Własne biuro rachunkowe – jak założyć i kto może je prowadzić?

Prowadzenie biura rachunkowego może być opłacalnym pomysłem na biznes – zarówno w dużym, jak i małym mieście. Aby założyć taką firmę, nie trzeba spełniać wielu rygorystycznych wymagań. Opłacalność przedsięwzięcia zależy przede wszystkim od skali działalności oraz zakresu świadczonych usług.

Sprawdź, jak założyć biuro rachunkowe i jakie wymogi musi w tym celu spełnić przyszły przedsiębiorca. Dowiedz się również, jakie inwestycje są potrzebne, aby otworzyć i rozwinąć biznes, a także jak możesz je korzystnie sfinansować.

Czym zajmuje się biuro rachunkowe?

W ramach własnego biura rachunkowego możesz świadczyć różnego rodzaju usługi w zakresie rachunkowości, prowadzenia dokumentacji kadrowo-płacowej, a także doradztwa księgowo-podatkowego. Wśród usług biura rachunkowego znajdują się m.in.:

• prowadzenie ksiąg rachunkowych dla klientów biznesowych,
• gromadzenie i przechowywanie dokumentacji księgowej oraz pozostałych dokumentów firmowych,
• sporządzanie sprawozdań i biznesowych raportów statystycznych,
• potwierdzanie poprawności sprawozdań finansowych,
• monitorowanie faktur kosztowych i sprzedażowych,
• przeprowadzanie podstawowych czynności windykacyjnych,
• rozliczanie zobowiązań podatkowych,
• sporządzanie bieżących i rocznych deklaracji podatkowych,
• prowadzenie ewidencji środków trwałych,
• reprezentowanie klienta przed urzędami podatkowymi i instytucjami administracji publicznej,
• doradztwo podatkowe i finansowe,
• rozliczanie dofinansowań dla firm,
• przygotowywanie wniosków o finansowanie inwestycji,
• okresową inwentaryzację środków trwałych.

Kto może prowadzić biuro rachunkowe?

Ustawa z 9 maja 2014 r. o ułatwieniu dostępu do wykonywania niektórych zawodów regulowanych zniosła konieczność posiadania certyfikatu księgowego przez osoby, które chcą prowadzić własne biuro rachunkowe. Obecnie nie są wymagane żadne pozwolenia, koncesje ani uprawnienia zawodowe. Certyfikatem księgowym wydanym przed 9 maja 2014 można nadal się posługiwać, aby potwierdzić swoje kwalifikacje zawodowe i dzięki temu zwiększyć szanse na pozyskanie klientów.

Jak założyć biuro rachunkowe bez certyfikatu? Wystarczy, że usługi w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych będzie wykonywać osoba (sam właściciel biura rachunkowego lub zatrudniony przez niego pracownik), która:

• ma pełną zdolność do czynności prawnych (jest pełnoletnia i nieubezwłasnowolniona),
• zarejestruje własną działalność gospodarczą,
• nie była dotychczas karana za przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, mieniu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, informacji gospodarczej, wiarygodności dokumentów, przestępstwa skarbowe ani czyny polegające na sporządzaniu nierzetelnych opinii i sprawozdań,
• jest objęta ubezpieczeniem od odpowiedzialności cywilnej – nie dotyczy biur rachunkowych, które prowadzą wyłącznie księgi przychodów i rozchodów lub udzielają jedynie pomocy w sporządzaniu zeznań oraz deklaracji podatkowych.

Prowadzenie biura rachunkowego – wymagania po założeniu firmy

Prowadzenie biura rachunkowego wymaga spełnienia wymogów, które nakłada na przedsiębiorców Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Należy w tym celu wprowadzić w firmie wewnętrzne procedury dotyczące m.in. monitorowania i analizy transakcji przeprowadzanych przez klientów, a także przekazywania informacji na ich temat Generalnemu Inspektorowi. Biuro rachunkowe powinno również spełniać wymagania w zakresie RODO.

Jak założyć biuro rachunkowe?

Zanim założysz firmę, wcześniej oceń swoje szanse na osiągnięcie sukcesu. Pomoże Ci w tym biznesplan – dokument, który warto oprzeć na szczegółowym badaniu rynku oraz analizie SWOT.

Biuro rachunkowe wymaga założenia działalności gospodarczej – nie ma możliwości, aby świadczyć usługi księgowe w ramach działalności nieewidencjonowanej. Najprostszą formą prowadzenia firmy jest jednoosobowa działalność gospodarcza. Możesz założyć ją całkowicie online – wystarczy, że wypełnisz wniosek o wpis do CEIDG i wskażesz w nim wszystkie wymagane informacje, w tym:

• nazwę firmy,
• siedzibę prowadzenia działalności,
• miejsce przechowywania ksiąg rachunkowych,
• kod PKD – podstawowy to 69.20.Z – Działalność rachunkowo-księgowa i doradztwo podatkowe,
• formę opodatkowania,
• tryb opłacania zaliczek podatkowych (miesięczny lub kwartalny),
• rodzaj ksiąg rachunkowych,
• numer rachunku bankowego do rozliczeń firmowych.

Biuro księgowe można także zarejestrować jako spółkę prawa handlowego – jawną, partnerską (jeśli partnerzy wykonują zawody doradcy podatkowego lub księgowego), komandytową, z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjną lub komandytowo-akcyjną. Rejestracja spółki wymaga wpisu do KRS oraz zgłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Zgłoszenia do ZUS i VAT

W terminie 7 dni od rozpoczęcia działalności trzeba zgłosić siebie oraz wszystkich zatrudnionych pracowników do ZUS. Służą do tego formularze ZUS ZZA (wyłącznie ubezpieczenie zdrowotne) lub ZUS ZUA (ubezpieczenie zdrowotne i społeczne).

Możesz również zgłosić działalność do VAT za pomocą formularza VAT-R. Czynnym płatnikiem VAT musi obowiązkowo zostać przedsiębiorca, którego biuro rachunkowe świadczy usługi doradcze. Jeśli firma nie będzie ich oferować i nie przekroczy rocznego limitu obrotów 200 tys. zł, wtedy może skorzystać ze zwolnienia podmiotowego.

Jak otworzyć biuro rachunkowe i rozwinąć biznes – podstawowe inwestycje

Prowadzenie biura rachunkowego wymaga głównie oprogramowania księgowego, mebli biurowych oraz komputera i innego sprzętu IT, w tym drukarki i skanera. Korzystnym sposobem sfinansowania takich inwestycji są m.in. leasing oraz dotacje na otwarcie firmy.

Warto także zainwestować w działania marketingowe, np. stronę internetową i reklamę w Google czy w mediach społecznościowych. Stałym kosztem będą m.in. ubezpieczenie OC oraz szkolenia pracowników.

Własne biuro rachunkowe – zarobki

Prowadzenie biura rachunkowego może zapewnić przedsiębiorcy satysfakcjonujące zarobki. Ich wysokość zależy m.in. od lokalizacji firmy, liczby klientów, zakresu świadczonych usług, kosztów prowadzenia działalności, a także liczby zatrudnionych pracowników oraz ich kwalifikacji.