Profil zaufany dla firmy – do czego się przydaje?

Profil zaufany to bezpłatna metoda elektronicznego potwierdzania tożsamości oraz podpisywania dokumentów przesyłanych instytucjom administracji publicznej. Stanowi alternatywę dla płatnego podpisu kwalifikowanego. Pozwala szybko i wygodnie załatwiać różne sprawy urzędowe bez wychodzenia z domu.

Sprawdź, czy można założyć profil zaufany dla firmy i jakie są sposoby jego utworzenia przez przedsiębiorcę. Dowiedz się również, do czego można go wykorzystać w prowadzonej działalności.

Profil zaufany dla firmy – czy to możliwe?

Profil zaufany może założyć wyłącznie indywidualna osoba, która dysponuje numerem PESEL oraz ma pełną lub ograniczoną zdolność do czynności prawnych. Oznacza to, że jego założenie dla firmy jest niemożliwe.

Po utworzeniu profilu zaufanego prywatna osoba może jednak założyć dla organizacji konto na ePUAP (Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej). Jest to wirtualna skrzynka podawcza, za pośrednictwem której osoby fizyczne mogą kontaktować się z urzędami, a także odbierać i wysyłać różne dokumenty w imieniu przedsiębiorstwa, które reprezentują. System pozwala również upoważnić inne osoby, np. wspólników, do korzystania ze skrzynki.

Profil zaufany dla przedsiębiorcy – do czego może się przydać?

Profil zaufany umożliwia przedsiębiorcy załatwienie spraw urzędowych online. Jest to wygodne i szybkie rozwiązanie.

Rejestracja działalności gospodarczej

Za pomocą profilu zaufanego można założyć jednoosobową działalność gospodarczą oraz spółkę cywilną. W tym celu należy wypełnić przez internet i elektronicznie podpisać wniosek o wpis do CEIDG. W profilu zaufanym można zarejestrować działalność bez wychodzenia z domu.

Dowolne pisma do urzędów

Przedsiębiorca może podpisywać profilem zaufanym różne dokumenty kierowane do organów administracji publicznej. Mogą być to zarówno formularze do wyboru z katalogu spraw na stronie ePUAP, jak i pisma ogólne – jeśli nie został określony wzór dokumentu elektronicznego.

Podpisywanie deklaracji podatkowych

Profil zaufany umożliwia wysyłanie jednolitych plików kontrolnych (JPK) do urzędu skarbowego. Złożysz przez niego różne wnioski do tej instytucji, m.in. o:

• wydanie indywidualnej interpretacji, 
• zaświadczenie potwierdzające status podatnika VAT,
• zaświadczenie o niezaleganiu w spłacie bieżących zobowiązań.

Założenie konta na portalu PUE ZUS

Za pomocą profilu zaufanego można założyć swoje konto na platformie PUE ZUS. Od 1 stycznia 2023 roku profil musi mieć obowiązkowo każdy przedsiębiorca, bez względu na to, czy opłaca on składki wyłącznie za siebie, czy również za pracowników. Po zalogowaniu się można sprawdzać m.in.:

• bieżące i miesięczne salda, 
• należne składki i wpłaty, 
• informacje roczne,
• deklaracje rozliczeniowe.

Portal umożliwia również sporządzanie wniosków do ZUS, zgłaszanie przedsiębiorcy i pracowników do ubezpieczeń, a także przechodzenie z preferencyjnych składek ZUS (Mały ZUS i Mały ZUS Plus) na standardowe (Duży ZUS) i odwrotnie.

Aktualizacja danych w CEIDG

Profilem zaufanym zatwierdzisz dowolne zmiany w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Aktualizacja może dotyczyć m.in.:

• nazwy firmy,
• nazwiska,
• obywatelstwa,
• formy opodatkowania,
• kodów PKD,
• numeru firmowego rachunku bankowego,
• adresu siedziby firmy,
• okresu rozliczania podatku dochodowego,
• danych kontaktowych,
• miejsca przechowywania ksiąg rachunkowych.

Przedsiębiorca może również przesłać do urzędu skarbowego wniosek VAT-R, aby zarejestrować się jako czynny płatnik podatku VAT.

Zawieszenie, wznowienie lub zamknięcie biznesu

Profil zaufany pozwala czasowo zawiesić działalność gospodarczą, co jest przydatnym rozwiązaniem zwłaszcza dla firm z branż o dużej sezonowości sprzedaży. W razie potrzeby można także bez wychodzenia z domu wznowić lub definitywnie zamknąć biznes.

Wnioskowanie o zezwolenia i koncesje

Przedsiębiorca może drogą online złożyć wniosek o różnego rodzaju zezwolenia i koncesje, np. na sprzedaż alkoholu, działania biznesowe w parku narodowym czy prace kartograficzne.

Zaświadczenia dotyczące prawa jazdy i sprzedaży samochodu

Profil zaufany pozwala wnioskować o zaświadczenie o posiadaniu prawa jazdy, sprawdzać liczbę punktów karnych czy informować urząd o sprzedaży pojazdu.

Profil zaufany dla firmy – jak założyć?

Istnieje kilka sposobów na to, jak utworzyć profil zaufany dla firmy. Sprawdź, jakie opcje masz do wyboru.

Bank lub inny dostawca tożsamości

Jest to najszybszy sposób, aby założyć profil zaufany dla firmy. Przedsiębiorca potrzebuje w tym przypadku własnego konta w banku lub innym serwisie dostawcy tożsamości. Wszystkie niezbędne dane zostaną automatycznie pobrane z wybranej platformy internetowej. Obecnie utworzenie profilu zaufanego umożliwia wielu dostawców tożsamości, w tym Credit Agricole. 

Rozmowa wideo z urzędnikiem

Najpierw przedsiębiorca wypełnia formularz online, a następnie potwierdza swoją tożsamość podczas rozmowy wideo za pośrednictwem programu Microsoft Teams. Metoda ta wymaga działającego mikrofonu, słuchawek lub głośników.

E-dowód

Jest to opcja dostępna dla osób, które posługują się dowodem osobistym z warstwą elektroniczną – są to wszystkie dokumenty tożsamości wydane po 4 marca 2019 roku. Profil zaufany można założyć przy użyciu bezpłatnej aplikacji eDo App lub smartfona z czytnikiem NFC podłączonym do komputera.

Osobista wizyta w urzędzie

Ostatnią dostępną metodą jest założenie profilu zaufanego w placówce potwierdzającej. Adresy dostępnych punktów można wyszukać na stronie https://pz.gov.pl/pz/confirmationPointAddressesList. Przedsiębiorca może wcześniej wypełnić formularz online, a następnie udać się do urzędu w terminie 14 dni. Możliwe jest również przejście wszystkich niezbędnych procedur w placówce.

Jak założyć ePUAP dla firmy?

Aby móc korzystać z profilu zaufanego w kwestiach związanych z działalnością gospodarczą, trzeba założyć osobne konto ePUAP dla firmy. Pozwoli to załatwiać w imieniu przedsiębiorstwa różne sprawy urzędowe.

Poniżej znajdziesz instrukcję, jak założyć profil zaufany ePUAP dla firmy. W tym celu:

• zaloguj się za pomocą profilu zaufanego na swoje indywidualne konto ePUAP,
• kliknij swoje imię i nazwisko w prawym górnym rogu,
• wybierz opcję „Utwórz profil firmy lub instytucji”,
• wybierz formę prawną przedsiębiorstwa: jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka jawna, sp. z o.o., spółka akcyjna, spółka socjalna lub inna firma,
• wpisz w elektronicznym formularzu dane organizacji,
• zatwierdź zakładanie konta ePUAP przyciskiem „Załóż profil”.