Rejestracja samochodu na firmę krok po kroku

Zakup samochodu firmowego to ważna inwestycja. Każdy przedsiębiorca, który chce używać samochodu w celach firmowych, powinien dopełnić obowiązku jego zarejestrowania w wydziale komunikacji, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania.

W artykule wyjaśniamy krok po kroku, jak przebiega proces rejestracji samochodu na firmę jednoosobową lub spółkę. Przybliżamy konieczne do przejścia procedury, wskazujemy niezbędne dokumenty rejestracyjne, a także opłaty naliczane z tytułu rejestracji pojazdu.

Kto może zarejestrować auto na firmę?

Samochód może zostać zarejestrowany na dane firmy jedynie w przypadku, jeżeli działa ona jako jedna ze spółek posiadających osobowość prawną – np. spółka akcyjna czy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą oraz wspólnicy spółki cywilnej (takie podmioty nie posiadają osobowości prawnej) rejestrują natomiast pojazd na własne dane osobowe. Podobnie jak spółki prawa handlowego, mają możliwość zaliczenia go do ewidencji środków trwałych. Dzięki temu samochód staje się składnikiem majątku firmy i może być poddawany amortyzacji – nawet jeśli w dowodzie rejestracyjnym pojazdu nie widnieje pełna nazwa firmy.

Rejestracja auta na firmę – warunki:

Zarejestrowane auto może być traktowane jako auto firmowe pod warunkiem, że:

• jest przeznaczone na potrzeby związane z prowadzoną działalnością (również w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej),
• przedsiębiorca posiada do niego prawo własności lub współwłasności (konieczny będzie dowód zakupu pojazdu, taki jak faktura lub umowa sprzedaży),
• jest kompletnym i sprawnym pojazdem,
• zakładany okres jego użytkowania wynosi więcej niż 1 rok.

Jak wygląda rejestracja samochodu na firmę?

Rejestracja samochodu w Polsce nie jest szczególnie skomplikowana, ale wymaga spełnienia pewnych formalności. Podpowiadamy, jak zarejestrować samochód na firmę w kilku krokach – od wykupienia ubezpieczenia i złożenia wniosku po odbiór dowodu rejestracyjnego.

Krok 1 – wykup polisę OC samochodu

Przed złożeniem wniosku o rejestrację auta na firmę, konieczne jest wykupienie ubezpieczenia OC. Jeżeli pojazd przejmujemy od poprzedniego właściciela, warto wtedy upewnić się, czy poprzednia polisa jest jeszcze ważna.

Krok 2 – wypełnij wniosek o rejestrację pojazdu

W pierwszej kolejności należy pobrać i wypełnić wniosek o rejestrację samochodu. Powinny w nim znaleźć się następujące dane:

• imię i nazwisko – właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej lub wspólnika spółki cywilnej,
• nazwa firmy będącej właścicielem pojazdu – spółki posiadającej osobowość prawną,
• miejscowość i data sporządzenia wniosku o rejestrację samochodu na firmę,
• adres siedziby firmy lub miejsca zamieszkania właściciela,
• numer PESEL lub REGON,
• nazwa i miejscowość urzędu rejestrującego,
• rodzaj i przeznaczenie pojazdu,
• marka, typ i model samochodu,
• rok produkcji,
• numer silnika,
• dotychczasowy numer rejestracyjny – jeśli dotyczy,
• numer VIN lub numer nadwozia,
• numer karty pojazdu – jeśli została wydana,
• lista załączonych dokumentów,
• litery do zamieszczenia na indywidualnej tablicy rejestracyjnej – jeśli przedsiębiorca o nią wnioskuje.

Wniosek o rejestrację nowego auta należy złożyć jeszcze przed jego wyjazdem z salonu. Jeżeli natomiast kupujemy używany samochód w Polsce lub sprowadzamy pojazd z zagranicy, wtedy należy zgłosić chęć jego zarejestrowania w terminie 30 dni od daty zakupu lub sprowadzenia.

Krok 3 – skompletuj wymagane dokumenty

Razem z wnioskiem o rejestrację samochodu na firmę należy złożyć komplet wymaganych dokumentów. Jeżeli zostały sporządzone w języku obcym, trzeba wtedy dołączyć je razem z ich tłumaczeniem na język polski przez tłumacza przysięgłego lub konsula.

Wymagane są takie dokumenty jak:

• karta pojazdu – jeżeli została wydana,
• dowód własności pojazdu – np. faktura lub umowa sprzedaży,
• zaświadczenie lub inny dokument potwierdzający ważne badanie techniczne pojazdu,
• dowód rejestracyjny i dotychczasowe tablice rejestracyjne – w przypadku używanego pojazdu, który już wcześniej został zarejestrowany. W dowodzie powinien znajdować się termin ważności badania technicznego,
• potwierdzenie wszystkich wniesionych opłat – należy je uregulować przed rejestracją,
• wydane przez producenta pojazdu świadectwo zgodności WE, krajowe świadectwo zgodności lub dopuszczenie indywidualne/jednostkowe pojazdu – w przypadku nowych samochodów,
• dowód odprawy celnej – jeżeli pojazd został sprowadzony z kraju spoza Unii Europejskiej,
• potwierdzenie zapłaty akcyzy lub dokument stwierdzający brak takiego obowiązku – dotyczy aut używanych sprowadzanych z zagranicy,
• dowód wniesienia opłaty recyklingowej – w przypadku pojazdów sprowadzanych do Polski przed 1 stycznia 2016, które wcześniej nie były rejestrowane.

Rejestracja samochodu na firmę – dokumenty dodatkowe do wglądu

Należy również przygotować do wglądu następujące dokumenty:

• dowód osobisty lub paszport – w przypadku, gdy wniosek składa osoba fizyczna,
• wypis z rejestru sądowego oraz numer REGON – w przypadku spółek prawa handlowego,
• umowa polisy OC,
• zaświadczenie o wpisie do rejestru CEIDG oraz umowa spółki cywilnej (jeśli dotyczy),
• pisemne pełnomocnictwo wraz z dokumentem tożsamości pełnomocnika – jeżeli został wyznaczony.

Krok 4 – wnieś wszystkie opłaty

Przed złożeniem wniosku, należy uregulować wszystkie niezbędne opłaty. W przypadku nowego samochodu kupionego w Polsce lub auta używanego od polskiego właściciela, całkowity koszt rejestracji wyniesie 161,50 złotych. Jeżeli rejestrujemy pojazd, który poprzedni właściciel zarejestrował w tym samym powiecie, wtedy nie musimy wymieniać tablic rejestracyjnych ani płacić za komplet nalepek rejestracyjnych – całkowity koszt rejestracji wyniesie dzięki temu 81 złotych.

Jeszcze do niedawna więcej należało zapłacić, rejestrując samochód sprowadzony z zagranicy. Przedsiębiorca ponosił wówczas dodatkowo opłatę za kartę pojazdu w kwocie 75 złotych + 50 groszy opłaty ewidencyjnej. We wrześniu 2022 r. weszły jednak w życie nowe przepisy, które zniosły ten obowiązek jej wydawania.

Opłaty za rejestrację samochodu na firmę

Poszczególne opłaty są następujące:

• dowód rejestracyjny lub jego wtórnik – 54 złote,
• komplet nalepek legalizacyjnych – 12,50 złotych,
• standardowe tablice rejestracyjne – 80 złotych,
• pozwolenie czasowe – 13,50 złotych lub 1,5 zł w przypadku samochodu już zarejestrowanego w tym samym powiecie,
• indywidualne tablice rejestracyjne – 1000 złotych (jeśli o nie wnioskujemy),
• upoważnienie – 17 złotych (jeśli został wyznaczony pełnomocnik),
• opłata ewidencyjna – 1,50 złotych.*

Płatność można wnieść w kasie urzędu lub wykonując przelew na jego numer rachunku bankowego.

Krok 5 – złóż wniosek w urzędzie

Wniosek należy złożyć w wydziale komunikacji starostwa powiatowego, urzędu gminy (w przypadku miast na prawach powiatu) lub urzędu dzielnicy w Warszawie. Zarejestrować pojazd może właściciel firmy (samochodu) lub reprezentujący ją pełnomocnik. Jeżeli do pojazdu są przypisani współwłaściciele, wtedy powinni oni być obecni w urzędzie podczas rejestracji.

Krok 6 – odbierz pozwolenie czasowe (etap nieobowiązkowy)

Właściwy dowód rejestracyjny zostanie wyprodukowany maksymalnie do 30 dni kalendarzowych od dnia złożenia wniosku. Jeżeli przedsiębiorca potrzebuje w tym okresie poruszać się po drogach publicznych, może złożyć wniosek o wydanie pozwolenia czasowego (tymczasowego dowodu rejestracyjnego).

Krok 7 – odbierz właściwy dowód rejestracyjny

Kiedy dowód rejestracyjny zostanie już wyprodukowany, wtedy będzie można odebrać go w urzędzie.

*podane w tekście wysokości opłat obowiązują w momencie ostatniej aktualizacji artykułu (lipiec 2023)