Zadatek a zaliczka – różnice, które powinien znać przedsiębiorca

Często można się spotkać z zamiennym używaniem pojęć zaliczki i zadatku, co należy uznać za błąd. Występują pomiędzy nimi pewne różnice, które stają się istotne zwłaszcza w przypadku odstąpienia od umowy którejś ze stron transakcji.

Poznaj najważniejsze różnice pomiędzy zadatkiem a zaliczką. Dowiedz się, czy zadatek jest zwrotny i czy można odzyskać zaliczkę. Sprawdź, które rozwiązanie w większym stopniu zabezpiecza umowę – zaliczka czy zadatek. Poznaj również przykładowe sytuacje, w których obie te formy znajdują zastosowanie.

Zaliczka a zadatek – definicje pojęć

Zaliczka to forma przedpłaty w związku z realizacją przedwstępnej umowy sprzedaży. Klient wnosi ją na rzecz sprzedającego przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru. Sprzedawca ma obowiązek zwrócić zaliczkę nabywcy, jeśli umowa nie zostanie zrealizowana. Gdy natomiast dojdzie ona do skutku, wtedy wpłacona kwota zmniejsza pozostałą należność za towar lub usługę – jest po prostu odliczana od ustalonej ceny. Zaliczka stanowi więc wpłatę na poczet przyszłych świadczeń, które wynikają z umowy.

Zadatek to z kolei dodatkowe zastrzeżenie umowne, które regulują zapisy Kodeksu cywilnego (artykuł 394 KC). Zabezpiecza zarówno nabywcę, jak i sprzedawcę na wypadek, gdyby któraś ze stron nie wywiązała się z umowy. Osoba poszkodowana może wtedy od niej odstąpić i zachować otrzymany zadatek (sprzedający) lub żądać wpłacenia jego podwójnej wysokości (kupujący). Aby zatrzymać zadatek lub ubiegać się o jego dwukrotność, należy złożyć pisemne odstąpienie od umowy. Nie trzeba wyznaczać dodatkowego terminu jej realizacji. Jeśli dojdzie do wykonania postanowień umowy, wtedy sprzedający odlicza kwotę zadatku od ceny transakcji – analogicznie jak w przypadku zaliczki.

Zadatek a zaliczka – różnice

Podstawowa różnica między zaliczką a zadatkiem wiąże się z tym, że tylko zadatek zabezpiecza strony umowy przed jej niewykonaniem i poniesieniem związanych z tym strat. Może on stanowić rekompensatę zarówno dla sprzedawcy, jak i nabywcy. Wniesioną przedpłatę można potraktować jako zaliczkę jedynie w przypadku, gdy jednoznacznie wynika to z zapisów zawartej umowy. W przeciwnym razie zastosowanie ma zadatek. 

Kolejna różnica pomiędzy zadatkiem a zaliczką dotyczy formy, jaką może przyjmować przedpłata. W przypadku zaliczki sprzedawca pobiera ją w gotówce, natomiast zadatek może występować także w postaci rzeczowej – w zależności od ustaleń umowy. Dobra praktyka wskazuje, że sprzedawca powinien pobrać zadatek o wartości maksymalnie 20% całkowitej przyszłej należności. Zaliczka może być większa, jeśli strony umowy tak postanowią.

W przypadku wpłacenia zaliczki nabywca ma prawo ubiegać się o odszkodowanie z tytułu strat, jakie poniósł w związku z niezrealizowaniem umowy z winy sprzedawcy. Sprzedający może natomiast pokryć z pobranej zaliczki koszty, które poniósł w związku z częściową realizacją umowy niewykonanej z winy kupującego. Umowa sprzedaży może zakładać dodatkowe konsekwencje jej zerwania lub niewywiązania się z postanowień.

Zaliczka a zadatek – co podlega zwrotowi?

Zaliczka stanowi świadczenie zwrotne w każdym przypadku, gdy nie dojdzie do realizacji umowy, bez względu na przyczyny i kwestię tego, która ze stron ponosi odpowiedzialność. Kupujący otrzyma wpłaconą kwotę nawet wtedy, gdy sam odstąpi od umowy.

A co z zadatkiem? Nabywca odzyska jego dwukrotność, jeśli sprzedawca będzie odpowiedzialny za niezrealizowanie usługi czy niedostarczenie towaru. W takim przypadku kupujący musi złożyć pisemne oświadczenie o odstąpieniu od umowy. Z kolei pełny zadatek sprzedający powinien zwrócić, jeśli:

• żadna ze stron nie jest odpowiedzialna za niezrealizowanie umowy (np. w związku z wystąpieniem siły wyższej),
• odpowiedzialność ponoszą obie strony,
• sprzedający i kupujący rozwiązali umowę za porozumieniem stron.

Zadatek czy zaliczka – która opcja jest korzystniejsza?

Kwestia tego, czy korzystniejszym rozwiązaniem będzie zaliczka, czy zadatek, zależy od tego, w jakim stopniu obie strony chcą zabezpieczyć umowę. Zadatek chroni każdą z nich znacznie bardziej, ponieważ pozwala zrekompensować poniesione straty. Zaliczka stanowi natomiast wyłącznie formę przedpłaty.

Zadatek może być dla Ciebie korzystniejszym rozwiązaniem zwłaszcza w następujących sytuacjach:

• zawierasz pierwszą transakcję z nowym kontrahentem lub sprzedawcą i nie wiesz, czy możesz mu zaufać,
• masz pewność, że nie zrezygnujesz z umowy,
• bardzo zależy Ci na realizacji umowy i chcesz ograniczyć ryzyko odstąpienia od niej przez drugą stronę.

Zaliczka może natomiast okazać się bardziej uzasadniona, jeśli:

• masz spore zaufanie do klienta lub kontrahenta,
• zawierasz umowę ze stałym klientem/kontrahentem,
• bierzesz pod uwagę, że możesz wycofać się z umowy – np. jesteś na etapie porównywania ofert różnych firm,
• chcesz otrzymywać przedpłaty od kupujących, aby ograniczyć ryzyko pogorszenia płynności finansowej.

Zaliczka a zadatek – przykłady

Zarówno zaliczka, jak i zadatek są powszechnie stosowane w umowach przedwstępnych o realizację usług i dostawę towarów. Zadatek częściej znajduje zastosowanie w przypadku transakcji sprzedaży drogich przedmiotów, np. nieruchomości, samochodu z segmentu premium czy maszyn przemysłowych. Zarówno zadatek, jak i zaliczka często są elementem m.in. umowy dotyczącej remontu, rezerwacji noclegów czy sali weselnej, a także sprzedaży mniej kosztownych produktów.