Dlaczego warto zainwestować w automatyzację procesów w swojej firmie?

Automatyzacja procesów biznesowych to jeden ze sposobów na zwiększenie wydajności i optymalizację kosztów w przedsiębiorstwie. Jej wdrożenie wymaga starannego zaplanowania, testowania i udoskonalania, aby w jak największym stopniu odpowiadała potrzebom firmy.

W artykule wyjaśniamy, co to jest automatyzacja procesów. Podpowiadamy, w jakich obszarach może być wykorzystana i jak zacząć wprowadzać ją w swojej firmie. Wskazujemy również związane z nią zalety oraz potencjalne wady.

Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?

Automatyzacja procesów to zastąpienie pracy wykonywanej dotychczas przez zatrudnione osoby wykorzystaniem do tego samego celu maszyn lub oprogramowania komputerowego. Automatyzacja dotyczy czasochłonnych i powtarzalnych zadań, które nie muszą być realizowane przez człowieka. Dane rozwiązanie technologiczne wykonuje pracę w sposób całkowicie samodzielny.

Jednym z rodzajów automatyzacji procesów biznesowych jest robotyzacja. Firmowe zadania są w tym przypadku realizowane przez zaawansowane technologicznie roboty programowe, które imitują ludzką pracę. Są w stanie wykorzystywać dane z różnych systemów.

Jak zacząć wprowadzać automatyzację w swojej firmie?

Automatyzacja procesów biznesowych powinna być starannie zaplanowana, a jej wdrożenie poprzedzone testami i szkoleniem.

Analiza procesów firmowych i wskazanie celów automatyzacji

W pierwszej kolejności warto przeanalizować wszystkie procesy w przedsiębiorstwie i wyodrębnić te spośród nich, które wymagają automatyzacji. Można zadać sobie następujące pytania:

• Które zadania nie wymagają kreatywności, wiedzy merytorycznej i doświadczenia?
• W którym obszarze działalności najczęściej dochodzi do błędów?
• Które powtarzalne procesy są najbardziej czasochłonne i kosztowne?
• Optymalizacja jakich zadań przyniesie firmie największe korzyści biznesowe?

Do analizy warto włączyć zatrudnionych pracowników – poinformować ich o planach automatyzacji, uświadomić korzyści z jej wdrożenia, a także zapytać, które obszary w ich opinii wymagają zautomatyzowania. Następnym krokiem jest określenie celów automatyzacji – powinny być one konkretne, mierzalne, realistyczne, określone w czasie oraz istotne dla rozwoju firmy.

Wybór narzędzi do automatyzacji i ich konfiguracja

Po wykonaniu analizy i określeniu celów, przychodzi pora na wybór dostawcy narzędzi do automatyzacji. Najczęściej wykorzystuje się systemy CRM oraz ERP. Program CRM pozwala zautomatyzować proces obsługi klientów, a ERP usprawnia zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa. Narzędzie powinno być odpowiednio skonfigurowane, z uwzględnieniem specyficznych potrzeb danej organizacji.

Szkolenie dla pracowników

Pracownicy powinni mieć możliwość dokładnego zapoznania się z funkcjami i sposobem obsługi wdrażanego systemu. W tym celu warto zorganizować dla nich szkolenia.

Testy i wdrożenie systemu

Testy nowego rozwiązania technologicznego powinny wykrywać potencjalne błędy techniczne, a także sprawdzać, czy system jest łatwy w obsłudze i zrozumiały dla pracowników.

Automatyzacja procesów – dlaczego warto?

Z automatyzacją procesów biznesowych wiąże się wiele potencjalnych zalet i korzyści. Opisujemy krótko najważniejsze z nich.

Większa wydajność pracy

Optymalizacja procesów produkcyjnych przyczynia się do przyspieszenia pracy oraz wzrostu jej produktywności. Maszyny i programy komputerowe mogą pracować bez przerw przez długi czas z tą samą intensywnością oraz dokładnością. W porównaniu do pracy wykonywanej przez człowieka, wydajność nie spada na skutek zmęczenia, rozkojarzenia, stresu w pracy czy wypalenia zawodowego.

Redukcja kosztów

Automatyzacja pozwala zmniejszyć ponoszone przez firmę stałe koszty, ponieważ utrzymanie systemu jest tańsze niż wynagrodzenia dla zatrudnionych osób. Optymalizacja kosztów wiąże się również z brakiem konieczności prowadzenia rekrutacji na dane stanowisko – przedsiębiorca unika negatywnych skutków dużej rotacji pracowników.

Wzrost satysfakcji pracowników

Dzięki automatyzacji zatrudnieni nie muszą wykonywać powtarzalnych czynności, które zwykle są żmudne i czasochłonne. Mogą poświęcić swój czas na realizację kreatywnych zadań, wymagających doświadczenia, wiedzy czy odpowiednich kwalifikacji. Najczęściej przyczynia się to do wzrostu zadowolenia z wykonywanej pracy.

Minimalizacja ryzyka popełniania błędów

Automatyzacja procesów pozwala uniknąć popełniania błędów, spowodowanych np. zmęczeniem, stresem, rozkojarzeniem czy brakiem odpowiedniej wiedzy i doświadczenia. Niektóre pomyłki mogą narażać pracowników na niebezpieczeństwo, a także narażać firmę na koszty.

Wzrost zysków ze sprzedaży

Automatyzacja procesów sprzedaży i obsługi klientów pozwala poprawić wyniki sprzedażowe, a w efekcie zwiększyć przychody firmy.

Możliwość skalowania biznesu

Dzięki automatyzacji firma może rozszerzyć skalę swojego działania, np. poprzez oferowanie dodatkowych produktów i usług czy wejść na nowe rynki zbytu. Skalowanie biznesu będzie możliwe, ponieważ zautomatyzowane procesy realizuje się szybciej i wydajniej.

Obszary automatyzacji procesów

Automatyzacja procesów biznesowych może być wykorzystywana we wszystkich obszarach pracy, które nie wymagają dużej kreatywności i elastyczności.

HR, kadry i płace

Zautomatyzować można m.in. procesy rekrutacyjne, sporządzanie i przedłużanie umów oraz innych dokumentów, tworzenie list wynagrodzeń czy przesyłanie informacji do ZUS, urzędu skarbowego lub innych instytucji. Automatyzacja usprawnia również onboarding pracowników.

Obsługa klientów

Nowoczesne technologie umożliwiają m.in. automatyczne przygotowywanie ofert, przyjmowanie zamówień i reklamacji czy udzielanie odpowiedzi na zapytania klientów. Ich obsługa może być realizowana z wykorzystaniem asystenta głosowego lub chatbota.

Produkcja i przemysł

Automatyzacja procesów przemysłowych pozwala zwiększyć efektywność produkcji, a zarazem zmniejszyć częstotliwość popełnianych błędów i występowania niebezpiecznych zdarzeń w miejscu pracy. Sprzyja również efektywnemu zarządzaniu procesami produkcyjnymi.

Marketing

Wykorzystanie nowoczesnych technologii w marketingu umożliwia m.in. automatyczne pozyskiwanie leadów, wysyłanie powiadomień o promocjach i rabatach, przypominanie o porzuconych koszykach czy przeprowadzanie ankietowych badań opinii. Automatyzacja procesów sprzedaży ułatwia także personalizowanie przekazu marketingowego.

Logistyka i magazynowanie

W branży TSL zastosowanie znajdują zwłaszcza systemy telematyczne, które służą do zdalnego przekazywania danych pomiędzy urządzeniami. Dzięki systemom automatyzacyjnym można skrócić czas dostaw, wyeliminować puste przebiegi czy zoptymalizować wykorzystanie przestrzeni magazynowej. Automatyzacja procesów logistycznych, transportowych i magazynowych usprawnia m.in.:

• przygotowywanie ładunków do wysyłki,
• zarządzanie magazynem,
• monitorowanie stanu zapasów i kontrolę ich jakości,
• przyjmowanie towarów,
• raportowanie,
• sporządzanie niezbędnej dokumentacji.

Księgowość i finanse

Automatyzacja procesów księgowych może dotyczyć m.in. wystawiania, księgowania, monitorowania i autoryzowania faktur. Za pomocą odpowiednich programów przedsiębiorca może również przygotowywać automatyczne sprawozdania finansowe i raporty, rozliczać należności czy prowadzić windykację.

Czy z automatyzacją wiążą się jakieś wady?

Automatyzacja procesów biznesowych może być kosztownym przedsięwzięciem – trzeba wziąć pod uwagę zarówno koszty wdrożenia systemu, jak i szkolenia pracowników. Jeśli przedsiębiorca nie chce zamrażać jednorazowo sporego kapitału, może zdecydować się na leasing sprzętu IT (m.in. nowych komputerów i oprogramowania) lub maszyn.

Pracownicy często są niechętnie nastawieni do wdrażania nowych technologii – np. z obawy przed ich skomplikowaną obsługą, której nauka bywa czasochłonna. Niektóre osoby mogą się także obawiać zwolnienia z pracy.

Inna wada wiążę się z tym, że systemy automatyzacji procesów działają w sposób schematyczny. Dlatego sprawdzają się jedynie do powtarzalnych zadań, które nie wymagają kreatywności, intuicji ani elastycznego podejścia. Trzeba również wziąć pod uwagę ryzyko przestojów w działalności, np. na skutek awarii sprzętu, ataku hakerskiego czy przerwy w dostawie internetu.