E-paragon. Jak działa paragon elektroniczny i od kiedy obowiązuje?

Przedsiębiorcy mogą wydawać swoim klientom paragon w formie elektronicznej lub papierowej. E-paragon to nowoczesne rozwiązanie, z którym wiążą się liczne zalety. Aby go wystawić, trzeba posłużyć się wirtualną kasą fiskalną lub kasą online.

Z artykułu dowiesz się, czym jest paragon elektroniczny, od kiedy obowiązuje i na podstawie jakich przepisów można go wystawiać. Wyjaśniamy również, o czym pamiętać podczas wydawania e-paragonów, a także jakie są zasady używania kas online i w formie oprogramowania.

Czym jest e-paragon?

E-paragon to elektroniczny paragon fiskalny. Zgodnie z polskim prawem jest uznawany – tak samo jak paragon w formie papierowej – za pełnoprawny dowód zakupu i zapłaty. Sprzedawca nie musi go drukować, lecz może dostarczyć online, np. drogą mailową. Taki dokument jest zapisywany w pamięci fiskalnej lub chronionej i przesyłany do Centralnego Repozytorium Kas Krajowej Administracji Skarbowej.

E-paragon – od kiedy może być wystawiany i przez kogo?

Paragon elektroniczny mogą wystawiać przedsiębiorcy zobligowani do ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej, którzy korzystają z kasy online lub mającej postać oprogramowania. Są to osoby realizujące sprzedaż na rzecz osób prywatnych, które nie prowadzą działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

 Prawo do wystawiania i wydawania e-paragonów obowiązuje od:

• 21 marca 2020 roku: osoby korzystające z kas fiskalnych online,
• 1 czerwca 2020 roku: przedsiębiorcy uprawnieni do używania fiskalnych kas wirtualnych, czyli mających postać oprogramowania.

E-paragony – ustawy i rozporządzania

Paragony w formie elektronicznej można wystawiać na podstawie następujących aktów prawnych:

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Art. 111. ust. 3a,
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących,
• Rozporządzenie Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 28 maja 2018 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące,
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania,
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania,
• Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 12 września 2021 r. w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących,
• Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 28 maja 2020 r. w sprawie aplikacji mobilnej służącej do rozliczania opłaty za przewóz osób.

O czym pamiętać, wystawiając paragon online?

Przepisy wskazują zasady wystawiania paragonów elektronicznych. Można je wydawać klientom jedynie za ich akceptacją i w sposób z nimi uzgodniony. Nabywca może więc zdecydować, czy chce otrzymać dokument papierowy, czy paragon w formie elektronicznej. E-paragon nie musi być drukowany – można przesłać go klientowi w postaci elektronicznej np. SMS-em, e-mailem albo przy użyciu aplikacji mobilnej z odpowiednią funkcją. Dokument może przybrać m.in. formę pliku PDF.

Wydany e-paragon powinien być czytelny, by klient mógł sprawdzić poprawność transakcji.

E-paragon należy wydać nabywcy w momencie otrzymania należności, jeśli zapłaci on gotówką przed dokonaniem sprzedaży lub niezwłocznie po wpływie środków na rachunek bankowy – w przypadku przelewu.

Jakie zalety ma paragon elektroniczny?

Przedsiębiorca, który wystawia paragon elektroniczny klientowi, zyskuje wiele korzyści. Można do nich zaliczyć zwłaszcza:

• zmniejszenie kosztów zużycia papieru,
• oszczędność czasu na drukowaniu paragonów,
• wygodny sposób przechowywania dokumentów – w postaci elektronicznej,
• brak ryzyka, że paragon z czasem wyblaknie, zostanie zniszczony lub zgubiony przez klienta,
• korzyści wizerunkowe – przedsiębiorca poprzez redukcję zużycia papieru działa proekologicznie, zgodnie z ideą społecznej odpowiedzialności biznesu.

Przy użyciu jakiej kasy wystawić paragon elektroniczny klientowi?

E-paragony można wystawiać za pomocą kasy fiskalnej online lub kasy wirtualnej. W obu przypadkach dane dotyczące sprzedaży są automatycznie przesyłane do systemu teleinformatycznego Krajowej Administracji Skarbowej.

E-paragon z kasy fiskalnej online

Kasy online to urządzenia wymagające stałego połączenia z internetem, które umożliwiają zarówno wydawanie paragonów w formie elektronicznej, jak i wydruk papierowy. Przedsiębiorca może otrzymać dofinansowanie na zakup takiej kasy fiskalnej – do 90% ceny netto (maksymalnie 700 złotych).

Z kasy online mogą korzystać wszyscy przedsiębiorcy, którzy ewidencjonują sprzedaż przy użyciu kasy fiskalnej. Niektóre firmy mają jednak obowiązek używania takiej kasy. Są to m.in.:

• sprzedawcy oleju napędowego, benzyny silnikowej i gazu do silników spalinowych,
• sprzedawcy paliw opałowych wytwarzanych z węgla,
• stacjonarne placówki gastronomiczne,
• firmy świadczące usługi krótkoterminowego zakwaterowania,
• przedsiębiorcy oferujący usługi kosmetologiczne, kosmetyczne i fryzjerskie,
• firmy świadczące usługi budowlane,
• firmy z branży prawniczej,
• przedsiębiorstwa oferujące usługi opieki medycznej.

E-paragon z wirtualnej kasy fiskalnej

Kasy wirtualne to natomiast nie fizyczne urządzenia, lecz oprogramowanie udostępniane w abonamencie. Może być ono zainstalowane na komputerze, smartfonie czy tablecie. Nie trzeba kupować dodatkowego urządzenia – do wydruku paragonu można użyć dowolnej drukarki.

E-paragony za pomocą wirtualnych kas mogą wystawiać jedynie przedsiębiorcy prowadzący działalność w zakresie:

• usług transportu,
• usług hotelarskich i związanych z zakwaterowaniem,
• przewozu osób taksówką lub innym autem osobowym,
• usług czyszczenia samochodów, mycia itp.,
• wynajmu pojazdów osobowych z kierowcą,
• sprzedaży paliw opałowych wytwarzanych z węgla,
• prowadzenia placówek gastronomicznych i kateringu,
• usług przygotowywania i podawania napojów.