Koszty utrzymania samochodu w firmie – z jakimi wydatkami trzeba się liczyć?

Samochód jest większości przedsiębiorcom niezbędny w celu prowadzenia działalności gospodarczej. Jego użytkowanie wiąże się z koniecznością ponoszenia pewnych kosztów. Ich wysokość jest uzależniona m.in. od modelu pojazdu, formy finansowania czy sposobu eksploatacji. W artykule przedstawiamy najważniejsze koszty utrzymania samochodu w firmie, a także wskazujemy możliwe sposoby ich optymalizacji.

Rata jako stały koszt utrzymania samochodu

Firma decydująca się na skorzystanie z zewnętrznego źródła finansowania w celu zaopatrzenia firmy w samochód, musi liczyć się z koniecznością regularnego opłacania raty. Do najpopularniejszych opcji należy leasing samochodowy, najem długoterminowy oraz kredyt. Leasing i wynajem długoterminowy wpływają na koszty podatkowe, z uwagi na możliwość ujmowania raty czynszu w kosztach uzyskania przychodu, a także odliczania podatku VAT.

Przedsiębiorca korzystający z wynajmu długoterminowego płaci stałą ratę, która obejmuje kwotę czynszu oraz różnego rodzaju usługi dodatkowe, takie jak np. ubezpieczenie, serwis, okresowe przeglądy, wymiana opon czy wycieraczek. Są one również oferowane przez firmy leasingowe w pakiecie full-service. Dzięki temu użytkownik pojazdu nie musi obawiać się niespodziewanych kosztów w przypadku stłuczki czy awarii. Wysokość raty leasingowej jest ustalana na podstawie wartości rynkowej samochodu, liczby rat, kwoty opłaty wstępnej (czynszu inicjalnego) oraz wartości ewentualnego wykupu. Firma leasingowa powiększa ją również o własną marżę.

Koszty ubezpieczenia pojazdu

Każdy samochód przed rozpoczęciem jego użytkowania powinien zostać objęty obowiązkową polisą od odpowiedzialności cywilnej, czyli OC. Koszt takiego ubezpieczenia zależy od wielu zmiennych, takich jak m.in.:

• historia ubezpieczonego (np. okres bezszkodowej jazdy),
• miejsce zamieszkania,
• staż i wiek kierowcy,
• pojemność silnika,
• rok produkcji pojazdu,
• marka i model auta,
• stan cywilny i sytuacja rodzinna ubezpieczonego,
• przebieg pojazdu.
  

W przypadku aut firmowych zwykle trzeba się liczyć z roczną ceną polisy OC w granicach 1000-2000 zł. Firma ma także możliwość wykupienia w pakiecie dodatkowych rodzajów ubezpieczeń, takich jak AC (Autocasco), Assistance, NNW oraz GAP. Pakiet może kosztować około 2500-5000 zł.

Firmy leasingowe mogą wymagać od leasingobiorcy objęcia pojazdu pakietem dodatkowych ubezpieczeń. Zazwyczaj wskazują konkretne towarzystwo ubezpieczeniowe, z którym współpracują – dzięki temu mają możliwość uzyskania zniżek.

Koszty eksploatacji samochodu

Przedsiębiorca w związku z użytkowaniem samochodu firmowego ponosi również bieżące koszty eksploatacji, związane m.in. z wymianą:

• opon – koszt około 1500 zł rocznie,
• wycieraczek – kilkanaście-kilkadziesiąt zł,
• płynów i olejów – od kilkudziesięciu do kilkuset zł.
  

Użytkowanie służbowego auta może także narazić firmę na dodatkowe koszty związane z naprawami poszczególnych podzespołów. Wyjątkowo droga może być np. wymiana sprzęgła, naprawa skrzyni biegów czy silnika – wydatki w celu przywrócenia sprawności samochodu sięgają w tym przypadku nawet kilku tysięcy złotych. Przedsiębiorca zdoła uniknąć tego typu nieprzewidywalnych kosztów, jeżeli zdecyduje się na wynajem długoterminowy lub leasing z pakietem full-service. Wówczas usługa serwisowa zostanie wliczona w ratę.

Firma będzie ponosiła dodatkowe koszty utrzymania samochodu w przypadku korzystania z płatnych odcinków autostrad, parkingów czy automyjni. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury, obowiązuje stawka 0,10 zł za przejazd 1 km autostrady dla pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony. Koszt jednorazowego skorzystania z usługi automyjni zazwyczaj wynosi w okolicach 10 zł.

Koszty paliwa

Do największych stałych kosztów związanych z użytkowaniem samochodu firmowego zalicza się wydatki na paliwo. Ich wysokość jest uzależniona zwłaszcza od rodzaju instalacji (benzyna, olej napędowy lub LPG), mocy i pojemności silnika, poziomu zużywania paliwa przez pojazd, liczby pokonywanych kilometrów oraz stylu jazdy kierowcy. Największe oszczędności na paliwie można zyskać dzięki korzystaniu z samochodu z instalacją LPG – cena wynosi w granicach 2 zł za litr. Koszt benzyny oraz oleju napędowego jest zbliżony – benzyna kosztuje obecnie około 4,30 zł za litr, a olej napędowy 4,20 zł.

Przy założeniu, że kierowca pokonuje rocznie 40 000 kilometrów firmowym samochodem spalającym 7 litrów na 100 km, szacunkowe wydatki mogą być następujące:

• samochód z LPG: 5600 zł,
• auto na benzynę: 12040 zł,
• samochód na olej napędowy (z silnikiem Diesla): 11760 zł.

Warto jednak mieć na uwadze, że instalacja gazowa naraża na ponoszenie wyższych kosztów związanych z przeglądami technicznymi oraz serwisowaniem. Przegląd samochodu z LPG kosztuje obecnie 162 zł, podczas gdy w przypadku pozostałych silników opłata wynosi 98 zł. Zakup butli z gazem to koszt w okolicach 500 zł, a jej homologacja wiąże się z opłatą około 250 zł.

Koszty paliwa można zoptymalizować poprzez zachęcanie pracowników do jazdy zgodnej z zasadami ecodrivingu. Wartym uwagi rozwiązaniem jest także korzystanie z metody carpoolingu, polegającej na dzieleniu kosztów transportu pomiędzy większą liczbę pracowników podróżujących jednym samochodem.

Koszt utraty wartości pojazdu

Przedsiębiorca decydujący się na zakup nowego samochodu musi liczyć się z kosztem szybkiej utraty jego wartości. Już w pierwszym roku pojazd traci około 25% swojej początkowej ceny, a w kolejnych latach w granicach 10%. Auto o wartości początkowej 40 000 zł po roku jest zatem warte już jedynie 30 000 zł, a po trzech latach około 22 000 zł.

Zaliczanie w koszty firmy wydatków na utrzymanie samochodu

W przypadku samochodów osobowych wykorzystywanych także prywatnie, koszty eksploatacyjne mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z uwzględnieniem 75% limitu. Limit ten obowiązuje także w przypadku kosztów eksploatacyjnych doliczanych do raty leasingu. Zgodnie z interpretacjami organów podatkowych, jeżeli jednak dane wydatki są częścią usługi leasingowej, niewyróżnionymi przez leasingodawcę, to mogą być kosztem uzyskania przychodu w całości.

Niniejszy artykuł nie jest doradztwem podatkowym. Przed podjęciem decyzji w tym zakresie, powinieneś skonsultować się ze swoim doradcą podatkowym lub księgowym.