Bezpieczeństwo danych w firmie – o czym musisz pamiętać?

Myśląc o bezpieczeństwie danych w firmie, z jednej strony musisz pamiętać o odpowiednim przechowywaniu i archiwizowaniu wszystkich informacji. Z drugiej – o bezpieczeństwie systemów informatycznych. Sprawdź, co szczególnie warto mieć na uwadze.

1. Zabezpiecz dostęp do danych

Coraz więcej firm decyduje się na przechowywanie danych w chmurze. Wgląd do informacji z każdego miejsca na świecie, w którym tylko mamy dostęp do Internetu, a także łatwe edytowanie dokumentów i możliwość szybkiego dzielenia się nimi z innymi, uczyniły z chmury prawdziwy fenomen. Część danych ciągle przechowuje się jednak tradycyjnie w formie papierowej. Miejsca, w których znajdują się dokumenty z danymi wrażliwymi, warto zabezpieczyć bardziej zaawansowanymi systemami. Dostęp uzyskuje się wtedy po podaniu kodu PIN, zbliżeniu karty magnetycznej lub uzyskaniu autoryzacji dzięki odciskowi palca.

2. Pamiętaj o szyfrowaniu transmisji danych

Zwróć uwagę na to, czy programy pocztowe i strony, z których korzystasz, zawierają odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa SSL. Protokół szyfrowania transmisji danych pozwala bezpiecznie przesyłać zawartość stron WWW i poczty elektronicznej, a także dokonywać bezpiecznych transakcji realizowanych w bankowości elektronicznej czy w systemach płatności online. W przypadku stron internetowych, które nie korzystają z certyfikatu SSL, informacje przesyłane są do serwera przez sieć Internet otwartym tekstem, który stosunkowo łatwo przechwycić (szczególnie w sieci lokalnej).

3. Zainstaluj programy ochronne

Każdy komputer firmowy powinien być wyposażony w najnowszą wersję programu chroniącego przed włamaniami i wirusami, a także innymi zagrożeniami, takimi jak np. szkodliwe aplikacje. Pamiętaj również o ich regularnej aktualizacji, aby nie obniżać bezpieczeństwa danych w firmie.

4. Skorzystaj z systemu zarządzania danymi w firmie

Na rynku dostępnych jest kilka gotowych narzędzi, które ułatwiają przechowywanie i synchronizowanie danych w chronionej chmurze, ich archiwizowanie oraz tworzenie kopii zapasowych. Umożliwiają one bezpieczną wymianę danych, udostępnianie, a także szyfrowanie przed dostępem osób, które nie mają odpowiedniej autoryzacji. Systemy zarządzania danymi bazują na platformach do ich obsługi i mogą obejmować bazy danych, systemy zarządzania wielkimi wolumenami (Big Data), narzędzia analityczne itd.

5. Komputery i urządzenia mobilne łącz tylko z zaufanymi dostawcami Internetu

W przypadku pracy zdalnej lub korzystania z urządzeń w delegacji warto korzystać z połączeń VPN, które gwarantują bezpośrednie połączenie z firmowym serwerem. Dane, z których korzystają przedsiębiorstwa, są w dużej mierze poufne. Łatwo ujawnić tajemnicę handlową lub narazić się na wyciek danych osobowych pracowników. VPN zabezpiecza informacje w trakcie połączenia online (np. w czasie przesyłania ich kontrahentom lub zdalnych spotkań), stanowiąc dodatkową ochronę wrażliwych danych. Przy konfigurowaniu VPN dla firmy warto pamiętać, że taka sieć musi być stworzona wewnątrz firmowej infrastruktury i dopiero wtedy może być udostępniona pracownikom.

6. Nie zapomnij o resetowaniu haseł i dostępów

To czynność, którą często lekceważymy. Warto regularnie zmieniać hasła do systemu komputerowego, poczty i wszystkich platform, które wymagają od nas logowania. Tę procedurę powtarzaj przynajmniej raz na trzy miesiące. Jeśli zdecydujesz się na zapisanie hasła, by go nie zapomnieć, karteczki nigdy nie zostawiaj w widocznym miejscu.

7. Zabezpiecz swoje stanowisko pracy

Nie przechowuj w widocznym miejscu danych w formie papierowej. Gdy odchodzisz od komputera, pamiętaj, by za każdym razem wylogować się z systemu. Zbędnych dokumentów papierowych, które zawierają poufne dane, nie wyrzucaj do kosza – zamiast tego skorzystaj z niszczarki.

8. Pamiętaj o szkoleniach pracowników

Wszystkie wprowadzone zabezpieczenia będą spełniały swoją rolę, gdy pracownicy zostaną zapoznani z protokołami, zdobędą podstawową wiedzę z zakresu prawa i zyskają przekonanie o konieczności podejmowania odpowiednich działań. Szkolenia pracowników z zakresu bezpieczeństwa danych w firmie to również inwestycja w przedsiębiorstwo.