Samochód służbowy jako benefit dla pracownika

Pozyskanie i zatrzymanie na dłużej w firmie dobrego pracownika stało się poważnym wyzwaniem dla przedsiębiorców. Zwłaszcza menedżerowie oraz wysoko wykwalifikowani specjaliści oczekują różnych pozapłacowych form motywacji. Jedną z nich jest udostępnienie im samochodu służbowego.

Zmotywowany pracownik opłaca się firmie

Samochód służbowy to z wielu względów atrakcyjny dodatek do pensji dla pracownika. Kiedy otrzymuje tego typu bonus od swojego pracodawcy, czuje się doceniony i wyróżniony. Wysokiej klasy pojazd może mieć również wpływ na jego poczucie prestiżu. Jeżeli przedsiębiorca pozwala podwładnemu korzystać z auta służbowego w celach prywatnych, wtedy ten unika również kosztów związanych z bieżącą eksploatacją własnego samochodu, serwisowaniem, wymianą opon czy zakupem paliwa.

Nie może więc dziwić, że auto służbowe wielokrotnie ma decydujący wpływ na decyzję o podjęciu zatrudnienia w danej firmie. Przedsiębiorca uzyskuje w zamian zmotywowanego pracownika, który chce się rozwijać. Wzrasta jego zaangażowanie w wykonywane obowiązki, a przez to wypracowuje dla firmy większe zyski. Przyznawanie tego typu benefitu pozwala znacząco zmniejszyć poziom fluktuacji kadr. Tym samym można uniknąć wysokich kosztów rekrutacji nowych osób, a także ryzyka odejścia najlepszych specjalistów do konkurencji.

Udostępnianie samochodów służbowych dla pracowników wpływa również na budowanie pozytywnego wizerunku firmy. Pozwala podkreślać jej prestiż oraz dobrą kondycję finansową, a co za tym idzie – możliwość dbania o osoby zatrudnione. Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na obrandowanie pojazdów służbowych, wtedy stają się one ruchomą reklamą. Samochód służbowy stanowi zazwyczaj tańszą formę docenienia pracownika w porównaniu do tradycyjnej podwyżki. Pracodawca unika w ten sposób konieczności ponoszenia wyższych kosztów ZUS-u, a wydatki związane z eksploatacją służbowych pojazdów może wliczyć w koszty uzyskania przychodów.

Samochód służbowy do celów prywatnych – czy to możliwe?

Co do zasady, auto służbowe powinno być wykorzystywane przez pracownika wyłącznie w celach związanych z działalnością gospodarczą pracodawcy. Może on jednak zgodzić się na korzystanie z firmowego samochodu również w celach prywatnych. Taka decyzja jest bez wątpienia pożądana z punktu widzenia osoby zatrudnionej, lecz zarazem nakłada na nią dodatkowe zobowiązania.

Kiedy pracodawca udostępnia samochód służbowy do celów prywatnych bez obciążania pracownika dodatkowymi opłatami z tego tytułu, wtedy korzystanie z niego powoduje powstanie dodatkowego przychodu po stronie zatrudnionego. Przedsiębiorca jest w takiej sytuacji zobowiązany do tego, aby do jego wynagrodzenia doliczyć wartość nieodpłatnego świadczenia, co powoduje zwiększenie przychodu ze stosunku pracy. W rezultacie wzrasta podstawa naliczania składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne pracownika, a także kwota składek na podatek PIT.

W celu ustalenia kwoty dodatkowego przychodu z tytułu korzystania z samochodu służbowego w celach prywatnych, bierze się pod uwagę pojemność silnika w pojeździe, a także liczbę dni, w których zatrudniony korzysta z takiego auta:

• 400 złotych miesięcznie – w przypadku pojazdów z silnikiem o pojemności silnika powyżej 1.600 cm³,
  
• 250 złotych miesięcznie – w przypadku samochodów z silnikiem o pojemności nie większej niż 1.600 cm³.

Jeżeli pracownik wykorzystuje samochód służbowy do celów prywatnych przez krótszy czas niż pełny miesiąc, wówczas wartość przychodu jest ustalana w sposób proporcjonalny – za każdy dzień 1/30 wskazanej wyżej ryczałtowej kwoty. Nie jest przy tym brane pod uwagę to, jaką liczbę kilometrów zatrudniony pokona w celach prywatnych w służbowym aucie. Może jednak dojść do zwiększenia przychodu ze stosunku pracy, jeżeli pracodawca ponosi koszty paliwa używanego w samochodzie służbowym osoby zatrudnionej. Kwota zwiększająca jest wówczas naliczana biorąc pod uwagę cenę zakupu paliwa.

Pracodawca może także zobligować pracownika do poniesienia opłat za korzystanie ze służbowego pojazdu w celach prywatnych. W takim przypadku powstały po stronie zatrudnionego ryczałtowy przychód zostaje pomniejszony o zapłaconą kwotę.

Kto ponosi odpowiedzialność za samochód służbowy?

Kodeks pracy reguluje zasady odpowiedzialności za wyrządzone szkody w sytuacji, kiedy pracodawca udostępnia samochód służbowy dla pracownika. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, osoba zatrudniona w ramach stosunku pracy ponosi odpowiedzialność materialną, jeżeli wyrządzi szkodę z własnej winy na skutek zaniechania lub nienależytego wykonania obowiązków. Wartość odszkodowania może stanowić maksymalnie kwotę trzech wynagrodzeń miesięcznych osoby zatrudnionej. Zasada ta nie obowiązuje jednak w przypadku, kiedy pracownik wyrządził szkodę w umyślny sposób – wówczas powinien pokryć powstałe straty w pełnej wysokości. Oprócz naprawienia szkody, pracodawca może zabronić pracownikowi dalszego używania samochodu służbowego lub zakazać mu używania go w celach prywatnych.

Przedsiębiorca w celu ochrony własnych interesów może zawrzeć z pracownikiem indywidualną umowę regulującą zasady korzystania z samochodu służbowego oraz konsekwencje w przypadku wypadku lub kolizji. Ma także możliwość wdrożenia regulaminu dotyczącego wszystkich pracowników firmy korzystających z pojazdów służbowych. Tego typu wewnętrzne dokumenty mogą regulować m.in. następujące aspekty:

• sytuacje, w których pracownik będzie zobowiązany zaprzestać korzystania z auta służbowego, np. po ustaniu stosunku pracy, przejściu na urlop wychowawczy czy złamaniu zapisów umowy/regulaminu,
  
• maksymalna liczba kilometrów, którą może pracownik pokonać w celach prywatnych,
  
• zasady zwrotu pojazdu,
  
• procedury postępowania w razie kolizji lub wypadku,
  
• zasady używania pojazdu,
  
• zasady ponoszenia opłat za paliwo.
  

Popularność korzystania ze służbowych samochodów w polskich firmach

Wyniki badań zrealizowanych przez Instytut Keralla dowodzą, że po ulicach naszego kraju jeździ już 6,4 miliona aut służbowych. Najczęściej przedsiębiorcy zapewniają tego rodzaju benefit pracownikom wyższego szczebla – korzysta z nich 51% menedżerów oraz 96% dyrektorów. Z badań Instytutu Keralla wynika, że 29,6% pracodawców pozwala swoim podwładnym korzystać z samochodów służbowych w celach prywatnych. Istnieje prawidłowość, zgodnie z którą im większe przedsiębiorstwo, tym bardziej jest skłonne się na to godzić. Niemniej biorąc pod uwagę jedynie firmy z sektora MŚP, już 26,9% pracodawców dopuszcza taką możliwość. Prawo używania służbowego auta w celach prywatnych najczęściej przysługuje osobom zatrudnionym w sektorze handlowym. Badania pokazują również, że jedynie 17,6% polskich firm określa w regulaminie limit kilometrów.

Instytut Keralla zbadał również najczęściej wykorzystywane metody finansowania samochodów służbowych w polskich firmach. Największym zainteresowaniem przedsiębiorców pod tym względem cieszy się leasing (53,1%).

Raport opublikowany przez firmę Flotis pokazuje ponadto, że pracownik korzystający ze służbowego samochodu średnio pokonuje każdego dnia około 30 kilometrów. Badanie dowiodło również, że 20% firm korzysta z systemu GPS do monitorowania pojazdów służbowych.

Udostępnianie samochodów służbowych jest zatem korzystnym rozwiązaniem zarówno z punktu widzenia pracownika, jak i pracodawcy. Polskie firmy są tego w coraz większym stopniu świadome. Dlatego auta służbowe stają się powszechnym benefitem, który zwiększa szanse pozyskania i zatrzymania na dłużej najlepszych członków załogi.