Szukasz informacji o kontrahencie? Zobacz, jak sprawdzić firmę

Prowadzenie każdej działalności gospodarczej wiąże się z ryzykiem, że podejmiemy współpracę z nierzetelnym czy niewypłacalnym kontrahentem. Możemy je w sporym stopniu zminimalizować, korzystając z różnych sposobów na to, jak sprawdzić firmę. Warto w tym celu posłużyć się zwłaszcza ogólnodostępnymi rejestrami, prowadzonymi przez urzędy i instytucje państwowe.

Jak sprawdzić kontrahenta w CEIDG?

W rejestrze CEIDG znajdują się podstawowe informacje na temat przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oraz wspólników spółek cywilnych. W celu wyszukania danych należy wybrać chociaż jedno z kryteriów, spośród takich jak m.in. NIP, REGON, nazwa firmy, imię i nazwisko, województwo czy miejscowość. Konieczne jest również zaznaczenie opcji „Nie jestem robotem”.

Dzięki skorzystaniu z tego rejestru można dowiedzieć się, czy nasz potencjalny kontrahent faktycznie prowadzi zarejestrowaną działalność, kiedy została ona założona, pod jaką funkcjonuje nazwą i adresem, a także jaki nadano jej numer NIP i REGON. W CEIDG znajdują się również daty takich ewentualnych zdarzeń jak zawieszenie działalności gospodarczej, wznowienie jej wykonywania czy wykreślenie z rejestru.

Rejestr REGON

Podstawowe dane dotyczące polskich firm są również publikowane na stronie internetowej Głównego Urzędu Statystycznego. W celu ich uzyskania należy wypełnić co najmniej jedno z trzech pól – numer NIP, REGON lub KRS. Z rejestru REGON warto skorzystać zwłaszcza wtedy, gdy za pomocą wyszukiwarki CEIDG nie będzie możliwe odnalezienie informacji na temat spółki cywilnej. Sytuacja taka może nastąpić, jeżeli jej wspólnicy nie posiadają aktualnych wpisów.

Jak sprawdzić firmę na podstawie numeru NIP?

Ministerstwo Finansów na swojej stronie internetowej umożliwia również weryfikację, czy numer identyfikacji podatkowej (NIP) kontrahenta istnieje, jest prawidłowy, a także czy nie został uchylony lub unieważniony. Aby to sprawdzić, należy wejść na stronę ppuslugi.mf.gov.pl/ i z menu po lewej wybrać odnośnik „Sprawdź NIP”.

Jak sprawdzić firmę w KRS?

Wiarygodność kontrahenta reprezentującego jedną ze spółek prawa handlowego (np. spółkę z o.o., spółkę komandytową czy spółkę akcyjną) można zweryfikować w Krajowym Rejestrze Sądowym. Skorzystanie z wyszukiwarki, dostępnej na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości, wymaga zaznaczenia opcji „Przedsiębiorcy”, a następnie uzupełnienia co najmniej jednego pola z takich jak:

• numer KRS,
• NIP,
• REGON,
• nazwa,
• województwo,
• powiat,
• gmina,
• miejscowość.

Przed rozpoczęciem wyszukiwania, należy jeszcze zaznaczyć opcję „Nie jestem robotem”. Wyszukiwarka KRS pozwala sprawdzić dane rejestracyjne spółki, imiona i nazwiska członków zarządu firmy, jej formę prawną, a także daty dotyczące m.in.:

• wpisu do rejestru,
• wykreślenia z rejestru,
• zawieszenia działalności gospodarczej,
• wznowienia działalności. 

Aby wyświetlić pełne dane na temat odszukanego podmiotu, należy kliknąć w okno „Pobierz wydruk informacji pełnych”. Dzięki temu będzie można sprawdzić np.:

• dane na temat wspólników,
• kapitał zakładowy spółki,
• zaległości i wierzytelności firmy,
• złożone wnioski o likwidację spółki, jej rozwiązanie czy unieważnienie,
• daty złożenia sprawozdań finansowych.

Można również dowiedzieć się, czy firma nie została objęta postępowaniem upadłościowym. Posiadanie wiedzy na ten temat pozwala uniknąć współpracy z niewypłacalnym kontrahentem. Zarówno wyszukanie informacji o kontrahencie, jak i pobranie wydruku z pełnymi danymi, jest całkowicie bezpłatne.

Biała lista podatników VAT

Przed rozpoczęciem współpracy z kontrahentem warto również sprawdzić, czy jest on czynnym płatnikiem podatku VAT. W tym celu należy skorzystać z wykazu udostępnionego przez Ministerstwo Finansów, zwanego białą listą podatników VAT. Jest to rejestr, za pomocą którego możemy upewnić się, czy kontrahent jest zarejestrowanym podatnikiem VAT, niezarejestrowanym, wykreślonym lub przywróconym do rejestru. W bazie tej znajdują się również podstawowe dane na temat firmy, takie jak np. numery identyfikacyjne, nazwa, adres siedziby czy numery firmowych rachunków bankowych.

Aby skorzystać z wyszukiwarki, należy wskazać co najmniej jedną z takich opcji jak: numer konta kontrahenta, NIP, REGON oraz nazwa podmiotu.

Jeżeli dany kontrahent nie jest czynnym vatowcem, wtedy przedsiębiorcy nie przysługuje prawo do odliczania podatku VAT na podstawie otrzymywanych od niego faktur. Należy dochować należytej staranności poprzez formalną weryfikację kontrahenta, zarówno przed podjęciem z nim współpracy, jak i w jej trakcie. Niedochowanie tego obowiązku naraża na dotkliwe sankcje.

Weryfikacja kontrahenta w KRD

Wiarygodność firmy można sprawdzić w komercyjnych rejestrach dłużników, zwanych biurami informacji gospodarczej. Do największych z nich zaliczają się Krajowy Rejestr Długów BIG, Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor oraz Rejestr Dłużników ERIF. Gromadzą one dane o dłużnikach, którzy zostali zgłoszeni do bazy przez swoich kontrahentów (wierzycieli), banki czy inne instytucje. Biura Informacji Gospodarczej działają w sposób niezależny od siebie, dlatego nieuczciwy kontrahent nie musi znajdować się w bazie każdego z nich.

Zwykle w celu weryfikacji przedsiębiorcy konieczne jest założenie konta w internetowym serwisie, wniesienie opłaty, a następnie wpisanie do wyszukiwarki danych firmy (np. numeru NIP), którą chcemy sprawdzić.

Internetowe giełdy wierzytelności

W sieci funkcjonują również ogólnodostępne bazy dłużników, nazywane giełdami długów lub giełdami wierzytelności. Serwisy tego typu pozwalają bezpłatnie sprawdzić, czy dana firma nie zalega z płatnościami wobec swoich kontrahentów. Aby odszukać dług, należy wpisać nazwę firmy lub numer NIP. Dowiemy się również, jak długo nieuczciwy przedsiębiorca zwleka już z opłaceniem faktur, a także zyskamy możliwość nawiązania kontaktu z wierzycielem.

Pozostałe sposoby na to, jak sprawdzić firmę

Istnieją jeszcze inne darmowe metody na to, jak sprawdzić firmę. Można w tym celu skorzystać z takich miejsc w internecie jak np. fora internetowe, media społecznościowe, a także serwisy z opiniami pracowników i kontrahentów. Warto zwrócić uwagę zwłaszcza na to, w jaki sposób przedstawiciele firmy odnoszą się do negatywnych komentarzy. Jeżeli udzielane przez nich odpowiedzi są nieodpowiednie lub wulgarne, wtedy warto zachować ostrożność przed nawiązaniem współpracy. Wizytówką firmy jest także jej strona internetowa.

Jeszcze innym sposobem na to, jak sprawdzić kontrahenta, jest zwrócenie się do niego z prośbą o okazanie zaświadczeń z urzędu skarbowego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Dokumenty te powinny potwierdzać, że dana firma nie posiada zaległości w opłacaniu składek podatkowych oraz regulowaniu należności względem ZUS-u. Można ponadto poprosić o przedstawienie pisemnych referencji od dotychczasowych partnerów biznesowych.