Ewidencja przebiegu pojazdu – jak ją prowadzić?

Przedsiębiorcy wykorzystujący firmowy samochód osobowy, mają możliwość zaliczenia do kosztów prowadzenia działalności 100% poniesionych wydatków eksploatacyjnych, a także do pełnego odliczenia podatku VAT. Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu stanowi jeden z obowiązków, którego w tym celu powinni dopełnić. Czym jest zatem tzw. kilometrówka, jakie powinna zawierać elementy, a także kto i w jaki sposób powinien ją prowadzić?

Czym jest kilometrówka?

Ewidencja przebiegu pojazdu (kilometrówka) to formalne zestawienie służbowych przejazdów samochodem osobowym przez przedsiębiorcę lub pracowników, których zatrudnia. W kilometrówce znajdują się m.in. dane na temat liczby pokonanych kilometrów, celu i daty wyjazdów, a także miejsca rozpoczęcia oraz zakończenia trasy. Ewidencja przebiegu pojazdu na potrzeby podatku dochodowego dotyczy jedynie firmowych aut przedsiębiorcy – nie stosuje się jej w przypadku, jeżeli korzysta on z samochodu prywatnego.

Kto powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

Obowiązkiem prowadzenia kilometrówki są objęte te firmy, które zamierzają w 100% zaliczać wydatki eksploatacyjne do kosztów uzyskania przychodów oraz w pełni odliczać podatek VAT. W tym celu muszą udowodnić, że wykorzystują samochód służbowy wyłącznie do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dowód tego stanowi właśnie ewidencja przebiegu pojazdu. Samochód nią objęty nie musi być własnością przedsiębiorcy. Może być to również auto firmowe, które jest używane w ramach leasingu, dzierżawy czy umowy użyczenia.

W celu odliczenia 100% podatku VAT, konieczne jest również dokonanie zgłoszenia samochodu w urzędzie skarbowym – służy do tego formularz VAT-26. Przedsiębiorca powinien dopełnić obowiązku rejestracyjnego w terminie do 7 dni, licząc od daty poniesienia pierwszego wydatku eksploatacyjnego w związku z używaniem firmowego pojazdu.

Nieprowadzenie kilometrówki, nawet w przypadku wykorzystywania pojazdu jedynie w celach firmowych, nie upoważnia do pełnych odliczeń. Obowiązują wówczas limity, takie same jak w przypadku używania samochodu w sposób mieszany – czyli zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych. Można wtedy odliczać 50% VAT-u oraz 75% wydatków eksploatacyjnych, np. udokumentowanych kosztów wymiany opon i płynów, zakupu paliwa, przeglądów, serwisu czy korzystania z automyjni lub parkingu. Przedsiębiorca nie ma natomiast możliwości zmniejszania podatku poprzez odjęcie od przychodu kosztów modernizacji pojazdu – np. montażu w pojeździe instalacji gazowej.

Ewidencja podróży służbowych pracowników

Kilometrówkę powinni również prowadzić pracownicy, jeżeli za zgodą pracodawcy wykorzystują swoje prywatne samochody podczas podróży służbowej. Przedsiębiorca może zwrócić im poniesione koszty jedynie do określonego limitu, który należy określić na podstawie przebiegu oraz stawki za 1 km, ustalonej przez Ministerstwo Finansów. Stawka kilometrówki jest uzależniona od pojemności skokowej silnika w samochodzie i obecnie wynosi:

• pojazd z silnikiem o mocy powyżej 900 cm³: 0,8358 zł,
• pojazd z silnikiem o mocy do 900 cm³: 0,5214 zł.

Wartość będąca wynikiem mnożenia przebiegu i stawki za 1 km może zostać przez pracodawcę zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Poniesione przez pracownika wydatki powinny być udokumentowane za pomocą faktur lub rachunków. Wyliczona kwota stanowi przychód osoby zatrudnionej, w związku z czym podlega opodatkowaniu podatkiem PIT. Nie jest jednak brana pod uwagę przy ustalaniu podstawy wymiaru ubezpieczeń społecznych.

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu ciąży zawsze na jego użytkowniku – czyli w powyższym przypadku na pracowniku. Pracodawca powinien podpisać sporządzony przez niego dokument na koniec okresu rozliczeniowego. Od przedsiębiorcy wymaga się również sporządzenia w swojej firmie wewnętrznego regulaminu użytkowania samochodów.

Jakie elementy powinna zawierać kilometrówka?

Ustawodawca wskazał listę danych, które powinny zostać uwzględnione w ewidencji przebiegu pojazdu. Kilometrówkę należy prowadzić od dnia rozpoczęcia używania samochodu w prowadzonej działalności gospodarczej, aż do daty zakończenia jego wykorzystywania w celach firmowych.

W ewidencji przebiegu pojazdu muszą znajdować się następujące elementy:

• imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem,
• numer rejestracyjny samochodu,
• liczba pokonanych kilometrów – w czasie pojedynczego wyjazdu, na koniec danego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia ewidencji,
• data rozpoczęcia poszczególnych wyjazdów,
• opis pokonanej trasy – tj. wskazanie miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej,
• data rozpoczęcia oraz zakończenia prowadzenia kilometrówki,
• cel wyjazdów,
• kolejne numery wpisów w ewidencji – osobny dla każdego wykorzystania pojazdu w celach firmowych,
• stan licznika samochodu w dniu rozpoczęcia prowadzenia kilometrówki, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz w dniu zamknięcia ewidencji przebiegu pojazdu.

Kilometrówka na potrzeby PIT – zmiany od 2019 roku

Od 1 stycznia 2019 roku obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie dotyczy już tych przedsiębiorców, którzy wykorzystują w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą swój prywatny samochód, niewpisany do rejestru środków trwałych. Do tej pory mogli oni zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wydatki eksploatacyjne maksymalnie do kwoty limitu, wyliczonego po uwzględnieniu stawki kilometrówki za 1 km. Obecnie mają możliwość uwzględniania w kosztach prowadzonej działalności maksymalnie 20% ponoszonych wydatków. Nadal muszą oni jednak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu prywatnego, jeżeli zamierzają odliczać 100% VAT-u.

Podsumowanie

Reasumując, ewidencja przebiegu pojazdu to szczegółowe zestawienie tras, pokonywanych samochodem osobowym przez przedsiębiorcę lub jego pracowników. Auto takie nie musi być własnością firmy – może być np. używane w ramach leasingu. Prowadzenie tzw. kilometrówki pozwala osiągnąć korzyści podatkowe – umożliwia odliczenie 100% wydatków eksploatacyjnych oraz pełnego VAT-u. Dzięki prowadzonej ewidencji, przedsiębiorca będzie w stanie udowodnić, że pojazd jest wykorzystywany jedynie w celach służbowych. W ewidencji powinny znaleźć się zwłaszcza dane dotyczące liczby przejechanych kilometrów, celu podróży oraz miejsca rozpoczęcia i zakończenia każdego wyjazdu.