Obowiązek kasy fiskalnej – kogo dotyczy i jakie są warunki zwolnienia?

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej dotyczy wielu przedsiębiorców, którzy nie spełniają ustawowych warunków zwolnienia. Tradycyjne urządzenia tego typu, z zapisem papierowym, są stopniowo wypierane przez nowoczesne kasy online oraz wirtualne. Do kwietnia 2025 roku niektóre firmy będą musiały dodatkowo zintegrować kasę fiskalną z terminalem.

Sprawdź, czym jest kasa fiskalna, do czego służy i jakie są jej rodzaje. Dowiedz się także, kiedy trzeba mieć kasę fiskalną i w jakich sytuacjach przysługuje zwolnienie z obowiązku posiadania takiego urządzenia.

Do czego służy kasa fiskalna?

Kasa fiskalna w firmie służy do zapisywania wszystkich towarów i usług, które znajdują się w asortymencie przedsiębiorstwa, a także ewidencjonowania ich sprzedaży. Takie urządzenie pozwala klientom płacić za zakupy nie tylko gotówką, lecz także w formie bezgotówkowej – np. kartą płatniczą, telefonem czy BLIK-iem.

Rodzaje kas fiskalnych

Można wyróżnić kilka rodzajów kas fiskalnych, które różnią się między sobą ze względu na sposób zapisu informacji:

• urządzenia z papierowym zapisem kopii – pozwalają nie tylko rejestrować transakcje w formie elektronicznej, lecz także drukować papierowe paragony. Takie kasy fiskalne były dostępne w sprzedaży do 31 sierpnia 2019 roku. Kupione modele można użytkować maksymalnie do czasu ich wyeksploatowania;
• modele z elektronicznym zapisem kopii – umożliwiają zapisywanie kopii dokumentów w pamięci urządzenia lub na zewnętrznych nośnikach danych. Przyjmują one formę cyfrową, dlatego nie ma potrzeby zapisu papierowego. Takie kasy fiskalne można było nabyć do końca 2022 roku. Obecnie są wycofane ze sprzedaży, ponieważ nie umożliwiają wysyłania danych do Centralnego Repozytorium Kas (CRK);
• kasy fiskalne online – są to elektroniczne urządzenia, które pozwalają zarówno drukować paragony w postaci papierowej, jak i wystawiać paragony cyfrowe. W odróżnieniu od typowych kas z elektronicznym zapisem, przesyłają dane w czasie rzeczywistym do CRK. Jest to system teleinformatyczny prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Służy do przeciwdziałania oszustwom podatkowym;
• kasy wirtualne – są to kasy online w formie oprogramowania instalowanego na komputerze lub urządzeniu mobilnym. Można z nich korzystać od 1 czerwca 2020 roku. Uprawnieni są do tego jedynie przedsiębiorcy z określonych branż – m.in. usług hotelarskich, przewozu osób samochodem osobowym, mycia aut, sprzedaży węgla i innych paliw stałych czy świadczenia usług gastronomicznych. Każda taka kasa powinna spełniać warunki wskazane przez Prezesa Głównego Urzędu Miar. 

Kto ma obowiązek posiadania kasy fiskalnej?

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej dotyczy przedsiębiorców, którzy:

• oferują swoje towary lub usługi osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej i (albo) rolnikom ryczałtowym,
• notują obroty ze sprzedaży na rzecz takich osób powyżej 20 tys. zł netto w roku podatkowym.

Niektóre firmy mają obowiązek zainstalowania kasy fiskalnej online. Z takiego urządzenia powinni korzystać przedsiębiorcy z niektórych branż, takich jak:

• sprzedaż paliw do napędu silników spalinowych,
• działalność gastronomiczna,
• usługi krótkiego zakwaterowania,
• sprzedaż paliw stałych do celów opałowych,
• naprawa pojazdów silnikowych i motorowerów,
• usługi budowlane,
• usługi kosmetyczne i fryzjerskie,
• usługi prawnicze,
• usługi medyczne,
• usługi obiektów, które służą poprawie kondycji fizycznej.

Przedsiębiorca może otrzymać zwrot kosztów zakupu kasy fiskalnej online – bez względu na to, czy ma obowiązek z niej korzystać, czy zdecyduje się na to dobrowolnie. Ulga wynosi 90% kosztów zakupu netto (maksymalnie 700 zł).

Niektóre kategorie towarów i usług wymagają, aby korzystać z kasy fiskalnej bez względu na limit obrotu już od pierwszej transakcji. Należą do nich m.in.:

• sprzęt telewizyjny, telekomunikacyjny i radiowy,
• wyroby, które zawierają metale szlachetne,
• komputery stacjonarne i przenośne, w tym laptopy i tablety,
• części do silników spalinowych i nadwozia do pojazdów,
• napoje alkoholowe i wyroby tytoniowe,
• doradztwo podatkowe,
• usługi fryzjerskie i kosmetyczne,
• perfumy i wody toaletowe,
• przewóz osób taksówkami,
• naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów.

Kiedy nie trzeba mieć kasy fiskalnej?

Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej przysługuje przedsiębiorcom, którzy spełniają warunki określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. 

W załączniku do tego dokumentu znajdują się kategorie towarów i usług, które podlegają zwolnieniu w latach 2025-2027. Należą do nich m.in.:

• usługi związane z rolnictwem oraz chowem i hodowlą zwierząt,
• usługi związane ze zbieraniem odpadów niebezpiecznych,
• usługi pocztowe i kurierskie,
• czynności notarialne,
• usługi administracji publicznej i obrony narodowej,
• dostawa nieruchomości,
• dzierżawa gruntów,
• sprzedaż biletów komunikacji lotniczej oraz towarów i posiłków na pokładach samolotów.

Obowiązek kasy fiskalnej nie dotyczy także przedsiębiorców, którzy:

• nie sprzedają towarów lub usług osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej ani rolnikom ryczałtowym,
• uzyskali w poprzednim roku podatkowym przychód do 20 tys. zł netto,
• zaczęli prowadzić firmę 1 stycznia 2015 roku lub później i przewidują, że w pierwszych 6 miesiącach działalności sumaryczna wartość sprzedaży towarów lub usług podlegających zwolnieniu z kasy fiskalnej przekroczy 80% całkowitych obrotów.

Kasa fiskalna a sprzedaż towarów przez internet

Czy trzeba mieć kasę fiskalną w przypadku sprzedaży internetowej? Można skorzystać ze zwolnienia pod warunkiem, że:

• klienci nie odbierają towarów osobiście i płacą w formie bezgotówkowej ze swojego rachunku bankowego – za pośrednictwem banku, SKOK-u lub poczty,
• dostawę realizuje kurier lub poczta,
• wpłata wpływa w całości na konto bankowe firmy (sprzedawcy),
• przedsiębiorca prowadzi ewidencję, która pozwala zidentyfikować transakcje, w tym dane nabywcy.

Od kiedy obowiązek kasy fiskalnej zintegrowanej z terminalem?

Od 1 kwietnia 2025 roku wejdzie w życie nowy obowiązek integracji kasy fiskalnej z terminalem. Będą do tego zobowiązani przedsiębiorcy, którzy muszą ewidencjonować sprzedaż przy użyciu kasy online. Integracja taka powinna być zgodna z protokołem FROB Fundacji Rozwoju Obrotu Bezgotówkowego, a terminal musi zostać wyposażony w protokół ECR-EFT.