Podstawowe koszty‌ ‌prowadzenia‌ ‌działalności‌ ‌gospodarczej‌ oraz możliwości ich dofinansowania

Własna firma to marzenie wielu osób, które chcą osiągnąć niezależność i wysokie zarobki. Założenie działalności gospodarczej i jej prowadzenie wiążą się zarazem ze sporą odpowiedzialnością oraz koniecznością ponoszenia stałych wydatków – nawet gdy nie zatrudniasz pracowników i prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą.

W artykule przedstawiamy podstawowe stałe koszty prowadzenia działalności gospodarczej oraz podpowiadamy, w jaki sposób można uzyskać na nie dofinansowanie.

Działalność gospodarcza – koszty ubezpieczenia w ZUS

Rozpoczęcie działalności gospodarczej wymaga wcześniejszego zapoznania się z tematem kosztów. Przyszły przedsiębiorca przed założeniem własnej firmy musi wiedzieć, że bieżące koszty prowadzonej działalności gospodarczej to m.in. składki na ubezpieczenie społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne.

Składka zdrowotna 2024

Podstawa wymiaru składki zdrowotnej stanowi równowartość 75% przeciętnego wynagrodzenia w Polsce. Przedsiębiorca opłaca składkę w wysokości 9% podstawy wymiaru. W 2024 roku składka zdrowotna nie może być niższa od kwoty 381,78 zł.

Ubezpieczenia społeczne 2024

Pozostałe zobowiązania Twojej działalności gospodarczej wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych są obliczane z uwzględnieniem podstawy wynoszącej 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Przedsiębiorca będący na tzw. dużym ZUS-ie w 2024 roku opłaca składki ubezpieczenia w następującej wysokości:

• emerytalne: 916,35 zł,
• rentowe: 375,55 zł,
• wypadkowe: 78,40 zł,
• chorobowe (dobrowolne): 115,01 zł,
• Fundusz Pracy (FP) i Fundusz Solidarnościowy (FS): 115,01 zł.

Pomijając składkę zdrowotną, miesięczne koszty ZUS przy prowadzeniu własnej działalności gospodarczej wynoszą więc 1485,31 zł bez ubezpieczenia chorobowego oraz 1600,32 zł z jego uwzględnieniem. Pełne składki ZUS, wliczając w to minimalną składkę zdrowotną, wyniosą zatem co najmniej 1982,10 zł.

Koszty działalności gospodarczej a ulgi dla początkujących przedsiębiorców

Przedsiębiorcy rozpoczynający prowadzenie własnej firmy mogą, przy spełnieniu określonych warunków, skorzystać z ulg w opłacaniu składek na ubezpieczenie społeczne – „Ulgi na start” (przez 6 miesięcy), preferencyjnych składek ZUS (przez 24 miesiące) oraz ulgi „Mały ZUS Plus” (przez trzy lata w ciągu 5 lat prowadzenia firmy).

Własna działalność – koszty księgowości

Najtańszym rozwiązaniem dla osób, które mają własną działalność gospodarczą, jest samodzielne prowadzenie księgowości. Jednak przedsiębiorca ponosi w tym przypadku spore ryzyko popełnienia błędów. Jeśli zdecyduje się skorzystać z programu online do księgowania, będzie musiał się liczyć z miesięcznym kosztem w okolicach kilkudziesięciu złotych. Bezpieczniejsze wyjście polega na nawiązaniu współpracy ze stacjonarnym lub internetowym biurem rachunkowym – koszt wyniesie wtedy około 200 złotych miesięcznie. Największe wydatki wiążą się z zatrudnieniem księgowego na etacie.

Czynsz za lokal oraz media

Koszty stałe prowadzenia działalności gospodarczej wynikają również z konieczności utworzenia siedziby firmy. Jeżeli przedsiębiorca nie dysponuje własnym lokalem, wtedy musi liczyć się z opłacaniem czynszu za wynajem. Do stałych kosztów zaliczają się także opłaty za media – wodę, energię elektryczną czy ogrzewanie, a także internet oraz telefon. Alternatywą jest wirtualne biuro, które pozwala obniżyć koszty, choć dotyczy to głównie firm pracujących w 100% zdalnie oraz freelancerów i osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

Raty leasingowe lub kredytowe

Kolejne stałe koszty prowadzenia działalności gospodarczej to raty kredytu oraz leasingu. Firmy często decydują się finansować w ten sposób takie środki trwałe, jak samochody osobowe lub ciężarowe, maszyny produkcyjne, urządzenia biurowe czy sprzęt komputerowy. Dzięki temu mogą uniknąć konieczności wydawania sporej gotówki na inwestycje, a tym samym zamrażania środków. W leasingu można sfinansować określone przedmioty nawet bez opłaty wstępnej.

Koszty reklamy

Aby dotrzeć ze swoją ofertą do klientów, należy przeznaczyć pewne środki na działania marketingowe. Jeśli firma chce zaistnieć w internecie, powinna rozważyć założenie własnej strony internetowej. Do stałych wydatków związanych z obecnością online zalicza się opłatę za utrzymanie domeny oraz usługę hostingową, a także pozycjonowanie strony oraz płatną reklamę w wyszukiwarce Google. Reklamować można się również w tradycyjny sposób, np. za pomocą plakatów, ulotek, wizytówek, billboardów, reklamy radiowej czy telewizyjnej.

Koszty ubezpieczenia i eksploatacji samochodu

Większość firm używa w prowadzonej działalności samochodów. Trzeba się wtedy liczyć z opłacaniem polisy ubezpieczeniowej oraz ponoszeniem bieżących kosztów eksploatacji pojazdu, m.in. przeglądów technicznych, serwisowania, wymiany opon, płynów i wycieraczek, zakupu paliwa, a także korzystania z autostrad czy automyjni.

Zatrudnianie i szkolenie pracowników

Jeśli nie jest to jednoosobowa działalność gospodarcza, koszty prowadzenia firmy uwzględniają też rekrutację, zatrudnienie oraz szkolenie pracowników. Trzeba zapłacić m.in. za opublikowanie ogłoszeń z ofertami pracy, zorganizowanie szkoleń BHP, badań okresowych, a także szkoleń podnoszących kwalifikacje zawodowe pracowników oraz doskonalących ich kompetencje miękkie.

Ile kosztuje zatrudnienie pracownika w 2024 roku?

Przedsiębiorca ponosi również koszty wynagradzania pracowników. W ramach umowy o pracę jest zobowiązany wypłacać co najmniej kwotę minimalnej pensji, która wynosi w 2024 roku 4242 zł brutto (a od 1 lipca 2024 r. 4300 zł brutto). Łączny koszt pracodawcy będzie jednak w tym przypadku znacznie wyższy i wyniesie 5110,76 zł, a od połowy roku 5180,64 zł. Wydatki związane z zatrudnieniem mogą zostać także zwiększone przez wpłaty na PPK czy finansowanie podróży służbowych.

Jak zrefundować koszty prowadzenia działalności gospodarczej?

Na ponoszone koszty prowadzenia firmy można uzyskać dofinansowanie. Przedstawiamy kilka możliwości wsparcia.

Refundacja kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy

Jest to forma pomocy finansowej udzielanej przedsiębiorcom przez powiatowe urzędy pracy. Można otrzymać refundację kosztów w związku z zatrudnieniem na nowym (wyposażonym lub doposażonym) stanowisku pracy osoby zarejestrowanej jako bezrobotna lub poszukująca pracy. Z takim pracownikiem należy zawrzeć umowę o pracę w pełnym wymiarze i zachować co najmniej 2-letni okres zatrudnienia. Wniosek powinien zostać złożony jeszcze przed nawiązaniem stosunku pracy. Kwota refundacji wyniesie maksymalnie 6-krotność przeciętnego wynagrodzenia. Uzyskane środki można wydać m.in. na zakup maszyn, urządzeń i innych środków trwałych.

Dofinansowanie kosztów szkoleń pracowników

Pracodawca może również ubiegać się o dofinansowanie kosztów szkoleń pracowników. Wsparcie takie jest udzielane przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości (do 80% poniesionych wydatków), PFRON (do 70% kosztów) oraz powiatowe urzędy pracy ze środków Krajowego Funduszu Szkoleniowego (do 100% wydatków).

Dofinansowanie części kosztów prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej

Nabór wniosków w ramach tej formy wsparcia został już zakończony. Było to wsparcie udzielane przedsiębiorcom niezatrudniającym pracowników (samozatrudnionym) w ramach prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Koszty przez nich ponoszone mogły zostać dofinansowane, jeżeli w związku z epidemią COVID-19 zanotowali spadek obrotów. Pomoc finansowa przysługiwała maksymalnie przez 3 kolejne miesiące. Podstawowym warunkiem jej otrzymania było prowadzenie działalności gospodarczej minimum przez 365 dni przed złożeniem wniosku o dofinansowanie za pośrednictwem portalu praca.gov.pl.

Kwota dofinansowania była uzależniona od spadku obrotów, a otrzymane wsparcie miało charakter bezzwrotny, jeżeli przedsiębiorca nie zamknął firmy w okresie uzyskanego dofinansowania – czyli od 1 do 3 miesięcy, w zależności od terminu wskazanego we wniosku.