Czym jest biała lista podatników VAT? Do czego służy i jakie wprowadza obowiązki?

Biała lista podatników VAT to wykaz podmiotów gospodarczych, który zaczął funkcjonować od 1 września 2019 roku i jest prowadzony w formie elektronicznej. Nakłada na przedsiębiorców obowiązek zachowania szczególnej staranności podczas weryfikacji swoich kontrahentów. Od 1 stycznia 2020 zaniedbania pod tym względem będą narażać na surowe sankcje.

Do czego służy wykaz podatników VAT?

Rejestr podatników VAT w formie białej listy zastępuje wszystkie dotychczasowe wykazy podmiotów gospodarczych udostępniane przez Ministerstwo Finansów na swojej stronie internetowej. Przedsiębiorcy od 1 września 2019 roku mają możliwość szybkiego weryfikowania danych na temat swoich kontrahentów będących podatnikami VAT – zarówno zarejestrowanych, niezarejestrowanych, wykreślonych z rejestru VAT, jak i tych, którym urząd skarbowy przywrócił rejestrację.

Biała lista podatników pozwala firmom upewnić się, czy nie są nieświadomymi uczestnikami nielegalnych transakcji, prowadzących do wyłudzeń VAT-u. Podatnik powinien zweryfikować, czy może obniżyć kwotę podatku należnego o podatek naliczony. Nowy wykaz podatników umożliwia sprawdzanie statusu podatników zarejestrowanych w CEIDG (osób fizycznych) lub KRS (spółek). W rejestrze znajdują się informacje odnośnie tego, czy dany podmiot jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT lub podlega zwolnieniu. Można również poznać prawne powody usunięcia firmy z rejestru, odmowy rejestracji czy ponownego jej dokonania w urzędzie skarbowym.

Biała lista podatników – gdzie sprawdzić i jak z niej korzystać?

Funkcjonujący od początku września 2019 roku wykaz znajduje się na stronie Ministerstwa Finansów. Odpowiedzialny za jego prowadzenie jest szef Krajowej Administracji Skarbowej. W celu odnalezienia informacji na temat kontrahenta, należy wybrać jedną z opcji wyszukiwania – według numeru NIP, REGON, nazwy podmiotu lub numeru konta bankowego. Nie trzeba wpisywać całej nazwy przedsiębiorstwa – wyszukiwarka wyświetla najlepiej odpowiadające zapytaniu wyniki już po wpisaniu części nazwy. W przypadku gdy kontrahentem jest osoba fizyczna zarejestrowana w CEIDG, należy podać jedynie jej imię i nazwisko – bez nazwy firmy.

Domyślnie zostaną zaprezentowane najnowsze dane, lecz istnieje również możliwość samodzielnego wskazania daty. Biała lista podatników VAT jest aktualizowana jednokrotnie każdego dnia roboczego i pozwala uzyskiwać dane na temat kontrahentów aż do 5 lat wstecz – wraz z historią aktualizacji wpisu. Wszelkie informacje są pobierane w sposób automatyczny z publicznych rejestrów, dlatego firma chcąca znaleźć się w wykazie nie musi dokonywać samodzielnego zgłoszenia. Może natomiast złożyć wniosek do KAS o poprawienie danych, jeżeli są one błędne lub nieaktualne.

Jakie dane znajdują się w rejestrze?

Wykaz podatników VAT zawiera zawiera szereg danych, pozwalających firmie zweryfikować swojego kontrahenta. Do najważniejszych z nich można zaliczyć:

• status podmiotu – podatnik VAT czynny, zwolniony (bierny), podatnik niezarejestrowany lub ponownie wpisany do rejestru VAT,
  
• podstawa prawna odmowy rejestracji jako podatnika VAT lub jej przywrócenia, a także daty tego rodzaju zdarzeń,
  
• numer identyfikacji podatkowej (NIP),
• nazwa przedsiębiorstwa lub imię i nazwisko osoby fizycznej,
  
• numer REGON – w przypadku jego uzyskania,
  
• numer w KRS,
  
• nazwy wspólników, a także ich numery identyfikacji podatkowej,
  
• adres siedziby firmy – jedynie w przypadku przedsiębiorstw wpisanych do KRS,
  
• numery firmowych rachunków bankowych wykorzystywanych do rozliczania transakcji w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
  

Dane z rejestru po ich wyświetleniu można zapisać do pliku w formacie PDF, a następnie wydrukować. W tym celu należy kliknąć przycisk „Drukuj potwierdzenie”.

Rejestr podatników VAT a weryfikacja rachunków bankowych

Biała lista podatników VAT zawiera informacje dotyczące rachunków bankowych firm będących zarejestrowanymi podatnikami VAT. Są to jedynie firmowe rachunki, przeznaczone do rozliczeń biznesowych – w wykazie nie mogą być umieszczane prywatne konta ROR.

Numery rachunków bankowych trafiają do wykazu na podstawie informacji pobranych z bazy Krajowej Administracji Skarbowej – przedsiębiorca podaje je na etapie rejestracji firmy w CEIDG lub KRS. Wymagane jest następnie ich potwierdzenie – w tym celu bank przesyła numer konta bankowego do Systemu Teleinformatycznego Izby Rozliczeniowej (STIR). W późniejszym czasie dane na temat numerów rachunków firmowych można zmieniać. Należy tego dokonać na zgłoszeniu aktualizacyjnym – osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą w bazie CEIDG, spółki wpisane do KRS poprzez złożenie w urzędzie skarbowym wniosku NIP-8, a spółki cywilne NIP-2.

Jeżeli numer rachunku bankowego nie znajduje się na białej liście podatników VAT, wtedy przedsiębiorca powinien się upewnić, czy faktycznie używa rachunku firmowego – informację taką można uzyskać w swoim banku. W wykazie znajdą się wyłącznie rachunki zgłoszone w urzędzie skarbowym.

Numer konta bankowego na fakturze

Od 1 stycznia 2020 roku na każdej fakturze VAT wystawionej na kwotę co najmniej 15 000 złotych obowiązkowo powinien znaleźć się numer rachunku do wpłaty. Wymóg taki nastąpi również w przypadku, jeżeli na tę wartość będzie się składać kilka faktur zaliczkowych – zostanie wówczas wzięta pod uwagę łączna kwota transakcji. Wskazany na FV numer konta bankowego musi znajdować się na białej liście podatników. Obowiązkiem przedsiębiorcy otrzymującego fakturę jest zweryfikowanie tej kwestii. Powinien wstrzymać się z przelewem, jeśli rachunek nie znajduje się w rejestrze.

Jakie sankcje grożą przedsiębiorcom?

Do 31 grudnia 2019 roku obowiązuje okres przejściowy, w którym przedsiębiorcy nie będą karani za niezachowanie szczególnej ostrożności w związku z nowymi przepisami. Od 1 stycznia 2020 roku mogą być już jednak na nich nakładane sankcje. Narażą się na nie, jeżeli dokonają płatności za fakturę na konto nieznajdujące się w wykazie podatników VAT lub odliczą podatek na podstawie faktury wystawionej przez kontrahenta niebędącego czynnym podatnikiem VAT. Sankcje polegają na utracie prawa do uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu kwoty przekraczającej wskazany limit 15 000 złotych. Jednocześnie nierozważna firma narazi się na ryzyko współodpowiedzialności za nieprawidłowości podatkowe.

Wskazana jest zatem weryfikacja swojego kontrahenta zarówno przed rozpoczęciem współpracy, jak i w jej trakcie. Najlepiej dopilnować tego obowiązku w dniu realizacji przelewu. Sankcji można uniknąć, jeżeli w ciągu maksymalnie 3 dni roboczych przedsiębiorca zgłosi w urzędzie skarbowym fakt dokonania płatności na nieprawidłowy numer konta. Powinien być to urząd właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wystawcy faktury.

Firma posługująca się numerem rachunku bankowego niewpisanego na białą listę podatników narazi się natomiast na ryzyko utraty kontrahentów. Z obawy przed sankcjami mogą oni nie chcieć kontynuować współpracy.

Biała lista podatników nakłada więc na przedsiębiorców obowiązek zachowania szczególnej staranności podczas weryfikacji swoich kontrahentów. Powinni zwłaszcza upewnić się, czy sprzedawcy są czynnymi podatnikami VAT i czy umieszczają na fakturach numer rachunku bankowego znajdującego się w nowym rejestrze.