Siedziba firmy w domu – argumenty za i przeciw

Zastanawiasz się, czy firma musi mieć siedzibę? Dowiedz się więc, jakie przepisy pod tym względem obowiązują w naszym kraju. Wyjaśniamy, co trzeba zrobić, aby zarejestrować działalność pod określonym adresem. Wskazujemy również, jakie warunki należy spełnić, aby siedziba firmy mogła znajdować się w domu lub wynajmowanym mieszkaniu. Ponadto przedstawiamy najważniejsze zalety i wady prowadzenia działalności, której siedziba znajduje się w domu.

Czy firma musi mieć siedzibę? 

Co do zasady, działalność gospodarcza założona w Polsce powinna mieć swoją siedzibę. Od tej reguły istnieją jednak pewne wyjątki. Stała siedziba firmy nie jest konieczna, jeżeli świadczone usługi będą miały charakter mobilny – np. przedsiębiorca wykonuje je u klientów, którzy mieszkają w różnych miastach czy województwach. 

Adres siedziby firmy nie musi być wskazywany przez osoby fizyczne, które prowadzą jednoosobową działalność. We wniosku o wpis do CEIDG należy wówczas wskazać opcję „Brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”. Istnieje natomiast obowiązek określenia adresu do doręczeń, na który będzie przesyłana korespondencja urzędowa, np. z ZUS czy urzędu skarbowego. Każdy przedsiębiorca musi ponadto wskazać miejsce przechowywania dokumentacji księgowej – może być inne niż adres siedziby firmy czy miejsce realizowania działań biznesowych.

Siedziba firmy musi być natomiast obowiązkowo wskazana przez przedsiębiorców prowadzących działalność w formie spółki cywilnej lub handlowej, np. z o.o. W przypadku spółki cywilnej siedzibą jest adres prowadzenia działalności. Spółka handlowa ma natomiast obowiązek wskazać we wniosku o wpis do KRS miejscowość, na terenie której znajduje się jej organ zarządzający.

Siedziba firmy a PIT i VAT

Właściwość terytorialna urzędu skarbowego w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej nie jest uzależniona od siedziby firmy, lecz miejsca zamieszkania przedsiębiorcy. Będzie to dotyczyło zarówno rozliczania podatku dochodowego, jak i VAT. W przypadku spółek cywilnych właściwy urząd zostanie określony ze względu na adres siedziby firmy.

Siedziba firmy w domu – jakie obowiązki są z tym związane?

Jeśli osoba zakładająca firmę zamierza ją prowadzić w stałym miejscu, jest zobowiązana wskazać adres siedziby na etapie rejestracji działalności. Jeżeli obowiązki biznesowe są realizowane w kilku miejscach, np. filiach czy oddziałach, również należy je zgłosić. Rejestracja firmy w mieszkaniu będzie możliwa nawet wtedy, gdy jest to wynajęty lokal. Może on służyć jednocześnie do celów biznesowych oraz prywatnych.

Do prowadzenia działalności gospodarczej można wyznaczyć zarówno cały budynek czy lokal, jak i jego wyodrębnioną część, np. pokój. Istnieje obowiązek dysponowania tytułem prawnym do nieruchomości, która zostanie wskazana jako siedziba firmy. Może nim być np. prawo własności lub współwłasności, najem, użyczenie, a także prawo użytkowania wieczystego. Dokument potwierdzający może przybrać formę umowy najmu lub użyczenia, wypisu z księgi wieczystej, umowy sprzedaży, decyzji administracyjnej czy aktu własności gruntu. Siedziba firmy w wynajmowanym mieszkaniu wymaga zgody właściciela na prowadzenie biznesu w należącym do niego lokalu.

Siedziba firmy w domu rodziców lub innych członków rodziny

Prawo do wykorzystywania domu lub lokalu na cele firmowe można uzyskać nieodpłatnie od członków najbliższej rodziny. Mogą nimi być nie tylko rodzice, lecz także m.in. rodzeństwo, dzieci, dziadkowie, teściowie, małżonkowie rodzeństwa czy rodzeństwo rodziców. W takim przypadku można prowadzić firmę w udostępnianym lokalu bez konieczności spełniania dodatkowych obowiązków. Jeśli natomiast mieszkanie udostępnia osoba spoza najbliższej rodziny, np. niespokrewniony przyjaciel, wtedy przedsiębiorca jest zobowiązany oszacować rynkowy koszt wynajmu i wyliczoną kwotę potraktować jako podlegający opodatkowaniu przychód firmowy.

Siedziba firmy w domu – zalety

Rejestracja firmy w domu może być korzystnym pod wieloma względami rozwiązaniem. Opisujemy jego najważniejsze zalety.

Oszczędność czasu i pieniędzy

Przedsiębiorca oszczędza zwłaszcza na dojazdach do biura – nie musi ponosić kosztów paliwa, biletów czy eksploatacji samochodu. Jeśli prowadzi firmę we własnym domu lub udostępnionym nieodpłatnie przez członka rodziny, wtedy nie płaci także czynszu. 

Spora elastyczność

Siedziba firmy w domu umożliwia wykonywanie pracy w dowolnych godzinach, również w nieoczywistych porach. Niektóre obowiązki, np. praca zdalna copywriterów, programistów czy grafików komputerowych, mogą być realizowane nawet bez wychodzenia z własnego łóżka. Prowadząc biznes w domu, łatwiej również zaplanować urlop czy łączyć obowiązki rodzinne z zawodowymi.

Komfortowe warunki pracy

Prowadzenie działalności w domu umożliwia przyjęcie dowolnego stylu pracy, bez konieczności uwzględniania potrzeb współpracowników pod tym względem. Przedsiębiorca może sam zdecydować, czy chce pracować w ciszy, czy np. słuchać muzyki podczas wykonywania swoich obowiązków.

Siedziba firmy w domu – wady

Adres siedziby w domu może również przysporzyć pewnych kłopotów i niedogodności. Warto być świadomym najczęstszych spośród nich.

Problematyczne rozliczanie kosztów

Rejestracja firmy z siedzibą w domu powoduje, że rozliczanie kosztów czynszu, mediów czy usług telekomunikacyjnych staje się problematyczne. Jeśli dany lokal czy pokój służy zarówno prowadzeniu działalności, jak i celom prywatnym, poniesione wydatki mogą być zaliczane do kosztów podatkowych jedynie z uwzględnieniem odpowiednich proporcji. 

Mniejsza prywatność

Jeśli firma zostanie zarejestrowana pod domowym adresem, będzie on wtedy publicznie dostępny w rejestrze CEIDG lub KRS. Może to narazić na liczne problemy, np. zwiększone ryzyko włamania czy otrzymywania niechcianych materiałów reklamowych. 

Mniejszy prestiż

Firma zarejestrowana w domu może być przez niektórych klientów i partnerów biznesowych postrzegana jako mniej prestiżowa.

Brak bezpośrednich kontaktów biznesowych

Przedsiębiorca wykonujący zadania biznesowe w domu ma mniejszą możliwość nawiązywania osobistych kontaktów biznesowych czy wymiany doświadczeń ze współpracownikami. Siedziba firmy w domu zwykle uniemożliwia również zatrudnianie pracowników.

Problem z oddzieleniem pracy od życia prywatnego

Obowiązki domowe mogą znacząco utrudniać skupienie się na pracy i prowadzić do spadku motywacji. Przedsiębiorca może mieć trudność z zachowaniem równowagi pomiędzy życiem prywatnym a zawodowym. Kłopotliwa i stresująca dla współmieszkańców zwykle okazuje się również ewentualna kontrola skarbowa w domu.

Alternatywne rozwiązania

Jeśli nie chcesz lub nie możesz prowadzić biznesu w domu, możesz skorzystać z kilku alternatywnych rozwiązań. Jednym z nich jest wynajmowanie biura w dogodnej lokalizacji, co wpłynie pozytywnie na wizerunek firmy. Można również zarejestrować działalność pod adresem biura coworkingowego. W tym przypadku przedsiębiorca dzieli przestrzeń z innymi osobami wykonującymi zadania biznesowe. Pozwala to nawiązywać z nimi kontakty i zawiązywać współpracę. 

Jeszcze innym rozwiązaniem jest wybranie na siedzibę firmy wirtualnego biura. Przedsiębiorca nie musi wtedy pracować w lokalu pod danym adresem, lecz może korzystać z oferowanych mu zdalnych usług, np. odbierania i skanowania dokumentacji, prowadzenia księgowości czy telefonicznej obsługi klientów.