Cyfryzacja a branża papiernicza

Do gałęzi przetwórstwa przemysłowego, które w pierwszym półroczu 2022 roku odnotowały szczególnie dynamiczny wzrost przychodów, a zarazem zdecydowanie ponadprzeciętne wyniki finansowe, zalicza się między innymi polska branża papiernicza – stwierdzono w raporcie „Sektor papierniczy – rekordowe wyniki I półrocza 2022 r. Wzrost wyzwań na horyzoncie”.

Jednym z kluczowych motorów napędowych pozostaje produkcja opakowań, powiązana silnie ze wzrostem obrotów handlowych oraz rosnącym udziałem e-commerce w rynku detalicznym. Odnotowano również zwiększone zainteresowanie papierem sanitarno-higienicznym.

A jak wygląda sytuacja w biurach i przedsiębiorstwach? Polskie firmy wytwarzają ponad 6 procent wartości dodanej sektora papierniczego w Unii Europejskiej. Z drugiej strony, kolejne firmy decydują się na uwolnienie swoich organizacji od papieru jako nośnika treści.

Paperless – korzyści dla biznesu

Digitalizacja dokumentów jest pierwszym krokiem w kierunku budowania w przedsiębiorstwie dojrzałości cyfrowej. Pomaga również rozwijać potrzebę zarządzania digitalizacją wśród pracowników. Jakie korzyści niesie jeszcze ze sobą zastąpienie papierowych dokumentów ich wersjami cyfrowymi?

• Bezpieczniejsze zarządzanie obiegiem dokumentów – elektroniczna archiwizacja pozwala zabezpieczyć ważne dla firmy informacje. Możliwe jest również nadawanie dostępu do dokumentacji firmowej różnych dostępów do dokumentacji firmowej, na przykład w zależności od pełnionej przez pracownika funkcji.
• Oszczędność czasu – dokumenty oznaczone podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną mogą zostać praktycznie natychmiast przesłane do odpowiedniego interesariusza. Z kolei stworzenie cyfrowego archiwum pozwala na odnalezienie właściwego dokumentu nawet w kilka sekund.
• Usprawnienie procesów wewnątrz organizacji – cyfrowy obieg informacji przekłada się również na efektywniejszą pracę zatrudnionych osób, łatwiejszą wymianę danych, niezależnie od miejsca pracy – co w czasach, w których rośnie zainteresowanie pracą zdalną i hybrydową, jest niezwykle istotne.
• Oszczędność środków finansowych – to przede wszystkim redukcja kosztów związanych z zakupem papieru, zakupem i utrzymaniem drukarek firmowych, ograniczeniem liczby przesyłek kurierskich.

Krajowy System e-Faktur

Warto również wspomnieć o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), który od 1 stycznia 2023 roku stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców i podatników VAT, podmiotów posiadających polski identyfikator podatkowy NIP. Wprowadzenie go pozwoli na zunifikowanie oraz usprawnienie obiegu dokumentów finansowych pomiędzy kontrahentami. Dodatkowo przedsiębiorcy zostaną zwolnieni z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji – tę odpowiedzialność przejmie na siebie KSeF.