie procesów decyzyjnych i szybsze finalizowaniu umów – m.in. dlatego że nie ma fizycznej konieczności podpisywania i przemieszczania dokumentów pomiędzy różnymi działami, pracownikami i kontrahentami;
• poprawa jakości obsługi klientów – przedsiębiorstwo może znacznie szybciej zrealizować zamówienie czy przekazać interesujące konsumentów informacje;
• wzrost efektywności pracy – wprowadzenie EOD sprawia, że pracownicy wykonują obowiązki szybciej i wydajniej, co przekłada się na rozwój firmy oraz pozwala osiągać wyższe dochody;
• korzyści wizerunkowe – dzięki redukcji zużycia papieru pracownicy oraz kontrahenci mogą postrzegać firmę jako tę, która dba o środowisko naturalne i przestrzega zasad CSR;
• szybsze wdrażanie nowych pracowników – w związku z cyfrowym obiegiem dokumentów onboarding pracowniczy staje się łatwiejszy i mniej kosztowny;
• niskie ryzyko błędów i utraty dokumentów – dzięki automatycznym procedurom oraz systemom bezpieczeństwa.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie

Nie ulega wątpliwości, że cyfryzacja pozwala usprawnić obieg dokumentów w ramach danej organizacji. To także inwestycja w rozwój przedsiębiorstwa. Przed wdrożeniem EOD warto jednak przeanalizować, jak dotychczas funkcjonował tradycyjny obieg dokumentacji w firmie. Pozwoli to określić problematyczne obszary, które wymagają automatyzacji w pierwszej kolejności. Zazwyczaj najlepsze efekty przynosi ich stopniowe wdrażanie. Niezbędnym etapem jest także digitalizacja papierowych dokumentów. Warto również rozważyć integrację elektronicznego obiegu z innymi programami, np. systemem CRM.

Ważnym etapem wdrażania cyfrowego obiegu dokumentacji jest zaangażowanie pracowników w ten proces, m.in. poprzez szkolenia, testy, przypisanie poziomów dostępu do dokumentów, a także wyznaczenie kierownika projektu. Przedsiębiorca powinien też pamiętać o systematycznym monitorowaniu i optymalizacji elektronicznego obiegu dokumentacji. Warto na bieżąco dostosowywać system EOD do zmieniającej się sytuacji firmy, jej potrzeb oraz planów rozwojowych.