KSeF – podstawowe informacje

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu eFaktur (KSeF).
Od tego dnia wszystkie faktury będziemy wystawiać za pośrednictwem KSeF.
Faktury w dotychczasowej formie (papierowej lub PDF) przestaną funkcjonować, a jedyną dopuszczalną formą będzie faktura ustrukturyzowana.

Najważniejsze informacje:

• Faktura ustrukturyzowana jest to faktura wystawiona przy użyciu KSeF.
• Jest to nowy rodzaj e-faktury w formacie pliku tekstowego xml.
• Zawiera ona unikalny numer identyfikacyjny generowany automatycznie przez KSeF.
• Można ją pobierać bezpośrednio z KSeF.
• Klientom, którzy mają aktywną usługę eFaktura, wizualizację faktury ustrukturyzowanej udostępnimy w Portalu KlientEFL oraz wyślemy na wskazany adres e-mail.
• Wizualizacje będą opatrzone stosownymi kodami.
• Pozostałe dokumenty, które nie są fakturami zostaną dostarczone w taki sposób jak dotychczas.

Niezbędne informacje na temat KSeF znajdują się na stronie Ministerstwa Finansów pod adresem: https://ksef.podatki.gov.pl/.
W razie pytań lub wątpliwości prosimy o kontakt z konsultantem infolinii EFL: 801 404 444 lub 71 377 77 77.

Krajowy System eFaktur – FAQ

1. Czym jest KSeF i do czego służy?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny zarządzany przez Krajową Administrację Skarbową, który umożliwia wystawianie, udostępnianie oraz przechowywanie faktur ustrukturyzowanych przez 10 lat. Jego głównym celem jest centralizacja faktur w jednym miejscu. Dzięki temu proces przesyłania i odbierania faktur w obrocie gospodarczym będzie się odbywał cyfrowo i automatycznie.

2. Kiedy korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe i dla kogo?
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie stopniowo i będzie zależny od wysokości obrotów:

•  od 01.02.2026 r. – obowiązek obejmie dużych podatników (obrót w 2024 r. > 200 mln zł).
•  od 01.04.2026 r. – obowiązek dla pozostałych podatników VAT, w tym JDG i MŚP.
•  od 01.01.2027 r. – obowiązek obejmie najmniejsze firmy (sprzedaż dokumentowana fakturami ≤ 10 tys. zł miesięcznie).

Od 01.02.2026 r. obowiązek pobierania faktur wystawionych w KSeF obejmie wszystkie firmy bez względu na wielkość obrotów.
W praktyce, jeśli Twoja firma zacznie wystawiać faktury w późniejszym terminie, to i tak od 01.02.2026 r. musisz być gotowy na odbiór faktur za pośrednictwem KSeF od swoich dostawców, którzy wystawili je w KSeF.

3. W jaki sposób będą wystawiane faktury ustrukturyzowane od 01.02.2026 r.?
Faktury mogą być wystawiane przy użyciu bezpłatnego narzędzia online udostępnianego przez Ministerstwo Finansów (np. Aplikacja Podatnika KSeF), aplikacji mobilnej KSeF lub oprogramowania zintegrowanego z KSeF. Faktury będą miały postać pliku o rozszerzeniu .XML zgodnie z wzorem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów.

4. W jakich trybach będą wystawiane faktury w KSeF?
Faktury ustrukturyzowane będą wystawiane w 2 trybach:

• ONLINE – oznacza wystawienie faktury w KSeF w czasie rzeczywistym. Plik .xml zostanie przesłany do KSeF w tym samym dniu
  co data wystawienia faktury.
• OFFLINE – oznacza wystawienia faktury poza KSeF i wysłanie jej do systemu później, lecz z zachowaniem ustawowego terminu
  (tryb offline24, tryb niedostępności lub awarii KSeF).

5. Czy duplikaty faktur ustrukturyzowanych będą wystawiane?
Do faktur wystawionych przy użyciu KSeF nie będą wystawiane duplikaty. Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w centralnym repozytorium z możliwością wielokrotnego pobierania. Nie zgubią się ani nie zniszczą.

6. Czy noty korygujące będą nadal w obiegu?
Do faktur ustrukturyzowanych nie będą wystawiane noty korygujące. Błędy będą poprawiane fakturami korygującymi. Jeśli otrzymasz fakturę ustrukturyzowaną z błędami, np. literówka w nazwie lub adresie, skontaktuj się z nami przez Infolinię lub zgłoś błąd przez
Portal KlientEFL.

7. Jakie dokumenty wystawimy poza systemem KSeF?
Wszystkie dokumenty, które nie będą fakturami lub fakturami korygującymi, np. noty obciążeniowe, noty uznaniowe, noty odsetkowe – informacje dla klienta otrzymasz od nas w dotychczasowy sposób. Faktury ustrukturyzowane wystawiane dla podmiotów zagranicznych oraz konsumentów będą dostarczone uzgodnionym kanałem komunikacji.

8. Co to jest wizualizacja faktury ustrukturyzowanej i do czego służy?
Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej to przedstawienie danych wskazanych w pliku .XML w graficznej formie tak, aby zrozumienie
i analiza tego dokumentu były prostsze. Celem wizualizacji jest ułatwienie pracy z fakturami, szczególnie podczas zlecania płatności lub identyfikacji ewentualnych pomyłek. Każda wizualizacja faktury ustrukturyzowanej zostanie opatrzona kodem lub kodami QR.

9. Do czego służą kody QR i czy są obowiązkowe?
Kod QR w KSeF to graficzny element zamieszczany na wizualizacji faktury ustrukturyzowanej, która jest przekazywana odbiorcy poza KSeF lub używana poza KSeF. Zawiera unikalny numer faktury, link do jej weryfikacji oraz szybkiego pobrania z systemu. Kody służą do potwierdzenia autentyczności i dostępu do pełnoprawnego dokumentu w systemie i zawierają m.in. NIP, datę wystawienia, dane sprzedawcy i nabywcy.

10. Jakich zmian mogę się spodziewać w realizacji umowy leasingu po wejściu KSeF?

• Powiadomienia: jeśli jesteś naszym klientem, masz dostęp do Portalu KlientEFL i aktywne różne kanały komunikacji, od 01.02.2026 r. nic się nie zmieni. Będziesz nadal dostawać od nas powiadomienia e-mail, SMS, a także na Portalu o wystawionej fakturze.
• Wizualizacje faktur ustrukturyzowanych: Klientom z aktywną usługą eFaktura udostępnimy na Portalu lub e-mailem wizualizację faktury ustrukturyzowanej. Wizualizacja będzie wyglądała inaczej niż faktura wystawiona do 31.01.2026 r. Ustawodawca dopuszcza możliwość jej przygotowania według własnego szablonu. Musi on jednak zawierać dane zamieszczone w KSeF. Zwracamy uwagę, że wizualizacja faktury nie jest podstawą do dokonywania odliczeń podatkowych.
• Kody na fakturach ustrukturyzowanych: w przypadku faktury wystawionej w trybie online wizualizacja będzie miała jeden kod QR, który ułatwi identyfikację i szybkie pobranie jej z KSeF. W przypadku awarii KSeF faktura nie będzie miała nr KSeF do czasu usunięcia awarii. Z tego powodu wizualizacji przydzielony będzie dodatkowy kod QR z certyfikatem sprzedawcy.
• Pozostałe dokumenty nieobjęte KSeF, np. noty obciążeniowe, uznaniowe, noty odsetkowe, będą udostępniane w dotychczasowej formie i w dotychczasowy sposób.