Jak wyliczyć całkowity koszt zatrudnienia pracownika?

Zatrudnianie pracowników umożliwia firmom ciągły rozwój, lecz jednocześnie wiąże się z ponoszeniem sporych wydatków. Całkowity koszt zatrudnienia pracownika jest znacząco wyższy niż wypłacana mu „do ręki” kwota wynagrodzenia netto. Łączna wysokość obciążeń zależy zwłaszcza od rodzaju zawartej umowy – w przypadku stosunku pracy będą one znacznie wyższe w porównaniu do umów cywilnoprawnych. 

W artykule prezentujemy przykładowe wyliczenie kosztów zatrudnienia pracownika.

Jakie są koszty zatrudnienia pracownika na umowie o pracę?

Podstawowy koszt zatrudnienia pracownika to jego wynagrodzenie za wykonywaną pracę. W 2020 roku minimalna pensja w przypadku pełnego etatu wynosi 2600 złotych brutto. Do wartości tej wlicza się nie tylko kwotę wynagrodzenia zasadniczego (stałą stawkę miesięczną), lecz także inne elementy, takie jak np.:

• regulaminowe i uznaniowe premie,
• prowizje, 
• nagrody (inne niż jubileuszowe),
• dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych.
  

Przy wyliczaniu wynagrodzenia minimalnego nie są natomiast uwzględniane nagrody jubileuszowe, dodatki za staż pracy i pracę w porze nocnej czy diety z tytułu podróży służbowej.

Kwota brutto wynagrodzenia pracownika stanowi podstawę do obliczania składek na ubezpieczenie społeczne. Wysokość składki zdrowotnej ustala się w nieco inny sposób – od podstawy stanowiącej kwotę brutto wynagrodzenia należy odjąć opłacone składki na ubezpieczenie społeczne.

Składki są finansowane zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę, zgodnie z wartościami wskazanymi w poniższej tabeli:

Pracodawca każdego miesiąca opłaca również za pracownika składki na podatek dochodowy PIT. Ich wysokość wynosi 17% kwoty wynagrodzenia brutto, pomniejszonej o koszty uzyskania przychodu, opłacone składki ZUS oraz kwotę wolną od podatku.

Przykładowe wyliczenie

Poniższy przykład ukazuje całkowity koszty zatrudnienia na umowie o pracę pracownika zarabiającego minimalną krajową 2600 brutto.

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika zarabiającego minimalną krajową to zatem 2600 zł (kwota wynagrodzenia brutto) + 532,48 zł = 3132,48 zł.

Pracownik otrzymuje „do ręki” 2600 zł – 679,38 zł = 1920,62 zł. Jest to zatem tylko nieco powyżej 60% łącznych kosztów zatrudnienia ponoszonych przez pracodawcę. Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku pracowników poniżej 26. roku życia. Pracodawca nie musi odprowadzać na rzecz takich osób składki PIT, dzięki czemu kwota netto w przypadku minimalnej pensji wynosi 2041,62 zł.

Przedsiębiorcy zatrudniający pracowników na umowie o pracę muszą się również liczyć z ponoszeniem dodatkowych kosztów związanych m.in. z:

• urlopem wypoczynkowym,
• zwolnieniem chorobowym,
• kierowaniem pracowników na badania lekarskie,
• organizowaniem dla zatrudnionych osób szkoleń BHP,
• prowadzeniem i przechowywaniem dokumentacji pracowniczej (akt osobowych),
• płaceniem wynagrodzenia w okresach przestoju niezawinionego przez pracownika.

Koszt zatrudnienia pracownika na umowie cywilnoprawnej

Pracodawca ma również możliwość zatrudniania w ramach umowy cywilnoprawnej. Jest to możliwe jednak jedynie w przypadku, kiedy taki stosunek nie przyjmuje cech umowy o pracę. Pracodawca nie ma więc prawa wskazywać pracownikowi ściśle określonego miejsca ani godzin pracy, a także sprawować bezpośredniej kontroli nad sposobem jej wykonywania.

Zatrudnianie w ramach umowy o dzieło zwalnia pracodawcę z konieczności ponoszenia kosztów składek ZUS. Konieczne jest jedynie odprowadzanie w imieniu pracownika powyżej 26. roku życia składki podatkowej PIT w wysokości 17%. Jeżeli więc kwota brutto wynosi 2600 złotych, wtedy pracownik otrzyma na konto 2246 złotych. Pracodawca nie poniesie żadnych dodatkowych kosztów.

Koszty pracy wykonywanej w ramach umowy zlecenie mogą być identyczne jak w przypadku umowy o dzieło, jeżeli pracownikiem jest osoba poniżej 26. roku życia, która pozostaje uczniem lub studentem. Pracownicy tacy nie podlegają bowiem ubezpieczeniom społecznym ani ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Umowy zlecenie zawierane z osobami niespełniającymi powyżej opisanych kryteriów, wymagają już odprowadzania składek ZUS. Jeżeli pracownik jest jednocześnie zatrudniony w innym przedsiębiorstwie i osiąga co najmniej minimalne wynagrodzenie, wtedy nowy pracodawca będzie musiał opłacać jedynie składkę zdrowotną.

Jeśli natomiast zatrudniana osoba nie pracuje w innym miejscu, wtedy obowiązują analogiczne zasady opłacania składek jak w przypadku umowy o pracę. Dobrowolna będzie jedynie składka chorobowa. Zleceniodawca nie opłaci składki wypadkowej, jeżeli zleceniobiorca realizuje zlecenie poza siedzibą jego firmy lub miejscem prowadzenia działalności. Przedsiębiorca zatrudniający osoby na umowach zlecenie ponosi jednak sumarycznie niższe koszty w porównaniu do umowy o pracę, ponieważ nie musi prowadzić akt osobowych zleceniobiorcy ani finansować jego badań lekarskich. Umowy cywilnoprawne nie uprawniają ponadto pracownika do urlopu wypoczynkowego.

Jak samodzielnie wyliczyć koszt zatrudnienia pracownika?

Aby wyliczyć całkowite koszty zatrudnienia pracownika, najłatwiej wykorzystać w tym celu dostępne w internecie kalkulatory wynagrodzeń. Wynik zostanie zaprezentowany z wyszczególnieniem wszystkich wymaganych do odprowadzenia składek. Wystarczy wybrać rok podatkowy, wpisać kwotę brutto lub netto wynagrodzenia, wskazać rodzaj umowy, a także wszystkie składki i ulgi, które mają zostać uwzględnione.