Jak założyć i prowadzić działalność nierejestrowaną?

W 2018 roku polski sejm uchwalił „Konstytucję Biznesu”. Jednym z wprowadzonych w jej ramach rozwiązań jest działalność nierejestrowana. Ułatwia ona prowadzenie drobnego biznesu i zmniejsza do minimum związane z tym obowiązki. 

Wyjaśniamy, co to jest nierejestrowana działalność i czym różni się od zwykłej działalności gospodarczej. Wskazujemy, kto i w jakich sytuacjach może ją prowadzić, a kiedy nie będzie to możliwe. Omawiamy również kwestię ewidencji sprzedaży i innych obowiązków, o których trzeba pamiętać.

Co to jest działalność nierejestrowana?

Nierejestrowana działalność gospodarcza to drobna aktywność zarobkowa, którą osoby fizyczne mogą wykonywać bez rejestracji firmy. Nie jest to konieczne nawet wtedy, gdy spełnia ona główne kryteria działalności gospodarczej jako zarobkowej działalności prowadzonej w sposób stały, ciągły i zorganizowany.

Do głównych zalet nierejestrowanej działalności można zaliczyć:

• brak formalności związanych z rejestracją firmy,
• brak skomplikowanej księgowości – uproszczona ewidencja sprzedaży,
• brak konieczności opłacania składek ZUS i na ubezpieczenie zdrowotne,
• zwolnienie z obowiązku comiesięcznego lub kwartalnego rozliczania podatku dochodowego,
• możliwość legalnego reklamowania firmy, np. na stronach internetowych czy w mediach społecznościowych,
• brak konieczności posługiwania się numerem NIP – z wyjątkiem towarów i usług objętych obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej,
• możliwość zatrudniania pracowników.

Warunki prowadzenia nierejestrowanej działalności

Głównym warunkiem prowadzenia nierejestrowanej działalności gospodarczej jest zmieszczenie się w limicie maksymalnych przychodów ze sprzedaży – nie mogą one w żadnym miesiącu przekroczyć 50% minimalnego wynagrodzenia w Polsce. Od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 roku będzie można osiągać obroty do 1745 złotych, a od 1 lipca do 31 grudnia 2023 do 1800 złotych. Przekroczenie obowiązującego progu sprawia, że dana działalność staje się działalnością gospodarczą. Należy ją zarejestrować w terminie 7 dni.

Pozostałe warunki, które trzeba spełnić:

• w ciągu ostatnich 5 lat (60 miesięcy) nie była prowadzona żadna działalność gospodarcza,
• planowane są czynności, które nie będą wymagać koncesji, zezwoleń ani wpisu do rejestru działalności regulowanej, 
• dana działalność nie jest klasyfikowana jako działalność gospodarcza w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców.

Działalność nierejestrowana a praca na etacie

Można łączyć nierejestrowaną działalność gospodarczą z umową o pracę. Dana osoba podlega wtedy ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu jako pracownik. Działalność nierejestrowaną może także prowadzić osoba bezrobotna, zarejestrowana w urzędzie pracy. Aby mogła ona jednak zachować swój status, nie może zawierać umów cywilnoprawnych, a jedynie umowy sprzedaży.

Przykłady działalności nierejestrowanej i wymagającej rejestracji

Działalność nierejestrowana jest przeznaczona głównie dla osób chcących przetestować swój pomysł na mały biznes. Przykładowe aktywności zawodowe, które mogą być wykonywane bez rejestracji firmy to m.in.: 

• usługi fryzjerskie i kosmetyczne, 
• pozycjonowanie stron internetowych, 
• marketing internetowy, 
• zdalne szkolenia i kursy, 
• sprzedaż ręcznie wykonywanych produktów.

Nierejestrowana działalność gospodarcza nie może być natomiast prowadzona m.in. w następujących branżach:

• zbieranie odpadów,
• usługi detektywistyczne,
• organizacja imprez turystycznych,
• sprzedaż alkoholu i papierosów,
• ochrona osób i mienia,
• sprzedaż broni,
• prowadzenie biura rachunkowego,
• pośrednictwo ubezpieczeniowe.

Działalność nierejestrowana – jak założyć i gdzie zgłosić?

Działalności nierejestrowanej nie trzeba nigdzie zgłaszać ani w żaden inny sposób zakładać. Osoba fizyczna nie składa wniosku o wpis do CEIDG, urzędu skarbowego, ZUS-u ani GUS-u. Nie zostanie przydzielony numer NIP ani REGON.

Jak rozliczać działalność nierejestrowaną?

Ewidencja sprzedaży w działalności nierejestrowanej jest obowiązkowa. Można ją prowadzić w sposób uproszczony – w formie papierowej lub elektronicznej, np. w arkuszu kalkulacyjnym. Nie trzeba prowadzić podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wystarczy, że ewidencja będzie zawierać sumaryczną kwotę osiągniętego przychodu ze sprzedaży z danego dnia. 

Na prośbę kupującego, osoba wykonująca nierejestrowaną działalność gospodarczą powinna wystawić fakturę lub rachunek. 

Faktura musi zawierać następujące elementy:

• kolejny numer dokumentu,
• data wystawienia,
• nazwa usługi lub produktu,
• jednostka miary i ilość (liczba) dostarczonych produktów lub wykonanych usług,
• kwota należności,
• cena jednostkowa usługi lub towaru,
• imię i nazwisko sprzedającego,
• imię i nazwisko lub nazwa nabywcy oraz jego adres.

Na rachunku powinny się znaleźć:

• kolejny numer,
• data wystawienia,
• nazwa usługi,
• imię i nazwisko sprzedawcy,
• dane nabywcy,
• kwota do zapłaty.

Przychody z działalności nierejestrowanej rozlicza się raz w roku – w zeznaniu podatkowym PIT-36, w rubryce „działalność nierejestrowana”.

Nierejestrowana działalność a VAT

Osoba prowadząca niezarejestrowaną działalność może korzystać ze zwolnienia podmiotowego, ponieważ przychody z działalności nie przekroczą rocznego limitu 200 tysięcy złotych. Zwolnienie to nie odnosi się jednak do niektórych czynności zawodowych, w tym:

• usług prawniczych i doradczych,
• usług jubilerskich,
• windykacji i faktoringu,
• sprzedaży części do samochodów i motocykli,
• sprzedaży nowych pojazdów,
• internetowej sprzedaży niektórych produktów, np. sprzętu gospodarstwa domowego, komputerów, produktów optycznych i elektronicznych czy preparatów kosmetycznych.

Jeśli dana działalność nierejestrowana nie podlega zwolnieniu podmiotowemu, należy zarejestrować się w urzędzie skarbowym jako czynny podatnik VAT, prowadzić ewidencję sprzedaży i zakupów VAT, a także składać deklaracje JPKV7.

Działalność nierejestrowana a ZUS

Osoba prowadząca nierejestrowaną działalność gospodarczą nie musi opłacać żadnych składek ZUS ani ubezpieczenia zdrowotnego. Dzięki temu znacznie zmniejsza stałe koszty prowadzenia biznesu.

Działalność nierejestrowana a kasa fiskalna

Kasa fiskalna w działalności nierejestrowanej nie jest potrzebna, jeśli nie zostanie przekroczony roczny limit obrotów (20 000 złotych) ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych.

W przypadku niektórych rodzajów działalności trzeba korzystać z kasy fiskalnej bez względu na osiągane przychody. Należą do nich m.in.:

• przewóz osób oraz ich bagażu taksówkami,
• usługi fryzjerskie i kosmetyczne,
• sprzedaż w stacjonarnych placówkach gastronomicznych,
• naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów,
• sprzedaż gazu płynnego, sprzętu radiowego i telewizyjnego czy części do silników spalinowych.

Osoba fizyczna ewidencjonująca sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej powinna uzyskać numer NIP – musi w tym celu złożyć wniosek na druku NIP-7.

Działalność nierejestrowana a koszty

Nierejestrowana działalność gospodarcza umożliwia odliczanie od przychodu kosztów prowadzonej działalności. Pozwala to zmniejszyć należny podatek o wydatki związane z wykonywanym biznesem, np. na zakup urządzeń i maszyn, samochodu, komputera, oprogramowania biurowego, mebli, towarów czy surowców.