Podstawowe koszty‌ ‌prowadzenia‌ ‌działalności‌ ‌gospodarczej‌ – ile wynoszą w 2026 roku?

Własna firma to marzenie wielu osób, które chcą osiągnąć niezależność i wysokie zarobki. Planujesz założyć działalność gospodarczą? Pamiętaj, że wiąże się to ze sporą odpowiedzialnością oraz koniecznością ponoszenia stałych wydatków – nawet gdy nie zatrudniasz pracowników i prowadzisz działalność jednoosobową.

W artykule przedstawiamy podstawowe stałe koszty prowadzenia działalności gospodarczej, uwzględniając składkę zdrowotną i składki ZUS na 2026 rok. Omawiamy także pozostałe koszty, które ponoszą właściciele firm oraz podpowiadamy, w jaki sposób można je zrefundować.

Działalność gospodarcza – koszty ubezpieczenia w ZUS

Rozpoczęcie działalności gospodarczej wymaga tego, aby wcześniej zapoznać się z kosztami. Przyszły przedsiębiorca przed założeniem własnej firmy musi wiedzieć, że bieżące koszty prowadzonej działalności gospodarczej to m.in. składki na ubezpieczenie społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne.

Ile wynosi składka zdrowotna w 2026 roku?

W nadchodzącym roku składkowym (od 1 lutego 2026 r. do 31 stycznia 2027 r.) przedsiębiorca opłaca składkę w wysokości 9% pełnego minimalnego wynagrodzenia (wcześniej liczono ją od 75% minimalnego wynagrodzenia). Oznacza to, że od lutego 2026 składka zdrowotna nie może być niższa od kwoty 432,54 zł.

Ile wynoszą składki na ubezpieczenia społeczne w 2026 roku?

Pozostałe zobowiązania Twojej działalności gospodarczej wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych są obliczane z uwzględnieniem podstawy wynoszącej 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Przedsiębiorca będący na tzw. dużym ZUS-ie w 2026 roku opłaca składki ubezpieczenia w następującej wysokości:

• emerytalne: 1103,27 zł,
• rentowe: 452,16 zł,
• wypadkowe: 94,39 zł,
• chorobowe (dobrowolne): 138,47 zł,
• Fundusz Pracy: 138,47 zł.

Pomijając składkę zdrowotną, miesięczne koszty ZUS przy prowadzeniu własnej działalności gospodarczej wynoszą więc 1788,29 zł bez ubezpieczenia chorobowego oraz 1926,76 zł z jego uwzględnieniem. Pełne składki ZUS, wliczając w to minimalną składkę zdrowotną, wyniosą zatem co najmniej 2359,30 zł.

Koszty działalności gospodarczej – jakie są ulgi dla początkujących przedsiębiorców?

Przedsiębiorcy rozpoczynający prowadzenie własnej firmy mogą, przy spełnieniu określonych warunków, skorzystać z ulg w opłacaniu składek na ubezpieczenie społeczne – „Ulgi na start” (przez 6 miesięcy), preferencyjnych składek ZUS (przez 24 miesiące) oraz ulgi „Mały ZUS Plus” (przez 3 lata w ciągu 5 lat prowadzenia firmy).

Własna działalność – koszty księgowości

Najtańszym rozwiązaniem dla osób, które mają własną działalność gospodarczą, jest samodzielne prowadzenie księgowości. Jednak przedsiębiorca ponosi w tym przypadku spore ryzyko popełnienia błędów. Jeśli zdecyduje się skorzystać z programu online do księgowania, będzie musiał się liczyć z miesięcznym kosztem w okolicach kilkudziesięciu złotych. Bezpieczniejsze wyjście polega na nawiązaniu współpracy ze stacjonarnym lub internetowym biurem rachunkowym – koszt wyniesie wtedy od około 200 zł miesięcznie. Największe wydatki wiążą się z zatrudnieniem księgowego na etacie.

Czynsz za lokal oraz media

Koszty stałe prowadzenia działalności gospodarczej dotyczą również siedziby firmy. Jeżeli przedsiębiorca nie dysponuje własnym lokalem, będzie opłacać czynsz za wynajem. Do stałych kosztów zaliczają się także opłaty za media – wodę, energię elektryczną czy ogrzewanie, a także internet oraz telefon. Alternatywą jest wirtualne biuro, które pozwala obniżyć koszty, choć dotyczy to głównie firm pracujących w 100% zdalnie oraz freelancerów i osób, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą.

Raty leasingowe lub kredytowe

Kolejne stałe koszty prowadzenia działalności gospodarczej to raty kredytu oraz leasingu. Firmy często decydują się finansować w ten sposób takie środki trwałe, jak samochody osobowe, dostawcze lub ciężarowe, maszyny produkcyjne, urządzenia biurowe czy sprzęt komputerowy. Dzięki temu nie muszą wydawać sporej gotówki na inwestycje, a tym samym zamrażać środków. W leasingu można sfinansować określone przedmioty nawet bez opłaty wstępnej.

Koszty marketingu

Aby dotrzeć ze swoją ofertą do klientów, należy przeznaczyć pewne środki na działania marketingowe. Jeśli firma chce zaistnieć w internecie, powinna rozważyć własną stronę internetową. Do stałych wydatków związanych z obecnością online zalicza się opłatę za utrzymanie domeny oraz usługę hostingową, a także pozycjonowanie strony, płatną reklamę w wyszukiwarce Google czy social media. Reklamować można się również w tradycyjny sposób, np. za pomocą plakatów, ulotek, wizytówek, billboardów, reklamy radiowej czy telewizyjnej.

Koszty ubezpieczenia i eksploatacji samochodu

Większość firm w ramach prowadzonej działalności używa samochodów. Trzeba wtedy opłacać polisę ubezpieczeniową oraz ponosić bieżące koszty eksploatacji pojazdu, m.in. przeglądów technicznych, serwisowania, wymiany opon, płynów i wycieraczek, zakupu paliwa, a także korzystania z autostrad czy automyjni.

Zatrudnianie i szkolenie pracowników

Jeśli nie jest to jednoosobowa działalność gospodarcza, koszty prowadzenia firmy uwzględniają też rekrutację, zatrudnienie oraz szkolenia pracowników. Trzeba zapłacić m.in. za opublikowanie ogłoszeń z ofertami pracy, szkolenia BHP, badania okresowe, a także szkolenia podnoszące kwalifikacje zawodowe pracowników oraz doskonalące ich kompetencje miękkie.

Ile kosztuje zatrudnienie pracownika w 2026 roku?

Przedsiębiorca w ramach umowy o pracę jest zobowiązany wypłacać co najmniej kwotę minimalnej pensji, która od 1 stycznia 2026 roku wynosi 4806 zł brutto. Łączny koszt pracodawcy będzie jednak w tym przypadku znacznie wyższy i wyniesie 5790,28 zł. Wydatki związane z zatrudnieniem mogą zostać także zwiększone przez wpłaty na PPK czy finansowanie podróży służbowych.

Jak zrefundować koszty prowadzenia działalności gospodarczej?

Na koszty prowadzenia firmy można uzyskać dofinansowanie. Przedstawiamy przykładowe możliwości wsparcia.

Refundacja kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy

Jest to forma pomocy finansowej udzielanej przedsiębiorcom przez powiatowe urzędy pracy. Można otrzymać refundację kosztów w związku z zatrudnieniem na nowym (wyposażonym lub doposażonym) stanowisku pracy osoby zarejestrowanej jako bezrobotna lub poszukująca pracy. Z takim pracownikiem należy zawrzeć umowę o pracę w pełnym wymiarze i zachować co najmniej 2-letni okres zatrudnienia. Wniosek powinien zostać złożony jeszcze przed nawiązaniem stosunku pracy. Kwota refundacji wyniesie maksymalnie 6-krotność przeciętnego wynagrodzenia. Uzyskane środki można wydać m.in. na zakup maszyn, urządzeń i innych środków trwałych.

Dofinansowanie kosztów szkoleń pracowników

Pracodawca może również ubiegać się o dofinansowanie kosztów szkoleń pracowników. Wsparcie takie jest udzielane przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości (do 80% poniesionych wydatków), PFRON (do 70% kosztów) oraz powiatowe urzędy pracy ze środków Krajowego Funduszu Szkoleniowego (do 100% wydatków).

Interesuje Cię dofinansowanie części kosztów prowadzenia działalności gospodarczej? Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, przeczytaj nasze artykuły o dostępnych dofinansowaniach na otwarcie i rozwój firmy oraz nowoczesnych źródłach finansowania przedsiębiorstw.