Wirtualne biuro – co to jest i jakie firmy z niego korzystają?

Każdy przedsiębiorca ma obowiązek zarejestrować swoją firmę pod fizycznym adresem. Nie musi być to jednak miejsce, w którym na co dzień przyjmuje klientów, wykonuje usługi czy prowadzi inne działania biznesowe. Może też wybrać wirtualny adres dla firmy.

Sprawdź, czym jest wirtualne biuro, jak działa oraz jakie może świadczyć usługi. Poznaj najważniejsze zalety i wady takiego rozwiązania, a także przybliżone koszty z nim związane. Dowiedz się również, w jakich sytuacjach wirtualny adres firmy będzie korzystniejszą opcją niż wynajęcie biura tradycyjnego.

Czy każda firma potrzebuje biura?

Każda firma powinna mieć siedzibę, czyli adres, pod którym jest zarejestrowana. Nie zawsze potrzebuje jednak stacjonarnego biura. Przedsiębiorca może wskazać przy zakładaniu działalności gospodarczej adres wirtualny lub biuro coworkingowe – pod warunkiem że taka siedziba odpowiada skali i charakterowi prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa.

Wirtualne biuro – co to jest?

Przedsiębiorca może skorzystać z usługi outsourcingu, którą świadczy wirtualne biuro. Jak to działa? W ramach umowy właściciel firmy wynajmuje wirtualny adres, pod którym rejestruje własną działalność gospodarczą. Pracownicy e-biura na bieżąco odbierają kierowaną do niego papierową korespondencję i powiadamiają o jej otrzymaniu. Można także dobrać w pakiecie dodatkowe usługi z zakresu obsługi biurowej.

Wirtualna siedziba firmy – zalety dla przedsiębiorcy

Korzystanie z wirtualnego biura wiąże się z wieloma zaletami i korzyściami. Poznaj najważniejsze z nich:

• rejestracja firmy pod prestiżowym adresem – możesz wybrać wirtualny adres w atrakcyjnej lokalizacji, np. w biznesowej dzielnicy Warszawy czy innego dużego miasta. Pomoże Ci to budować profesjonalny wizerunek swojej firmy;
• oszczędność finansowa – redukcja kosztów jest możliwa m.in. dzięki temu, że nie trzeba wynajmować tradycyjnego biura, ponosić opłat za media, zatrudniać pracowników do obsługi biura (np. sekretarki), a także kupować mebli czy sprzętu biurowego;
• dodatkowe usługi – oprócz obsługi korespondencji wirtualne biura oferują w swoich pakietach m.in. możliwość korzystania z przestrzeni coworkingowej i sali konferencyjnej, obsługę sekretarską, wsparcie w rejestracji firmy, usługi księgowe, prawne i reklamowe, a także elektroniczny obieg dokumentów;
• ochrona prywatności – jeśli prowadzisz biznes w domu, nie musisz ujawniać swojego prywatnego adresu w publicznych rejestrach. Unikniesz też ewentualnej kontroli z urzędu skarbowego w Twoim miejscu zamieszkania;
• możliwość budowania sieci kontaktów – w przypadku, gdy będziesz pracować w przestrzeni coworkingowej wirtualnego biura. Pamiętaj, że networking jest kluczem do sukcesu w biznesie.

Wirtualne biuro firmy – jakie wiążą się z nim wady?

Zarejestrowanie działalności pod adresem wirtualnego biura nie zawsze jest idealnym rozwiązaniem. Wiążą się z nim pewne wady, w tym zwłaszcza:

• potencjalny problem z rejestracją do VAT – zdarzały się sytuacje odmowy przez niektóre urzędy skarbowe zarejestrowania firmy do VAT pod adresem wirtualnego biura;
• zwiększone ryzyko kontroli z urzędu skarbowego – urzędnicy mogą mieć ograniczone zaufanie do firmy z wirtualną siedzibą;
• ryzyko kradzieży wrażliwych danych – dokumenty dostarczane na adres wirtualnego biura mogą przejąć np. nieuczciwi pracownicy czy konkurencja;
• wiele firm zarejestrowanych pod tym samym adresem – może to wpłynąć negatywnie na zaufanie ze strony kontrahentów, a także uniemożliwić rezerwację sali konferencyjnej czy biura coworkingowego w dogodnych dla przedsiębiorcy godzinach;
• opóźnienia w przekazywaniu informacji – pilna korespondencja może nie dotrzeć do Ciebie na czas, np. z powodu przeciążenia wirtualnego biura. Naraża to na różne problemy, w tym utratę ważnych kontrahentów.

Kiedy firma nie potrzebuje tradycyjnego biura i wystarczy jej biuro wirtualne?

Istnieje wiele sytuacji, kiedy warto rozważyć rezygnację z tradycyjnego biura i zarejestrować firmę pod wirtualnym adresem.

Jednoosobowa działalność gospodarcza

Wirtualne biuro może być korzystnym rozwiązaniem dla małych firm w formie jednoosobowej działalności gospodarczej. Przedsiębiorca znacząco ogranicza dzięki temu koszty prowadzenia firmy, co jest istotne zwłaszcza dla nowych firm, w tym innowacyjnych start-upów. Wirtualny adres biura sprawdza się w przypadku, gdy ze względu na charakter działalności nie musisz regularnie przyjmować kontrahentów w siedzibie firmy.

Praca jako freelancer

Jeśli pracujesz w domu jako freelancer (np. programista, copywriter, tłumacz czy grafik), nie musisz udostępniać publicznie swojego miejsca zamieszkania. Zarejestruj firmę pod wirtualnym adresem w prestiżowej lokalizacji, dzięki czemu zachowasz prywatność, a jednocześnie zyskasz pod względem wizerunkowym. Wirtualne biuro to również dobre rozwiązanie dla osób, które wykonują zlecenia w wynajmowanym mieszkaniu.

Firma, która pracuje w trybie całkowicie zdalnym

Przejście firmy na tryb całkowicie zdalnej pracy w niektórych branżach (np. IT) jest możliwe i coraz częściej praktykowane. Rezygnacja z wynajmowania stacjonarnego biura z obsługą na rzecz biura wirtualnego pozwala zoptymalizować koszty prowadzenia działalności.

Działalności o mobilnym charakterze

Niektóre osoby prowadzą działalność w różnych miejscach w kraju i na świecie – np. szkoleniowcy, trenerzy personalni, taksówkarze czy cyfrowi nomadzi. Stacjonarne biuro nie jest im do niczego potrzebne.

Firma z główną siedzibą za granicą

Wirtualne biuro to również dobry pomysł dla firm zagranicznych, które chcą wejść na rynek w kolejnym kraju. Zarejestrowanie wirtualnego adresu w danym miejscu pomoże im zdobyć zaufanie nowych klientów.

Ile kosztuje wirtualne biuro?

Nie musisz ponosić dużych wydatków za wirtualne biuro dla Twojej firmy. Koszt zależy zwłaszcza od zakresu usług, prestiżu lokalizacji, a także standardu i wyposażenia budynku, który znajduje się pod adresem e-biura. Usługa w podstawowym zakresie (udostępnienie adresu i odbiór korespondencji) zazwyczaj kosztuje kilkadziesiąt złotych miesięcznie. Jeśli przedsiębiorca wybierze rozszerzony pakiet, wtedy koszt może wynieść kilkaset złotych. Niektóre biura wirtualne przyznają rabaty za płatność z góry, np. za cały rok.