Onboarding pracownika – 10 dobrych praktyk

Pierwsze dni w nowej pracy zwykle wywołują lęk przed nieznanym. Zatrudniona osoba obawia się, jak zostanie przyjęta przez zespół i chce wywrzeć pozytywne wrażenie. Bez pomocy innych może poczuć się zagubiona, zestresowana i zdezorientowana. Jak wynika z raportu „Employee Experience”, aż 24% polskich pracowników w pierwszym dniu pracy czuło, że mogą liczyć jedynie na siebie.

Ułatwieniem adaptacji w nowym miejscu pracy może być onboarding pracownika. Czym dokładnie jest ta procedura i jak efektywnie wdrożyć ją w swojej firmie?

Onboarding – co to jest?

Onboarding to pojęcie, które narodziło się w latach 70. XX wieku. Najpierw zaczęto je stosować w lotnictwie, gdzie oznacza szereg procedur, koniecznych do spełnienia przed przyjęciem podróżnego na pokład samolotu. Poprzez analogię, termin „onboarding” zaczął być używany również wśród zespołów HR. Można go zdefiniować jako wszelkie działania, mające ułatwić wdrożenie nowego pracownika w firmie. Celem onboardingu jest przyspieszenie procesu jego aklimatyzacji i przekazanie mu istotnych informacji na temat sposobu funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Onboarding w firmie zaczyna się na końcowym etapie rekrutacji, kiedy została już podjęta decyzja o przyjęciu nowej osoby. Nie kończy się w pierwszym dniu jej zatrudnienia, lecz powinien trwać co najmniej przez 3 miesiące.

Prawidłowo przeprowadzony proces wdrażania pracownika w struktury firmy obejmuje 4 obszary, określane jako 4C:

• Compliance (procedury) – polega na spełnieniu formalnych procedur, związanych m.in. z zawarciem umowy o pracę, badaniami lekarskimi, szkoleniem BHP czy podpisaniem umowy o poufności. Na tym etapie firma udostępnia pracownikowi dane dostępowe do komputera, firmowej skrzynki mailowej czy systemu intranetowego. Poznaje on również regulamin pracy, zasady rozliczania nadgodzin, zgłaszania urlopów czy obiegu firmowej dokumentacji, 
  
• Clarification (zadania i cele) – dotyczy przedstawienia zatrudnionej osobie zakresu odpowiedzialności, zadań, a także celów, wartości, misji i strategii przedsiębiorstwa, 
  
• Culture (kultura) – obszar odnoszący się do zapoznania pracownika z kulturą organizacyjną firmy, normami czy nieformalnymi zwyczajami. Dowiaduje się, jakie wzory zachowań są w przedsiębiorstwie akceptowane i pożądane, a których należy się wystrzegać, np. w zakresie ubioru (dress code), 
  
• Connection (relacje) – etap dotyczący integracji społecznej ze współpracownikami. Onboarding pracownika ma w tym przypadku na celu doprowadzenie do sytuacji, w której będzie się on czuł częścią zespołu.

Jak wdrożyć w firmie onboarding? Dobre praktyki

1. Mail przed pierwszym dniem pracy

Jeszcze przed dołączeniem nowej osoby do zespołu, warto przesłać jej wiadomość mailową z niezbędnymi instrukcjami. W jej treści można wskazać praktyczne informacje, np. przypomnieć godzinę spotkania i dokładne miejsce, w którym pracownik HR czy menedżer będzie na nią czekał. W mailu dobrze jest również poinformować, w jaki sposób będzie przebiegał pierwszy dzień pracy, a także wskazać listę dokumentów, które nowy pracownik powinien dostarczyć. Dobrą praktyką jest jednocześnie wysłanie wiadomości mailowej do członków zespołu, aby byli przygotowani na pojawienie się nowej osoby i mogli zaplanować czas na udzielenie jej wsparcia.

2. Podręcznik pracownika

Nowemu pracownikowi warto wręczyć podręcznik, w którym znajdą się ważne informacje na temat specyfiki firmy, a także norm, zasad oraz procedur w niej panujących. Najlepiej, aby przyjął on luźną, nawet zabawną formę. Można posłużyć się m.in. schematami, komiksami, listami Q&A, infografikami, mapami myśli, zdjęciami czy opracowaniami case study.

3. Szkolenia multimedialne

Jeżeli nowo zatrudniona osoba będzie musiała w krótkim czasie poznać wiele procedur, norm, instrukcji i regulaminów, zapewne poczuje się przytłoczona. Dlatego warto wykorzystać multimedialne materiały szkoleniowe, takie jak np. quizy, testy, gry, podcasty czy graficzne prezentacje. Dzięki temu szkolenie będzie bardziej efektywne, gdyż pracownik sporo zapamięta.

4. Zestaw powitalny

Kolejna dobra praktyka w zakresie onboardingu pracownika to przygotowanie dla niego zestawu powitalnego, znanego jako „welcome pack”. Można pierwszego dnia podarować mu np. różne gadżety firmowe, takie jak długopis, plecak, koszulka, notes, podkładka pod myszkę, koc czy maskotka. Dzięki takiemu miłemu gestowi, już na starcie poczuje się doceniony i wyróżniony. Niektóre firmy zaskakują także nowych członków załogi powitalnym tortem.

5. Wspólny lunch

W jego trakcie nowy pracownik może w luźnej i przyjemnej atmosferze przedstawić się członkom załogi, opowiedzieć o sobie i zadać różne pytania. Wspólny lunch jest dobrą praktyką, ponieważ ułatwia szybką integrację świeżo przyjętego pracownika z zespołem. Zapobiega sytuacji, w której nowa osoba czuje się wyalienowana i pozostawiona samej sobie.

6. Buddy

W celu przyśpieszenia procesu aklimatyzacji pracownika w nowym dla niego środowisku, warto wyznaczyć tzw. buddy’ego. Jest to osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie go przez wszystkie etapy procesu onboardingu. Tego typu mentor sprawuje przez pierwsze miesiące opiekę na nowym pracownikiem. Oswaja go z nieznanym środowiskiem, wspiera w poznaniu struktury firmy, procedur i zasad w niej panujących, a także motywuje do pracy. Najlepiej, aby była to osoba, która sama wyraziła chęć zostania buddy’m i pracuje w firmie na tyle długo, że dobrze zna jej specyfikę.

7. Gry onboardingowe

Wartą naśladowania praktyką onboardingu jest zaproszenie nowego pracownika do wspólnej gry biurowej lub terenowej. Dzięki uczestnictwie w niej, będzie mógł w przyjemny sposób poznać specyfikę firmy, jej wartości, a także własną rolę w organizacji. Gry onboardingowe przygotowują również do współpracy z pozostałymi członkami załogi i pomagają lepiej się z nimi zintegrować.

8. Przygotowanie stanowiska pracy

Nowy pracownik już w pierwszym dniu powinien mieć odpowiednio przygotowane stanowisko pracy – komputer, fotel, biurko, telefon, odzież roboczą, długopis, notes itp. Warto również umożliwić mu od samego początku dostęp do firmowej skrzynki mailowej, komunikatorów czy systemu intranetowego. Należy także pamiętać o przekazaniu mu instrukcji obsługi firmowego sprzętu.

9. Oprowadzenie po firmie

Pierwszego dnia warto także oprowadzić pracownika po biurze, pokazać kuchnię, salę konferencyjną oraz pozostałe pomieszczenia. Dobrą praktyką jest wręczenie mu mapki ilustrującej przestrzeń biurową. Można również wspólnie z nowo zatrudnioną osobą udać się do pokoju każdego działu, aby przedstawić ją pozostałym pracownikom i poinformować ich, za co będzie odpowiedzialna.

10. Feedback

Nowego pracownika dobrze jest zachęcać do przekazywania informacji zwrotnych zarówno w trakcie, jak i po zakończeniu procesu onboardingu. Podczas swobodnej rozmowy będzie mógł przedstawić własne uwagi, przemyślenia, potrzeby i propozycje. Pozwoli mu to poczuć, że jego opinie są dla firmy cenne. Dział HR i inne osoby zaangażowane w onboarding mogą wykorzystać uzyskany feedback, np. przy wdrażaniu do pracy kolejnych osób.

Jakie korzyści zapewnia onboarding pracownika?

Firma przeprowadzająca onboarding zmniejsza ryzyko, że nowi pracownicy będą szybko składać wypowiedzenia. Wzrasta ich lojalność względem przedsiębiorstwa, co przekłada się na niższą rotację oraz optymalizację kosztów rekrutacji. Prawidłowo przeprowadzony onboarding pozwala uniknąć nieporozumień, ponieważ pracownik dobrze poznaje oczekiwania firmy względem niego. Szybciej utożsamia się z wartościami organizacji, jest lepiej zmotywowany i zadowolony z pracy. Dzięki temu wykonuje ją w sposób wydajny, efektywny i kreatywny. Szybka integracja z zespołem wpływa ponadto na budowanie pozytywnej atmosfery w miejscu pracy.