Kamera i GPS w samochodzie służbowym – czy to legalne?

Systemy GPS oraz kamery samochodowe pozwalają pracodawcy monitorować sposób przemieszczania się pojazdem służbowym przez pracownika. Ich założenie w aucie jest zgodne z prawem jedynie przy spełnieniu określonych warunków. Zasady monitoringu określają przepisy kodeksu pracy, a także zapisy ustawy o ochronie danych osobowych (UODO) oraz RODO. Za ich złamanie grożą przedsiębiorcy surowe sankcje finansowe.

Czy pracownicy muszą wiedzieć o założonym monitoringu?

Kodeks pracy jednoznacznie wskazuje, że pracodawca ma prawny obowiązek poinformowania pracownika użytkującego służbowe auto o zamieszczeniu w nim systemu GPS oraz kamery. Przyjęte zasady należy zamieścić w regulaminie pracy, układzie zbiorowym lub w obwieszczeniu. Ostatnia z wymienionych opcji może być zastosowana jedynie pod warunkiem, że przedsiębiorca nie podlega obowiązkowi ustalenia regulaminu pracy lub nie został objęty układem zbiorowym.

Pracodawca jest zobowiązany do poinformowania zatrudnionych osób o monitoringu w czasie do 2 tygodni przed jego uruchomieniem. W przypadku nowo zatrudnianych pracowników, stosowna informacja powinna zostać przekazana przed dniem podjęcia obowiązków w ramach stosunku pracy. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest także umieszczenie w samochodzie służbowym symbolu graficznego. Za jego pomocą ma być komunikowana informacja o tym, że sposób wykorzystania pojazdu oraz pokonywana trasa będą monitorowane. Znak obrazkowy musi być czytelny i znajdować się w widocznym miejscu auta.

Jakie informacje należy przekazać swoim podwładnym?

Pracodawca powinien przekazać pracownikom na piśmie informację na temat celów, sposobu oraz zakresu monitorowania pojazdu. Jego obowiązkiem jest wskazanie zakresu danych, które będą zbierane za pomocą kamery czy urządzenia GPS w samochodzie służbowym. Zakres danych podlegających monitoringowi może obejmować:

• styl jazdy pracownika użytkującego pojazd,
• miejsca przerw w podróży służbowej,
• miejsca przebywania,
• punkty tankowania.

Dane rejestrowane przez pracodawcę powinny odpowiadać wskazanym celom, dla których założył on monitoring w samochodzie służbowym. Muszą być one uzasadnione oraz wskazane w precyzyjny sposób. Celem monitorowania pracowników może być np.:

• zapewnienie sprawnej organizacji czasu pracy poprzez realizację transportu najszybszymi lub najkrótszymi trasami,
• ochrona mienia poprzez kontrolę stylu jazdy pracowników (wymóg ecodrivingu),
• zapewnienie bezpieczeństwa pracowników.

Nawet jeżeli dany cel jest uzasadniony, pracodawca nie może pozyskiwać i wykorzystywać związanych z nim danych, w przypadku braku zamieszczenia takiego celu w wewnętrznym akcie prawnym firmy.

Przedsiębiorca nie może stosować monitoringu z zamiarem kontrolowania wydajności swoich podwładnych. Ma natomiast prawo do tego, aby weryfikować, czy pracownicy faktycznie wykonują powierzone im obowiązki w czasie pracy.

Zasady zbierania i wykorzystywania danych

Pracodawca powinien określić w przejrzysty sposób zasady rejestrowania, wykorzystywania oraz przechowywania danych z monitoringu. Ma obowiązek przekazania pracownikom informacji na temat miejsca oraz czasu wykonywania tego typu czynności. Przedsiębiorca musi również wskazać osoby upoważnione do przetwarzania danych – dostęp do nich należy należycie zabezpieczyć.

Kodeks pracy precyzuje również okres, przez jaki pracodawca może przechowywać nagrania, które zarejestrowała kamera w samochodzie czy system GPS. Wynosi on maksymalnie 3 miesiące od momentu ich sporządzenia – następnie nagranie powinno zostać zniszczone. W ustawie znalazło się jednak zastrzeżenie, że czas ten może być przedłużony do dnia wydania prawomocnego wyroku. Dotyczy to sytuacji, kiedy zarejestrowany materiał służy jako dowód w postępowaniu sądowym.

Przedsiębiorca udostępniający pracownikom firmową flotę, ma prawo wykorzystać dane z monitoringu jedynie w uzasadnionych przypadkach. Można do nich zaliczyć np. sytuację uszkodzenia służbowego samochodu czy jego kradzież. Odczytanie informacji z nagrania może wtedy być pomocne w celu stwierdzenia, czy pracownik ponosi odpowiedzialność za tego typu zdarzenia.

Pracodawca może także wykorzystać zarejestrowane dane, jeżeli podejrzewa, że pracownik nie wykonuje swoich obowiązków w godzinach pracy czy w wyznaczonym mu miejscu. Potwierdzenie tego rodzaju zaniedbań, na podstawie danych z systemu GPS w aucie służbowym, może stanowić uzasadnioną przesłankę ku temu, aby rozwiązać z pracownikiem umowę o pracę bez okresu wypowiedzenia – w trybie natychmiastowym.

Czy wymagana jest zgoda pracownika na używanie monitoringu?

Uzyskanie zgody pracownika na założenie w aucie kamery czy systemu GPS nie jest konieczne, jeżeli korzysta on z firmowego samochodu jedynie w celach służbowych. W przypadku używania pojazdu również w celach prywatnych, pracodawca ma obowiązek umożliwić mu wyłączenie urządzenia do monitoringu po godzinach pracy lub w czasie przerw.

Jeżeli jednak przedsiębiorca chce monitorować samochód służbowy w sposób nieprzerwany, wtedy konieczne jest uzyskanie pisemnej zgody podwładnego. Jej brak daje podstawy do tego, aby oskarżyć przełożonego o naruszenie prawa pracownika do prywatności, zapisanego w ustawie o ochronie danych osobowych (UOODO) z 1997 roku. Możliwość taką należy również zapisać w wewnętrznym dokumencie firmy, dotyczącym zasad wykorzystywania służbowych pojazdów.

Kamera i GPS w samochodzie służbowym a RODO

Pracodawca ma także obowiązek przestrzegania unijnych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych RODO. Jest zobowiązany zwłaszcza do poinformowania swoich pracowników o sposobie przetwarzania ich danych osobowych oraz przysługujących im w związku z tym praw. 

Przepisy RODO zabraniają również przedsiębiorcy przetwarzania danych osobowych osób fizycznych bez uzyskania ich zgody. Jeżeli więc kamera samochodowa zarejestrowała przypadkowych uczestników ruchu i możliwe jest zidentyfikowanie ich wizerunku, wtedy danych tych nie można dowolnie wykorzystywać i rozpowszechniać, np. poprzez publikowanie nagrań w internecie. Naruszenie przepisów RODO naraża przedsiębiorcę na surowe sankcje.

Założenie kamery i systemu GPS w samochodzie służbowym jest zatem całkowicie legalne, pod warunkiem przestrzegania przepisów kodeksu pracy oraz zapisów ustaw o ochronie danych osobowych. Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o uruchomieniu monitoringu oraz zapewnienia możliwości jego czasowego wyłączenia, jeżeli pojazd jest wykorzystywany również w celach prywatnych. Monitoring można założyć jedynie w uzasadnionym i ściśle określonym celu, takim jak np. ochrona mienia czy zapewnienie sprawnej organizacji czasu pracy.