Outsourcing pracowniczy – czy warto wykorzystać go w swojej firmie?

Prowadzenie firmy wymaga realizacji wielu procesów biznesowych, które często wykraczają poza podstawowy obszar jej działalności. Wartym rozważenia rozwiązaniem jest wtedy outsourcing pracowniczy. W artykule przedstawiamy definicję outsourcingu, a także korzyści i zagrożenia wynikające z jego zastosowania. Wskazujemy również podstawowe różnice pomiędzy outsourcingiem a leasingiem pracowniczym.

Outsourcing – co to jest?

Outsourcing polega na powierzeniu przez firmę części wewnętrznych procesów zewnętrznemu podmiotowi, który specjalizuje się w określonej dziedzinie. W celu realizacji usług wykorzystuje własne zasoby, wiedzę i technologie. Wyznacza osoby do wykonywania pracy na rzecz zleceniodawcy, nadal pozostając ich pracodawcą.

Przedsiębiorca korzystający z outsourcingu nie nawiązuje więc stosunku pracy z realizującym usługi personelem. Nie ma również możliwości ingerowania w sposób ich wykonywania ani kontrolowania przebiegu pracy. Płaci za końcowy efekt, zwykle rozliczając się z firmą outsourcingową poprzez wystawienie faktury. Outsourcing w założeniu ma charakter stałej, długofalowej współpracy. Zasady współpracy oraz oczekiwane efekty działania powinny znaleźć się w zawartej umowie i być zgodne z regulacjami kodeksu cywilnego.

Jakie procesy najczęściej stanowią przedmiot outsourcingu pracowniczego?

Są to zwłaszcza zadania o charakterze operacyjnym, które nie wpisują się w zasadniczą działalność przedsiębiorstwa i nie zapewniają mu przewagi konkurencyjnej. Przedsiębiorcy zwykle przekazują na zewnątrz realizację tych zadań, które są dla nich zbyt kosztowne i czasochłonne. Unikają dzięki temu konieczności zakładania odrębnego działu wewnątrz firmy oraz rekrutowania i opłacania wysokiej klasy specjalistów.

Outsourcingowi podlegają takie procesy jak m.in.:

• księgowość,
• obsługa kadr i płac,
• logistyka,
• zarządzanie zasobami ludzkimi,
• rekrutacja,
• zarządzanie finansami,
• obsługa prawna,
• marketing,
• przetwarzanie danych,
• produkcja podzespołów,
• administrowanie systemami informatycznymi,
• sprzątanie,
• usługi ochroniarskie,
• szkolenia,
• obsługa klienta,
• coaching.

Jakie korzyści może zapewnić firmie outsourcing pracowniczy?

Przedsiębiorstwo korzystające z outsourcingu pracowników może skupić działania, zasoby i środki wyłącznie na podstawowym obszarze swojego funkcjonowania. Pozwala to oszczędzać czas i zasoby finansowe, które następnie mogą być inwestowane z myślą o rozwoju strategicznym firmy oraz budowaniu przewagi konkurencyjnej.

Korzyści finansowe 

Firma outsourcingowa zajmuje się opłacaniem za pracowników składek na ubezpieczenia społeczne i reguluje na ich rzecz zobowiązania podatkowe. Zleceniodawca unika także ryzyka związanego ze zwolnieniami lekarskimi personelu, a także nie musi ponosić kosztów urlopów pracowników. Zleceniobiorca zajmuje się również wdrażaniem systemów motywacyjnych dla swojego personelu, wysyłaniem na badania okresowe, organizowaniem szkoleń czy stwarzaniem innych możliwości podnoszenia kwalifikacji.

Przedsiębiorca nie musi ponosić kosztów związanych z rekrutacją i utrzymaniem miejsc pracy. Eksperci mają zwykle wysokie wymagania płacowe, dlatego ich zatrudnienie wewnątrz firmy byłoby nieracjonalne. Firma outsourcingowa ponosi również opłaty związane z zakupem, serwisowaniem i amortyzacją sprzętu, wynajmowaniem pomieszczenia czy korzystaniem z mediów przez swoich pracowników.

Wzrost efektywności pracy

Potencjalną korzyścią płynącą z outsourcingu jest również wzrost efektywności i bardziej optymalne wykorzystanie czasu pracy. Zlecane zadania są wykonywane przez wyspecjalizowanych pracowników. Posiadają oni dostęp do aktualnej wiedzy i nowych rozwiązań technologicznych. Odpowiedzialność za zatrudnianie i zwolnienia personelu w całości spoczywa na usługodawcy. To jego obowiązkiem jest zapewnienie, aby usługi były realizowane w sposób ciągły i z należytą starannością.

Odciążenie własnego personelu

Powierzanie własnym pracownikom zadań znajdujących się poza obszarem ich kluczowych kompetencji może być dla nich mocno czasochłonne, rutynowe i wzbudzające frustrację. Outsourcing pracowniczy pozwala na ich odciążenie, dzięki czemu wzrasta satysfakcja z pracy, a w konsekwencji poziom jej wydajności.

Prostota rozliczeń

Rozliczenie usługi outsourcingu zazwyczaj wymaga jedynie opłacenia faktury wystawionej przez usługodawcę. Jest to znacznie szybsza, prostsza i tańsza metoda w porównaniu do rozliczania umów z własnymi pracownikami.

Wady i zagrożenia związane z outsourcingiem pracowniczym

Outsourcing pracowników nie jest jednak pozbawiony potencjalnych wad. Przede wszystkim przedsiębiorca nie może kontrolować pracy personelu realizującego usługi. W związku z tym nie zdoła w porę zareagować, jeżeli ich obowiązki będą wykonywane w sposób nierzetelny. Nie ma także bezpośredniego kontaktu z zewnętrznym personelem na etapie rekrutacji, co naraża na ryzyko doboru kadry o niewystarczających kompetencjach i doświadczeniu.

Pracownik wykonujący usługi w ramach outsourcingu zazwyczaj nie identyfikuje się z misją i wartościami przedsiębiorstwa. W związku z tym może wykazywać mniejsze zaangażowanie w pracę. Naraża to również na ryzyko sporej rotacji.

W firmie korzystającej z usług outsourcingu zakłócony może być także przepływ informacji. Zatrudniany przez usługodawcę pracownik nieraz stoi przed koniecznością nawiązania kontaktu z zatrudniającym go podmiotem przed podjęciem decyzji. Może to opóźnić realizację niektórych procesów w firmie i powodować spięcia pomiędzy pracownikami etatowymi a wykonującymi zadania w ramach outsourcingu. Tym bardziej, że zewnętrzni pracownicy mogą nie znać dobrze zasad funkcjonowania firmy.

Potencjalnym zagrożeniem jest poza tym ryzyko wypływu z firmy poufnych informacji, stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. W związku z tym warto w umowie zawrzeć klauzulę poufności (NDA).

Leasing pracowniczy a outsourcing

Istnieje również możliwość czasowego wynajęcia pracowników innego przedsiębiorstwa. Tego typu rozwiązanie nosi nazwę leasingu pracowniczego. Jego przedmiotem stają się w tym przypadku świadczone przez zatrudnianą osobę usługi.

Podstawowa różnica pomiędzy leasingiem pracowniczym a outsourcingiem polega na tym, że pracownicy wykonujący pracę w ramach leasingu podlegają nadzorowi oraz kontroli nowego pracodawcy. Staje się on ich formalnym pracodawcą. Może więc on wskazywać m.in. sposób i czas wykonywania pracy.

Leasing pracowniczy podlega pod zapisy ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Zadaniem nowego pracodawcy jest m.in. ewidencjonowanie czasu pracy i wypłacanie wynagrodzenia zatrudnionej osobie. Umowa z poprzednim pracodawcą nie zostaje zerwana, lecz czasowo zawieszona. Pracownik przechodzi na bezpłatny urlop i w tym czasie wykonuje pracę na rzecz leasingobiorcy.

Zawarcie umowy leasingu pracowniczego wymaga pisemnej zgody pracownika, który osobiście decyduje, czy zgadza się na zaproponowane mu warunki. Dzięki skorzystaniu z takiej możliwości może uniknąć zwolnienia, jeżeli np. w dotychczasowym miejscu zatrudnienia panuje czasowy przestój. Firma korzystająca z jego usług zachowuje natomiast ciągłość pracy w sytuacji przejściowego niedoboru kadr – np. kiedy etatowi pracownicy przebywają na zwolnieniu chorobowym czy urlopie.