Podstawowe koszty‌ ‌prowadzenia‌ ‌działalności‌ ‌gospodarczej‌ – ile wynoszą?

Własna firma to marzenie wielu osób, które chcą osiągnąć niezależność i wysokie zarobki. Założenie działalności gospodarczej i jej prowadzenie wiążą się zarazem ze sporą odpowiedzialnością oraz koniecznością ponoszenia stałych wydatków – nawet gdy nie zatrudniasz pracowników i prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą.

W artykule przedstawiamy podstawowe stałe koszty prowadzenia działalności gospodarczej, uwzględniając składkę zdrowotną i składki ZUS na 2025 rok. Omawiamy także pozostałe koszty, które ponoszą właściciele firm oraz podpowiadamy, w jaki sposób można je zrefundować.

Działalność gospodarcza – koszty ubezpieczenia w ZUS

Rozpoczęcie działalności gospodarczej wymaga wcześniejszego zapoznania się z tematem kosztów. Przyszły przedsiębiorca przed założeniem własnej firmy musi wiedzieć, że bieżące koszty prowadzonej działalności gospodarczej to m.in. składki na ubezpieczenie społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne.

Składka zdrowotna 2025

Podstawa wymiaru składki zdrowotnej stanowi w tym roku składkowym (od 1 lutego 2025 r. do 31 stycznia 2026 r.) nie może być niższa od kwoty 75% minimalnego wynagrodzenia. Przedsiębiorca opłaca składkę w wysokości 9% podstawy wymiaru. Od lutego 2025 składka zdrowotna nie może być niższa od kwoty 314,96 zł.

Ubezpieczenia społeczne 2025

Pozostałe zobowiązania Twojej działalności gospodarczej wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych są obliczane z uwzględnieniem podstawy wynoszącej 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Przedsiębiorca będący na tzw. dużym ZUS-ie w 2025 roku opłaca składki ubezpieczenia w następującej wysokości:

• emerytalne: 1015,78 zł,
• rentowe: 416,30 zł,
• wypadkowe: 86,90 zł,
• chorobowe (dobrowolne): 127,49 zł,
• Fundusz Pracy (FP) i Fundusz Solidarnościowy (FS): 127,49 zł.

Pomijając składkę zdrowotną, miesięczne koszty ZUS przy prowadzeniu własnej działalności gospodarczej wynoszą więc 1646,47 zł bez ubezpieczenia chorobowego oraz 1773,96 zł z jego uwzględnieniem. Pełne składki ZUS, wliczając w to minimalną składkę zdrowotną, wyniosą zatem co najmniej 2088,92 zł.

Koszty działalności gospodarczej a ulgi dla początkujących przedsiębiorców

Przedsiębiorcy rozpoczynający prowadzenie własnej firmy mogą, przy spełnieniu określonych warunków, skorzystać z ulg w opłacaniu składek na ubezpieczenie społeczne – „Ulgi na start” (przez 6 miesięcy), preferencyjnych składek ZUS (przez 24 miesiące) oraz ulgi „Mały ZUS Plus” (przez trzy lata w ciągu 5 lat prowadzenia firmy).

Własna działalność – koszty księgowości

Najtańszym rozwiązaniem dla osób, które mają własną działalność gospodarczą, jest samodzielne prowadzenie księgowości. Jednak przedsiębiorca ponosi w tym przypadku spore ryzyko popełnienia błędów. Jeśli zdecyduje się skorzystać z programu online do księgowania, będzie musiał się liczyć z miesięcznym kosztem w okolicach kilkudziesięciu złotych. Bezpieczniejsze wyjście polega na nawiązaniu współpracy ze stacjonarnym lub internetowym biurem rachunkowym – koszt wyniesie wtedy około 200 złotych miesięcznie. Największe wydatki wiążą się z zatrudnieniem księgowego na etacie.

Czynsz za lokal oraz media

Koszty stałe prowadzenia działalności gospodarczej wynikają również z konieczności utworzenia siedziby firmy. Jeżeli przedsiębiorca nie dysponuje własnym lokalem, wtedy musi liczyć się z opłacaniem czynszu za wynajem. Do stałych kosztów zaliczają się także opłaty za media – wodę, energię elektryczną czy ogrzewanie, a także internet oraz telefon. Alternatywą jest wirtualne biuro, które pozwala obniżyć koszty, choć dotyczy to głównie firm pracujących w 100% zdalnie oraz freelancerów i osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

Raty leasingowe lub kredytowe

Kolejne stałe koszty prowadzenia działalności gospodarczej to raty kredytu oraz leasingu. Firmy często decydują się finansować w ten sposób takie środki trwałe, jak samochody osobowe lub ciężarowe, maszyny produkcyjne, urządzenia biurowe czy sprzęt komputerowy. Dzięki temu mogą uniknąć konieczności wydawania sporej gotówki na inwestycje, a tym samym zamrażania środków. W leasingu można sfinansować określone przedmioty nawet bez opłaty wstępnej.

Koszty reklamy

Aby dotrzeć ze swoją ofertą do klientów, należy przeznaczyć pewne środki na działania marketingowe. Jeśli firma chce zaistnieć w internecie, powinna rozważyć założenie własnej strony internetowej. Do stałych wydatków związanych z obecnością online zalicza się opłatę za utrzymanie domeny oraz usługę hostingową, a także pozycjonowanie strony oraz płatną reklamę w wyszukiwarce Google. Reklamować można się również w tradycyjny sposób, np. za pomocą plakatów, ulotek, wizytówek, billboardów, reklamy radiowej czy telewizyjnej.

Koszty ubezpieczenia i eksploatacji samochodu

Większość firm używa w prowadzonej działalności samochodów. Trzeba się wtedy liczyć z opłacaniem polisy ubezpieczeniowej oraz ponoszeniem bieżących kosztów eksploatacji pojazdu, m.in. przeglądów technicznych, serwisowania, wymiany opon, płynów i wycieraczek, zakupu paliwa, a także korzystania z autostrad czy automyjni.

Zatrudnianie i szkolenie pracowników

Jeśli nie jest to jednoosobowa działalność gospodarcza, koszty prowadzenia firmy uwzględniają też rekrutację, zatrudnienie oraz szkolenie pracowników. Trzeba zapłacić m.in. za opublikowanie ogłoszeń z ofertami pracy, zorganizowanie szkoleń BHP, badań okresowych, a także szkoleń podnoszących kwalifikacje zawodowe pracowników oraz doskonalących ich kompetencje miękkie.

Ile kosztuje zatrudnienie pracownika w 2025 roku?

Przedsiębiorca ponosi również koszty wynagradzania pracowników. W ramach umowy o pracę jest zobowiązany wypłacać co najmniej kwotę minimalnej pensji, która od 1 stycznia 2025 roku wynosi 4666 zł brutto. Łączny koszt pracodawcy będzie jednak w tym przypadku znacznie wyższy i wyniesie 5621,60 zł. Wydatki związane z zatrudnieniem mogą zostać także zwiększone przez wpłaty na PPK czy finansowanie podróży służbowych.

Jak zrefundować koszty prowadzenia działalności gospodarczej?

Na ponoszone koszty prowadzenia firmy można uzyskać dofinansowanie. Przedstawiamy przykładowe możliwości wsparcia.

Refundacja kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy

Jest to forma pomocy finansowej udzielanej przedsiębiorcom przez powiatowe urzędy pracy. Można otrzymać refundację kosztów w związku z zatrudnieniem na nowym (wyposażonym lub doposażonym) stanowisku pracy osoby zarejestrowanej jako bezrobotna lub poszukująca pracy. Z takim pracownikiem należy zawrzeć umowę o pracę w pełnym wymiarze i zachować co najmniej 2-letni okres zatrudnienia. Wniosek powinien zostać złożony jeszcze przed nawiązaniem stosunku pracy. Kwota refundacji wyniesie maksymalnie 6-krotność przeciętnego wynagrodzenia. Uzyskane środki można wydać m.in. na zakup maszyn, urządzeń i innych środków trwałych.

Dofinansowanie kosztów szkoleń pracowników

Pracodawca może również ubiegać się o dofinansowanie kosztów szkoleń pracowników. Wsparcie takie jest udzielane przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości (do 80% poniesionych wydatków), PFRON (do 70% kosztów) oraz powiatowe urzędy pracy ze środków Krajowego Funduszu Szkoleniowego (do 100% wydatków).

Interesuje Cię dofinansowanie części kosztów prowadzenia działalności gospodarczej? Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, przeczytaj nasze artykuły o dostępnych dofinansowaniach na otwarcie i rozwój firmy oraz nowoczesnych źródłach finansowania przedsiębiorstw.