Nowy rok, nowy obowiązek dla przedsiębiorców: startują e-doręczenia

1 stycznia 2025 r. wejdzie w życie długo przesuwany w czasie obowiązek posiadania skrzynki do doręczeń elektronicznych i prowadzenia korespondencji w tej formie. Wprawdzie ostatnia nowelizacja ustawy wprowadziła okres przejściowy dla wielu podmiotów, jednak w pierwszym terminie przepis będzie dotyczyć już części przedsiębiorców.

E-doręczenie to nic innego jak elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, równoważny prawnie tradycyjnym przesyłkom. Ta cyfrowa usługa pozwoli podmiotom publicznym i firmom, a opcjonalnie także osobom prywatnym, usprawnić oficjalną komunikację. Awiza, fizyczne odbieranie i wysyłanie listów poleconych na poczcie oraz konieczność archiwizowania papierowej korespondencji trafią do lamusa. Wszystkie te czynności będzie można zrealizować w formie elektronicznej – wystarczy posiadanie specjalnej skrzynki i dostęp do internetu.

Według pierwotnych założeń przepis miał zacząć funkcjonować już pod koniec 2023 r., jednak z powodu niegotowości systemu został odroczony do 2025 r. Według obowiązującego jeszcze do niedawna harmonogramu 1 stycznia z e-doręczeń miały zacząć korzystać m.in. organy administracji rządowej oraz obsługujące je jednostki budżetowe, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego czy Narodowy Fundusz Zdrowia. Jednak niemal w ostatniej chwili przyjęto nowelizację ustawy¹, która wprowadza okres przejściowy dla podmiotów publicznych do 31 grudnia 2025 r., bowiem w znakomitej większości okazały się nieprzygotowane do tej cyfrowej rewolucji.

Kiedy to zrobić?

Dla podmiotów niepublicznych terminy wdrożenia pozostają bez zmian, a to oznacza, że już 1 stycznia 2025 r. obowiązkiem zostanie objęta pierwsza grupa przedsiębiorców – tych, którzy w nowym roku będą rejestrować się do Krajowego Rejestru Sądowego lub składać wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. W praktyce oznacza to, że podmioty rejestrujące swoją działalność w CEIDG albo w KRS od 1 stycznia 2025 r. równocześnie założą skrzynki do e-doręczeń. Począwszy od tej daty, takie skrzynki będą musiały posiadać także osoby, które wykonują zawody zaufania publicznego: adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego i notariusza.

Podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. (także fundacje i stowarzyszenia) powinny zacząć korzystać z e-doręczeń od 1 kwietnia 2025 r. Natomiast przedsiębiorca zarejestrowany w CEiDG do 31 grudnia 2024 r., który od 1 lipca 2025 r. będzie składał wniosek o zmianę wpisu, będzie musiał w nim podać dane do utworzenia adresu do e-doręczeń. Najwięcej czasu mają przedsiębiorcy zarejestrowani w CEiDG do 31 grudnia 2024 r., którzy potrzebują nic zmieniać we wpisie – dla nich termin założenia skrzynki mija 1 października 2026 r.

Ogromna liczba podmiotów publicznych jeszcze długo może funkcjonować na starych zasadach, przy czym datą graniczną dla ostatniej grupy (m.in. sądów, trybunałów, komorników, prokuratury, organów ścigania i Służby Więziennej) jest 1 października 2029 r.

Jak to zrobić?

Przede wszystkim trzeba wziąć pod uwagę, że jeśli ktoś prowadzi firmę i jednocześnie chce prywatnie korzystać z e-doręczeń, powinien założyć dwie oddzielne skrzynki. Jeżeli dodatkowo wykonuje zawód zaufania publicznego, potrzebuje jeszcze trzeciej.

Skrzynka do e-doręczeń nie jest tym samym co skrzynka ePUAP ani zwykły adres e-mail. Aby ją założyć, przedsiębiorca powinien zawnioskować o utworzenie adresu do e-doręczeń przez stronę biznes.gov.pl i przejść niezbyt skomplikowaną procedurę, której finałem jest aktywacja skrzynki. Podmiot zarejestrowany w KRS musi wyznaczyć administratora skrzynki, dla wpisanych do CEIDG jest to opcjonalne – mogą też zarządzać skrzynką samodzielnie.
Skrzynkę można założyć u jednego z czterech kwalifikowanych dostawców usług (trwa integracja piątego, którym jest Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.). Poczta Polska jako jedyny dostawca publiczny świadczy usługi bezpłatnie, pozostali – na zasadach komercyjnych. W przypadku utworzenia skrzynki w Poczcie Polskiej adres do e-doręczeń zostanie od razu wpisany do BAE (Bazy Adresów Elektronicznych), jeśli zaś u dostawcy prywatnego – trzeba będzie złożyć wniosek w tej sprawie.

Po co to robić?

Mimo że wdrożenie e-doręczeń wydaje się kolejnym obowiązkiem obciążającym przedsiębiorców, w dłuższej perspektywie może przynieść liczne korzyści. Przede wszystkim rozwiązanie to jest oszczędne, wygodne i bezpieczne, bo można wysyłać i odbierać dokumenty bez opłat (przy korespondencji oficjalnej), o wybranej porze i z każdego miejsca, które będzie miało dostęp do internetu. W ten sposób można zarządzać też własną korespondencją.

Dodatkowym atutem cyfrowej usługi jest to, że jest pewna i bezpieczna: wysłane dokumenty są szyfrowane i chronione hasłem, trafiają zawsze do właściwej osoby, od zweryfikowanego nadawcy, ponadto można pobrać prawnie ważne dowody na to, kto i kiedy je wysłał i odebrał. Wreszcie elektroniczny obieg dokumentów pozwala zmniejszyć zużycie papieru, a co za tym idzie – chronić środowisko.

Warto podkreślić, że korespondencja w formie e-doręczeń od osób prywatnych i firm do podmiotów publicznych oraz pomiędzy podmiotami publicznymi będzie bezpłatna. Podmioty publiczne (urzędy) będą płacić za wysyłkę dokumentów do obywateli, firm i innych instytucji niepublicznych. E-doręczenia będą odpłatne dla osób prywatnych i firm, jeśli odbiorcą korespondencji będzie inny podmiot niepubliczny (np. między firmami lub między firmą a osobą fizyczną).

Korzystanie z e-doręczeń ma wiele zalet, jednak z punktu widzenia niektórych użytkowników być może także wadę. Mianowicie zostało tak zaprojektowane, by adresat już nie mógł tłumaczyć się, że nie dotarła do niego przesyłka urzędowa. Innymi słowy: po upływie określonego czasu i wysłaniu kilku powiadomień korespondencja zostaje oficjalnie uznana za doręczoną, nawet jeśli faktycznie nikt jej nie odebrał.

Standardowo kiedy adresat otrzymuje powiadomienie o korespondencji i uwierzytelnia się do skrzynki, następuje e-doręczenie i generuje się dowód otrzymania przesyłki. Jeśli mimo wysłanych przypomnień adresat nie uwierzytelnia się do skrzynki przez 14 dni, występuje tzw. fikcja doręczenia, z wystawionym dowodem odbioru korespondencji. Przepełnienie skrzynki także nie usprawiedliwi odbiorcy, bo nawet wtedy będzie otrzymywać powiadomienia o oczekującej korespondencji na adres e-mail. Taki tryb funkcjonowania e-doręczeń ma szasnę usprawnić wiele postępowań prawnych.

1) Podstawą prawną działania rejestrowanego doręczenia elektronicznego są: rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (eIDAS) oraz ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.