Delegacja krajowa i zagraniczna – co przysługuje pracownikom?

Pracownicy zatrudnieni w Polsce mogą liczyć na pokrycie niezbędnych wydatków poniesionych w ramach krajowej lub zagranicznej podróży służbowej. Muszą jednak pamiętać o określonych limitach oraz odpowiednio udokumentować poniesione podczas delegacji koszty.

Delegacja a oddelegowanie – definicje

Delegacja nie jest pojęciem tożsamym z oddelegowaniem pracownika. O delegacji mówimy wtedy, gdy pracownik udaje się w podróż służbową poza miejscowość siedziby przedsiębiorstwa lub swojego stałego miejsca pracy. Polecenie wyjazdu służbowego wydaje pracodawca, a jego forma oraz treść mogą być dowolne. Zachowanie formy pisemnej ułatwia jednak przedsiębiorcy późniejsze rozliczenie podróży służbowej. Delegacja jest więc zmianą miejsca wykonywania obowiązków służbowych o charakterze okazjonalnym i tymczasowym. Po jej zakończeniu, podwładny wraca więc do dotychczasowego miejsca świadczenia stosunku pracy.

Oddelegowanie pracownika jest natomiast stałą zmianą miejsca zatrudnienia, którą należy uwzględnić w treści umowy o pracę. W odróżnieniu od wyjazdu służbowego, oddelegowanie nie musi nastąpić na skutek polecenia pracodawcy – może również wynikać z inicjatywy samego pracownika.

Zasady ustalania limitów zwrotu kosztów oraz diet pracowniczych

Pracodawcy wysyłający swoich pracowników na delegację powinni stosować się do zasad zapisanych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku. Dokument ten zawiera m.in. limity zwrotu kosztów, obowiązujące zarówno w przypadku delegacji krajowych oraz zagranicznych. Dotyczą one pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej. Prywatni pracodawcy nie muszą ściśle stosować się do zasad zawartych w rozporządzeniu. Mają możliwość samodzielnego ustalania limitów zwrotów, jednak nie mogą być one mniej korzystne niż obowiązujące dla pracowników sektora publicznego. Przyjęte regulacje powinny zostać wpisane w regulaminie wynagradzania, postanowieniach układu zbiorowego lub w umowie o pracę.

Dieta podczas delegacji

Pracownikom przebywającym na delegacji przysługuje zwrot kosztów wyżywienia. Za czas odbywania podróży służbowej naliczana jest dieta, która może być wypłacana w całości lub częściowo. Pełna dieta podczas delegacji krajowej wynosi 30 złotych za każdą dobę. Przysługuje ona pod warunkiem, że podwładny spędził na delegacji nie mniej niż 12 godzin w ciągu jednej doby. Jeżeli delegacja trwała od 8 do 12 godzin, wtedy można ubiegać się o połowę diety, czyli 15 złotych. Jeśli zaś łączny czas delegacji był krótszy niż 8 godzin, wtedy nie przysługuje żadna dieta. Podobna sytuacja występuje wtedy, gdy pracodawca zapewni zatrudnionemu 3 bezpłatne posiłki w ciągu doby. Natomiast w przypadku zagwarantowania częściowego wyżywienia, dieta zostaje odpowiednio zmniejszona. Obiad obniża ją o 50%, śniadanie o 25%, a kolacja również o 25%.

Jeżeli delegacja krajowa trwa dłużej niż jeden dzień, wówczas za każdą kolejną dobę naliczana jest dieta w pełnej wysokości. Będzie tak również w sytuacji, gdy nie minęła jeszcze pełna doba, lecz przeszło 8 godzin. Jeśli natomiast podróż służbowa zakończy się przed upływem 8 godzin danej doby, wtedy pracownikowi należy się 50% krajowej diety.

Pełna wysokość diety podczas delegacji zagranicznej jest uzależniona od stawek obowiązujących w danym kraju – można je znaleźć w załączniku do rozporządzenia. Pracownik otrzymuje pełną dietę pod warunkiem, że podróż służbowa za granicę trwała ponad 12 godzin. Jeśli minęło od 8 do 12 godzin, wtedy przysługuje 50% diety, a do 8 godzin 1/3 pełnej wartości. Zatrudniony może liczyć na 25% kwoty diety w przypadku, jeżeli pracodawca finansuje mu całodobowe wyżywienie. Zapewnienie śniadania obniża dietę o 15%, obiadu o 30%, a kolacji także o 30%.

Pokrycie kosztów podróży służbowej

Zarówno w przypadku delegacji zagranicznej, jak i krajowej, to przedsiębiorca wskazuje swojemu podwładnemu rodzaj środka transportu oraz jego klasę. Jeżeli pracownik bez zgody pracodawcy odbędzie podróż w inny niż wybrany sposób, wtedy może utracić prawo do uzyskania zwrotu wydatków. Pracodawca nie ma prawa narzucić zatrudnionej osobie, aby udała się na delegację prywatnym autem. Jest to możliwe jedynie za zgodą pracownika. Do przełożonego należy również obowiązek wskazania miejsca rozpoczęcia oraz zakończenia podróży służbowej.

Pracownikowi przysługuje zwrot całości wydatków związanych z przejazdem do miejsca docelowego delegacji. Powinien w tym celu odpowiednio udokumentować poniesione koszty. Może również liczyć na pokrycie dodatkowych wydatków, które zostaną uznane przez pracodawcę za niezbędne. Można do nich zaliczyć m.in. opłaty za korzystanie z autostrad, za bagaż, miejscówkę czy parking.

Komunikacja miejscowa

Pracownik przebywający na delegacji ma także możliwość odzyskania wydatków poniesionych na miejscu w związku z dojazdami. W przypadku delegacji krajowej, zatrudnionemu przysługuje zwrot poniesionych kosztów na podstawie okazanych faktur, rachunków i biletów. Jeżeli jednak ich nie zgromadził, wtedy ma prawo do otrzymania za każdą dobę ryczałtowej kwoty 6 zł (20% diety) za dojazdy środkami komunikacji miejscowej.

Pracownikowi podczas delegacji zagranicznej również przysługuje ryczałt za każdy dzień komunikacji miejscowej. Wynosi on 10% pełnej diety w docelowym kraju za każdą rozpoczętą dobę. Zatrudniony nie będzie miał prawa do otrzymania zwrotu, jeżeli nie podejmował takich podróży lub przemieszczał się samochodem, motorowerem bądź motocyklem. Ryczałt nie przysługuje ponadto w sytuacji, kiedy koszty dojazdu finansuje pracownikowi jego pracodawca. 

Zatrudniony przebywający na delegacji zagranicznej może ponadto otrzymać zwrot wydatków w związku z przejazdem z/do dworca, portu lub lotniska do/z miejsca noclegowego. Przysługująca kwota odpowiada wartości jednej zagranicznej diety. W przypadku ponoszenia przez podwładnego kosztów dojazdu jedynie w jedną stronę, ma on prawo do ryczałtu w wysokości 50% diety.

Zwrot wydatków za noclegi

Osoba przebywająca na delegacji krajowej może także otrzymać zwrot wydatków za noclegi. Jeżeli nie jest w stanie udokumentować poniesionych kosztów, wtedy przysługuje ryczałt w wysokości 45 złotych. Można go uwzględnić pod warunkiem, że pracodawca nie finansuje noclegu i trwa on nie krócej niż 6 godzin (między 21:00 a 7:00).

Na podstawie faktur i rachunków pracownik ma również prawo odzyskać wydatki na noclegi podczas delegacji zagranicznej. W przypadku każdego z krajów obowiązuje określony limit zwrotu. Jeśli pracodawca nie finansuje noclegu, a pracownik nie zebrał stosownej dokumentacji, wtedy przysługuje ryczałt w kwocie 25% limitu noclegowego.

Delegacja a zaliczka

Pracownik może otrzymać zaliczkę na planowane wydatki podczas podróży służbowej. W przypadku delegacji zagranicznej, jest ona wypłacana zwykle w walucie państwa docelowego. Za zgodą pracownika istnieje również możliwość wypłaty w złotówkach, według średniego kursu NBP w dniu przekazania zaliczki.

Rozliczenie delegacji

Osoba przebywająca na delegacji ma obowiązek rozliczenia wszystkich wydatków w terminie do 14 dni od powrotu z podróży służbowej. Uzyskane diety, do wysokości limitu, są zwolnione z podatku dochodowego i nie powodują zwiększenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne pracownika. Do rozliczenia należy dołączyć wszelkie dowody poniesionych wydatków. 

Co ważne, pracodawca ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych z podróżą służbową podwładnych.